Instituto Tecnológico de Costa Rica. Centro de Cómputo. Oficina de Planificación Institucional. Unidad Especializada de Control Interno

Transcripción

1 Instituto Tecnológico de Costa Rica Centro de Cómputo Oficina de Planificación Institucional Unidad Especializada de Control Interno Manual de Usuario Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional SEVRI Versión 1 Junio 2010

2 Tabla de contenido Manual de Usuario Explicación General de la utilización del sistema... 4 Acceso... 4 Funciones Generales Etapa de Valoración de Metas Etapa de Definición de Acciones de Respuesta al Riesgo Etapa de Implementación de Acciones de Respuesta

3 Manual de Usuario Se trata en este documento de explicar paso a paso la utilización del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) con el objetivo de permitir a los usuarios la utilización del mismo. El documento se dividirá de la siguiente manera: 1. Explicación General de la utilización del sistema. 2. Explicación de la utilización de la Etapa de Valoración de Metas. 3. Explicación de la utilización de la Etapa de Definición de Acciones de Respuesta al Riesgo. 4. Explicación de la utilización de la Etapa de Implementación de Acciones de Respuesta. 3

4 1. Explicación General de la utilización del sistema Acceso El Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional cuenta con un sistema de seguridad de ingreso, de manera que solamente aquellos usuarios que han sido previamente autorizados pueden ingresar y hacer uso de las opciones habilitadas. Si al momento de ingresar se presenta un error de acceso por favor comuníquese con las encargadas de la Unidad Especializada de Control Interno (UECI) en la Oficina de Planificación (OPI) para la tramitación del acceso con el Centro de Cómputo. Para ingresar al sistema SEVRI realice los siguientes pasos: 1. Abra su explorador de Internet e ingrese la dirección Se abrirá la pantalla que se muestra en la figura 1. Figura 1: Pantalla de Autenticación de SEVRI. 4

5 2. Allí deberá ingresar su usuario y contraseña suministrada por el Centro de Cómputo, es la misma del correo Institucional. Ver figura 2. Figura 2: Ingreso de las credenciales de autenticación. 3. Una vez ingresadas las credenciales de autenticación, y si el usuario cuenta con permisos para la aplicación se le mostrará la pantalla inicial del sistema, la cual se muestra en la figura 3. Figura 3: Pantalla Inicial SEVRI. 5

6 Funciones Generales La pantalla inicial muestra una imagen (la señalada en la figura 4) la cual representa el proceso del SEVRI. Imagen que representa el proceso de SEVRI. Figura 4: Imagen que representa el proceso del SEVRI. En la parte superior de la pantalla se puede encontrar el nombre del usuario que ingresó a la aplicación. Ver figura 5. Usuario actual 6

7 Figura 5: Usuario Actual. De igual manera en la parte superior de la pantalla, se muestra el Menú, en este aparecerán solamente aquellas opciones a las que se le hayan otorgado permisos, o bien las opciones que se encuentren habilitadas de acuerdo a la etapa del proceso en la que se encuentre. Ver figura 6. Menú Figura 6: Menú del Sistema. En la parte superior derecha de cada pantalla, debajo del menú, se encuentran los botones de Inicio, Contáctenos y Salir (Ver figura 7). Funciones Generales Figura 7: Funciones Generales Estos corresponden a funciones generales del sistema y se detallaran a continuación: 1. Inicio: Re direccionará a la pantalla principal de SEVRI. 7

8 a. Haga clic sobre el botón Inicio si desea ir a la página principal de SEVRI. (Ver figura 8) Figura 8: Botón Inicio 2. Contáctenos: Mostrará información de contacto ante dudas del proceso o del sistema. a. Haga clic sobre el botón Contáctenos si desea información acerca de a quién recurrir en caso de alguna duda del proceso o del sistema. (Ver figura 9) b. Se le mostrará la pantalla con información de contactos. (Ver figura 10) Figura 9: Botón Contáctenos Figura 10: Página de Contactos. 3. Salir: Saldrá de la aplicación por completo y si desea ingresar deberá autenticarse nuevamente. a. Si desea salir de la aplicación haga clic sobre el botón Salir (Ver figura 11), este le re direccionará a la página de autenticación. 8

