GUÍA ADMINISTRADOR HYPER RENTA

Transcripción

1 GUÍA ADMINISTRADOR HYPER RENTA

2 Después de instalar Hyper Renta, encontrará en Inicio-Todos los Programas una carpeta llamada Hyper Renta 20XX (Año del cual instaló). Para trabajar con Hyper Renta es necesario ingresar previamente los contribuyentes con los que se va a trabajar, los usuarios que operarán el sistema y los productos que tendrá acceso cada usuario. Esto se debe hacer en el módulo HR Administrador. Damos doble clic en el ícono HR Administrador del año que instalamos que está en Escritorio o en la carpeta Hyper Renta 20XX ubicado en Inicio Todos los Programas. Al abrirse el sistema, lo primero que le pedirá es USUARIO y CLAVE. Por defecto son: o Usuario: ADMIN o Clave: ADMIN Este USUARIO y CLAVE se podrá cambiar bajo la responsabilidad del usuario dentro del sistema HR Administrador. Importante: Se sugiere cambiar la clave del Administrador, de forma tal que sea el propietario del Sistema el único que tenga la supervisión de este, teniendo control sobre los usuarios, de los contribuyentes y su correspondiente asignación de ellos. El usuario deberá recordar su nueva clave, pues Legal Publishing no tiene como volver al estado original, salvo que se provea un nuevo programa.

3 A continuación describiremos cuales son las funcionalidades de cada botón dentro de las opciones de la botonera. Guardar: Actualiza y graba los datos del registro creados o modificados. Estos pueden ser: Usuario, Contribuyentes, Representantes Legales, etc. Nuevo: Al presionarlo aparece un formulario a llenar para poder crear un nuevo registro. Una vez presionado este botón, la botonera cambia al estado de la siguiente imagen, deshabilitándose los botones Eliminar e Imprimir y cambiando Nuevo por Cancelar, para el caso que desee abortar el ingreso del nuevo registro. Volvamos a nuestra botonera principal.

4 Eliminar: Este botón permite eliminar el registro que se está visualizando. Para el caso de los Usuarios y Contribuyentes, si se elimina la ficha de uno de estos, se borrará el registro completo y toda la información relacionada a este. Por ejemplo, si se elimina la ficha de un usuario, se borrarán los privilegios de accesos a los productos y la relación que tenía en ese momento con cada uno de sus contribuyentes. Imprimir: Este botón permite realizar una impresión de la información que se está visualizando. Por ejemplo, si se encuentra en la ficha de un contribuyente, este imprimirá los datos del contribuyente y su representante legal. Ayuda: Este botón permite ver la ayuda relacionada con la Consola de Administración. Salir: Con este botón puede salir de la Consola de Administración. Esta pantalla se carga al ingresar a la Consola de Administración. En esta, se puede administrar los datos relacionados a los Usuarios, los productos a los cuales tendrán acceso y asociar los contribuyentes que podrá manipular cada uno. Como observación, es necesario mencionar que estas funcionalidades sólo las puede llevar a cabo un Usuario que tenga perfil de Administrador, lo que quiere decir es que un Usuario con el perfil Normal sólo puede visualizar la información, pero no puede modificarla.

5 Una vez que se hace clic sobre un Usuario de la lista, éste despliega dos subniveles, en los cuales podrá administrar los productos y los contribuyentes asociados a este Usuario en particular. Cuando se comience a crear o importar contribuyentes, si existe un único Usuario Administrador, estos quedarán asociados a él automáticamente. Cada vez que se cree un Usuario tipo Administrador, quedará con todos los privilegios de acceso a los distintos productos de Hyper Renta. En esta pantalla se administrarán todos los datos relacionados a los Usuarios, como por ejemplo: RUT, Nombre, Apellidos, etc. Los Usuarios creados con perfil de Administrador podrán, a su vez, Administrar sus datos y los datos de otros Usuarios, no así aquellos que se registren con el perfil de Usuario Normal, los cuales no podrán manipular datos relacionados a otros Usuarios y tampoco sus propios datos. En esta pantalla se podrán eliminar Usuarios, actualizar datos e ingresar un nuevo Usuario. * Datos obligatorios.

6 Al presionar el botón Nuevo, los datos de la ficha se limpiarán permitiendo así el registro de un nuevo Usuario. * Datos obligatorios. Al presionar el botón Nuevo, los datos de la ficha se limpiarán permitiendo así el registro de un nuevo Usuario. En esta pantalla se administrarán los privilegios de acceso para cada Usuario, es decir, a que productos podrá acceder un Usuario determinado.

7 En esta pantalla se administran los contribuyentes que se encuentran asociados a cada Usuario en particular. Cuando las listas de contribuyentes se encuentren vacías, es porque no se han ingresado contribuyentes. Para agregar un contribuyente al Usuario: En la lista de Contribuyentes sin Asociar hacer un clic en la casilla en blanco donde dice ASOCIAR, con esto debería aparecer una X. Luego presionar Actualizar.