9 Figura 11: Botón Salir. En la parte inferior de las pantallas encontrara un pie de página donde se muestra información del sistema, así como un enlace a la página de inicio. Ver figura 12. Pie de Página 9

10 2. Etapa de Valoración de Metas La etapa de valoración del SEVRI permite a cada Grupo Consultivo realizar la valoración de las metas para el periodo correspondiente. Para realizar la valoración de las metas debe ingresar al menú Etapa de Valoración, y ahí seleccionar la opción Valoración de Metas, tal como se muestra en la figura 11. Opción de Menú de la Etapa de Valoración Figura 11: Selección de la opción de menú de Valoración de Metas. Una vez ingresada a la opción se le mostrará la pantalla para la realización de la Valoración de Metas del periodo correspondiente (ver figura 12). La pantalla contiene las siguientes partes: 1. Título: Título de la página 2. Periodo de Valoración: Periodo correspondiente a la valoración. 3. Programa y Subprograma: Es el programa y subprograma (en el caso que corresponda) al que pertenece el usuario que ingresó a la aplicación. 4. Enlace de Definiciones Importantes: Enlace a una página donde se explican cada uno de los criterios de valoración. 5. Instrucciones Generales. 6. Plantilla de Valoración: Plantilla en donde se va a realizar la valoración de las metas. 10

11 Figura 12: Pantalla de Valoración La pantalla de valoración tiene la siguiente distribución: Instrucciones e Información General Figura 13: Instrucciones e Información General Dentro de las instrucciones e información general se encuentra un enlace mediante el cual se puede obtener información acerca de los significados de valores de probabilidad, niveles de impacto y niveles de madurez, que debe escoger para completar la plantilla de valoración. Para tener acceso a esta información, haga clic sobre el link o enlace Definición de Conceptos Importantes de Valoración, luego de realizar esto se le mostrará la pantalla con definiciones importantes tal como se muestra en la siguiente figura: 11

12 Figura 14: Definiciones Importantes Valoración. 12

13 Plantilla de Valoración Figura 15: Plantilla de Valoración En la plantilla de valoración se deberá realizar el proceso de identificación y análisis de las metas del grupo consultivo. A continuación se detallan los pasos del proceso: En la plantilla de la valoración, por cada una de las metas del Grupo Consultivo, se deben seleccionar o ingresar (según correspondan) los datos correspondientes a los campos que se muestran a continuación: Fuente de Riesgo: es cualquier situación que puede provocar el surgimiento del riesgo aumentar su capacidad de producir un daño. Evento: Incidente o situación que podría ocurrir en un lugar específico en un intervalo de tiempo particular. Probabilidad: Medida o descripción de la posibilidad de ocurrencia de un evento. (Improbable, Poco Probable, Probable, Bastante Probable, Muy Probable) Impacto: son consecuencias positivas o negativas producidas directa o indirectamente tras la materialización del evento. Tipo de Impacto: puede ser Indicadores, Ingresos, ejecución presupuestaria e imagen, etc.(muy Bajo, Bajo, Moderado, Alto, Muy Alto) Madurez: indica hasta qué grado la dirección ha adoptado y aplicado un enfoqué de gestión de riesgos solido en el departamento, según lo planificado para identificar, evaluar, decidir sobre las repuestas e informar las oportunidades y amenazas que afectan el logro de los objetivos de la institución. Método de puntaje donde la institución puede calificarse así misma de inexistente hasta optimizada. (Gestionado, Definida, Repetible, Inicial y Nula) 13

14 Cada uno de los campos es necesario para realizar la valoración, si se guarda o finaliza la misma, primero se verificará que todos los datos hayan sido correctamente ingresados o seleccionados. Para realizar la valoración debe seguir los siguientes pasos: 1. Seleccione la fuente de riesgo como se muestra en la figura 16. Debe seleccionar al menos una y como máximo tres fuentes de riesgo para cada una de las metas. Además cada una de las fuentes de riesgo seleccionadas por cada meta deben ser distintas entre ellas. Figura 16: Selección de Fuente de Riesgo. 2. Ingrese los datos correspondientes al evento de esa fuente de riesgo. Puede agregar un máximo de dos eventos y como mínimo uno, por cada fuente de riesgo. Ver figura

15 Figura 17: Ingreso de Fuente de Riesgo. 3. Seleccione la probabilidad de ocurrencia de esos eventos tal como se muestra en las figuras 18 y 19. Figura 18: Lista de Opciones de Probabilidad. 15

16 Figura 19: Selección de Opción de Probabilidad. 4. Seleccione el tipo de impacto que tendrá el evento en la meta de la institución. Ver figuras 20 y 21. Figura 20: Lista de Opciones de Impacto 16

17 Figura 21: Selección del Impacto del evento en la meta. 5. Selección del Tipo de Impacto que tendrá el evento en la meta. Ver figuras 22 y 23. Figura 22: Opciones de Tipo de Impacto 17

18 Figura 23: Selección del tipo de impacto que tiene el evento sobre la meta. 6. Selección del Nivel de Madurez que tiene el evento dentro de esa meta. Ver figuras 24 y 25. Figura 24: Opciones de Madurez. 18

19 Figura 25: Selección de la opción del nivel de madurez. 7. Al haber seleccionado o ingresado toda la información necesaria, automáticamente se realizará un cálculo del Nivel de Riesgo de esas variables con respecto a la meta. Según se muestra en la figura 26. Figura 26: Cálculo del nivel de riesgo del evento para la meta. 19

20 En la parte inferior de la pantalla se muestran los botones de Guardar y Finalizar Valoración. 1. Guardar Valoración El botón de guardar se utiliza como una manera de realizar un respaldo de la valoración que se está ejecutando, de modo que si por algún motivo debe interrumpirse la valoración esta pueda ser retomada posteriormente y los datos ya ingresados se habrán guardado en el caso en que se haya hecho clic sobre el botón Guardar. Ver figura 27. Botón Guardar Valoración Figura 27: Pantalla de Valoración y Botón de Guardar. Al momento de hacer clic sobre el botón Guardar, se mostrará la siguiente pantalla. Figura 28: Confirmación del guardado de información. 20

21 Si se ingresa de nuevo a la pantalla de valoración deberá cargarse la información guardada anteriormente. A continuación se muestra este proceso en las figuras 29 y 30. Figura 29: Ingreso a la pantalla de valoración. Figura 30: Información de la valoración realizada. 21

22 2. Finalizar Valoración El botón de Finalizar se utiliza al momento de haber realizado completamente la valoración, ver figura 31. Al momento de hacer clic sobre este se mostrará la información como forma de confirmación de la valoración realizada, ver figura 32. Botón Finalizar Valoración Figura 31: Botón de Finalización de Valoración. Figura 32: Confirmación de la valoración realizada. 22

23 En la pantalla de confirmación se puede observar un resumen de la valoración creada. En esta se puede regresar a modificar la misma haciendo clic sobre el botón Valoración Modificar, puede generarse el reporte final de la valoración haciendo clic sobre el botón Generar Reporte o bien puede imprimirse la página haciendo clic sobre el botón imprimir. Ver figura 33. Botón Modificar Valoración Botón Generar Reporte Botón Imprimir Figura 33: Botones de la pantalla de confirmación. 23

24 1. Modificar Valoración: Si al momento de realizar la confirmación se debe realizar algún cambio entonces este botón permite regresar a la plantilla para este caso. Ver figura 34. Figura 34: Regreso a la Plantilla de Valoración. Recuerde que después de la modificación a la plantilla de valoración, debe guardar los cambios ejecutados. 1. Generar Reporte: El reporte es una copia impresa que cada grupo consultivo debe generar al momento de finalizar la valoración. Al generar el reporte final ya no se pueden volver a realizar modificaciones sobre la valoración, por lo que se le presentará una ventana de confirmación de la generación del reporte. Si da clic en aceptar se generará el reporte, caso contrario, al hacer clic sobre el botón Cancelar, regresará a la pantalla de confirmación de los datos de la valoración (Ver figura 35). Figura 35: Mensaje de confirmación de generación del reporte. 24