8 Al Actualizar, el contribuyente sube a la lista de Contribuyentes Asociados. Para desasociar un contribuyente al Usuario: Seguir los mismos pasos señalados anteriormente pero de manera inversa. En la lista de Contribuyentes Asociados marcamos con una X al que queremos desasociar y presionamos actualizar. Listo, quedó desasociado el contribuyente seleccionado. Opciones de menú para administrar Usuarios: Estas son las diferentes opciones de la barra de menú cuando se encuentra visualizando los datos de Usuarios. Usuarios: Tiene cuatro alternativas, las cuales poseen la misma funcionalidad desplegada en la botonera (Nuevo, Guardar, Eliminar y Salir).

9 Imprimir: Tiene la opción de seleccionar la ficha de Usuario en el que te encuentres posicionado. Importar: Se encuentra la opción Obtener Configuración HR Anterior. La opción Obtener Configuración HR Anterior permite importar la configuración que existía con el antiguo módulo de Administración, es decir todos los Usuarios y Contribuyentes que existían anteriormente serán trasladados a la nueva Consola de Administración. Esto es efectivo siempre y cuando exista una versión anterior instalada de Hyper Renta. Esto solo es aplicable para traspasar información de Usuarios del 2008 o anterior al 2009 o posterior. Ayuda: Permite visualizar la ayuda general de la consola de administración.

10 Configuración Regional: Permite establecer el sistema de puntuación Decimal que se usará en el programa de Hyper Renta. En esta pantalla existe un buscador de contribuyentes a través de RUT o Nombre, además puede ser ordenado por RUT o Apellido Paterno (Razón Social para los contribuyentes que son persona jurídica). La botón importar es el mismo que se encuentra en el menú superior Importar Contribuyentes (Archivo Plano), el que se describirá más adelante.

11 En esta pantalla se administrarán todos los datos relacionados a los contribuyentes, como por ejemplo: RUT, Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno, etc. Además se puede administrar los productos a los cuales tendrá acceso un contribuyente y asociar los representantes que pertenecen a este. Los distintos datos son necesarios para trabajar los contribuyentes en Hyper Renta. Si seleccionas el botón Nuevo, los datos de la ficha se limpiarán permitiendo así el registro de un nuevo contribuyente.

12 En esta pantalla se administrarán los privilegios de acceso para cada contribuyente, es decir, que productos va a utilizar el contribuyente por año tributario. Para modificar información de años anteriores, debe ir al administrador de ese año. En esta pantalla se administran los representantes que se encuentran asociados a cada contribuyente en particular. Cuando la lista de representantes se encuentra vacía es porque aún no se han ingresado. Estos se pueden ingresar desde esta misma pantalla.

13 En esta pantalla debe seleccionar las características propias de su empresa, tales como franquicias tributarias, formas de determinar la renta y, en el caso de sociedades anónimas, si transa sus acciones en la bolsa. Estas son las diferentes opciones cuando se encuentra visualizando los datos contribuyentes. Contribuyente: Aparecen cuatro opciones, las cuales poseen las mismas funcionalidades dispuesta en la botonera.

14 Ver: Tiene dos opciones, estas muestran todos los contribuyentes clasificados según los estados Activos Inactivos o Eliminados. Imprimir: Tiene tres opciones, las cuales permiten obtener los siguientes reportes: a) Listado de Contribuyentes b) Ficha de contribuyentes en el que te encuentres posicionados c) Listado de los productos que tiene asociado cada contribuyente Importar: Para contribuyentes. Se encuentran habilitadas 3 opciones las cuales se detallan a continuación:

15 Obtener Configuración HR Anterior: La opción Obtener Configuración HR Anterior permite importar la configuración que existía con el antiguo módulo de Administración, es decir todos los Usuarios y Contribuyentes que existían anteriormente serán trasladados a la nueva Consola de Administración. Esto será efectivo siempre y cuando exista una versión anterior instalada de Hyper Renta. Esto solo es aplicable para traspasar información de Usuarios del 2008 o anterior al 2009 o posterior. Contribuyentes (archivo plano): A través de esta opción se accede a la importación de archivos planos externos para contribuyentes y usuarios. El Asistente de importación le indicará los pasos a seguir en cada etapa. La confección del archivo plano está debidamente detallada en la opción Ayuda sobre importación de contribuyente, tanto en términos de campos como de características de los mismos. Ayuda sobre importación de Contribuyentes: Esta opción despliega un documento Excel con ayuda acerca de la importación de datos para contribuyentes. Ayuda: Esta opción permite visualizar la ayuda general de la consola de administración.

16 Configuración Regional: Permite establecer el sistema de puntuación Decimal que se usará en el programa de Hyper Renta. Felicitaciones, hemos aprendido las funciones necesarias para empezar a utilizar nuestro programa de Hyper Renta.