25 Figura 36: Pantalla del reporte generado. 2. Imprimir: Al hacer clic sobre este botón se realiza una impresión de la pantalla activa del sistema. Debe seleccionar la impresora y las propiedades del documento (ver figura 37). Figura 37: Selección de Propiedades de Impresión. 25

26 2. Etapa de Definición de Acciones de Respuesta al Riesgo La Etapa de Definición de Acciones de Respuesta al riesgo se realiza después de haber completado la valoración de las Metas PAO, de manera que se puedan definir cuáles son las acciones que se van a seguir para los niveles de riesgo bajo, medio, alto y muy alto, de cada uno de los eventos generados producto de la valoración. Para realizar la valoración de las metas debe ingresar al menú Etapa de Acciones de Respuesta, y ahí seleccionar la opción Acciones de Respuesta al Riesgo, tal como se muestra en la figura 38. Opción de Menú de la Etapa de Acciones de Respuesta al Riesgo Figura 38: Menú de la Etapa de Acciones de Respuesta. Una vez seleccionada la opción de Menú anterior, se ingresará a la pantalla de Acciones de Respuesta. Allí se le mostrarán instrucciones acerca de cómo agregar acciones de respuesta. Ver figura

27 Instrucciones para agregar Acciones de Respuesta Figura 39: Pantalla de Acciones de Respuesta De igual manera si no existen Acciones asociadas al Grupo Consultivo del Programa o Subprograma asociado al usuario que acceso la aplicación, se presentará únicamente el botón Agregar Acciones (ver figura 40), en caso contrario se mostrara un cuadro con las acciones de respuesta asociadas además del botón Agregar Acciones (ver figura 41). Figura 40: Pantalla de ingreso de acciones de respuesta. 27

28 Figura 41: Pantalla de ingreso de acciones de respuesta que muestra las acciones agregadas anteriormente. Para agregar una nueva acción de respuesta, haga clic sobre el botón Agregar Acciones como se muestra en la figura 42. Seguidamente se le mostrará la página de la figura 43 donde deberá ingresar la información correspondiente a la acción de respuesta. Botón de Agregar Acciones de Respuesta Figura 42: Botón de Agregar Acciones de Respuesta. 28

29 Figura 43: Página de ingreso de acciones de respuesta. Para agregar una nueva acción de respuesta debe realizar el siguiente proceso: 1. Debe seleccionar la meta PAO a la cual pertenece el evento al que se le va a asignar la acción de respuesta (Ver figura 44 y 45). Figura 44: Selección de meta PAO. 29

30 Figura 45: Meta PAO seleccionada. 2. Debe seleccionar la Fuente de Riesgo asociada a esa meta, sobre la cual se va a realizar la acción de respuesta (Ver figura 46). Al seleccionar la fuente de riesgo correspondiente se cargan los eventos asociados a la misma, los cuales fueron indicados al momento de realizar la valoración (Ver figura 47) Figura 46: Selección de la Fuente de Riesgo asociada a la meta. 30

31 Figura 47: Fuente de riesgo seleccionada y carga de eventos asociados. 3. Debe seleccionar el evento de la lista desplegada sobre el cual se va a ejecutar la acción de respuesta. Al seleccionar el evento, se mostrará el nivel de riesgo asociado resultado de la valoración realizada (ver figura 48). Figura 48: Selección de evento. 31

32 4. Debe seleccionar el tipo de respuesta al riesgo que se va a ejecutar ya sea Evitar, Transferir, Mitigar o Aceptar, y debe ingresarse una justificación del por qué se selecciona la misma (ver figuras 49 y 50). Figura 49: Selección del tipo de respuesta. Figura 50: Ingreso de la justificación. 32

33 5. Al haber ingresado toda la información de los pasos anteriores debe hacer clic sobre el botón Agregar Acciones en el caso de que la acción de respuesta que vaya a agregar sea nueva. En el caso que desee asignar una acción de respuesta que había agregado anteriormente para otro evento debe hacer clic sobre el botón Seleccionar Acciones (ver figura 51). Botón de Seleccionar Acciones de Respuesta Botón de Agregar Acciones de Respuesta Figura 51: Botones para Agregar Nueva Acción de Respuesta o Seleccionar una existente. 33

34 5.1 Agregar una nueva Acción i. Si se desea agregar una acción de respuesta nueva, haga clic en el botón Agregar Acción, allí se le desplegará la pantalla de la figura 52. Figura 52: Agregar una nueva Acción de Respuesta. 34

35 ii. Para agregar la nueva acción de respuesta debe ingresar en el campo Acción de Respuesta, la acción que deberá ejecutarse (ver figura 53). Campo de texto de Acción de Respuesta Figura 53: Campo de texto de Acción de Respuesta. 35

36 iii. Seguidamente deberá seleccionar la dependencia que deberá ejecutar la acción de respuesta. (Ver figura 54) Selección de la Dependencia Ejecutora Figura 54: Selección de dependencia ejecutora. 36

37 iv. Una vez seleccionada la dependencia ejecutora deberá seleccionar las fechas de inicio y de finalización para la ejecución de esta acción de respuesta. Las fechas no deberán ser menores a la fecha actual y la fecha de finalización seleccionada no deberá ser menor a la fecha de inicio. (Ver figuras 55 y 56 ) Figura 55: Selección de fecha de inicio de ejecución de la acción de respuesta. 37

38 Figura 56: Selección de la fecha de finalización de la ejecución de la acción de respuesta. 38

39 5.2 Seleccionar una acción de respuesta existente. i. Si desea asignar a un evento una acción de respuesta que fue creada para un evento anterior, debe hacer clic sobre el botón Seleccionar Acciones (ver figura 51). Seguidamente se le cargará la página que se muestra en la figura 57, donde aparecerá un listado de todas las acciones de respuesta ingresados para eventos anteriores. Figura 57: Selección de acciones de respuesta 39

40 ii. Una vez que se le muestre la lista de las acciones de respuesta creadas anteriormente, deberá seleccionar una haciendo clic sobre el cuadro que se encuentra a la izquierda de cada una de las acciones. (Ver figura 58) Selección de la Acción de Respuesta Figura 58: Selección de la acción de respuesta a utilizar. iii. Una vez seleccionada la acción de respuesta deberá hacer clic sobre el botón Seleccionar Acciones (ver figura 59). Una vez realizado esto se regresará a la página donde se ingresa la información de la acción de respuesta, y aparecerán en los campos la información de la acción de respuesta seleccionada (ver figura 60). En caso de que se desee esta información puede ser modificada una vez que se cargue en la página. Botón de Selección de la Acción de Respuesta Figura 59: Botón de Selección de Acciones de Respuesta. 40

41 Figura 60: Carga de la información asociada a la acción de respuesta seleccionada. 41

42 Una vez que haya ingresado toda la información necesaria deberá hacer clic sobre el botón Guardar Acciones (ver figura 61). Se le mostrará entonces un mensaje en donde se le indica que la información ha sido guardada satisfactoriamente (ver figura 62). Botón de Guardar la Acción de Respuesta Figura 61: Botón de guardar acciones de respuesta. Figura 62: Mensaje de Confirmación de Ingreso de Información satisfactoria. 42

43 El botón Cancelar Acciones regresará la pantalla inicial de la etapa de Acciones de Respuesta (ver figura 63). Botón de Cancelar Acción de Respuesta Figura 63: Botón cancelar acción de respuesta 43

44 3. Etapa de Implementación de Acciones de Respuesta 44

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