2 Solicitar beca * Estudiante

Transcripción

1 Tipo de documento: Proceso OBJETIVO DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO Gestión Beca Silla Vacía RESPONSABLE DEL PROCESO Fecha Actualización: 06/02/2018 Aplicar y hacer seguimiento a la que la Universidad ofrece a empleados, beneficiarios y pensionados, para acceder a la oferta de programas de posgrado, idiomas y educación continua, dicho beneficio está sujeto a una aprobación según las condiciones definidas por la Universidad. Alcance del proceso Este proceso contempla desde la solicitud de la beca por parte del estudiante, pasando por la asignación y generación de factura, hasta seguimiento de la beca en los casos que sea otorgada. 1. Solicitud de servicio tipo en el sistema Epik EAFIT 2. Solicitud de beca en el sistema BISA 3. Política de becas para personas con relación laboral con la universidad 1. Factura por matrícula con aplicación de silla vacía 2. Notificación de aceptación de beca 3. Factura por incumplimiento políticas de beca 4. Informe de incumplimientos políticas de beca Entrada (información necesaria para ejecutar el proceso) Salida (información que sale de la ejecución del proceso) Dirección de Dependencias que otorgan becas y descuentos Proveedor (Dependencia o proceso que entrega la información de entrada) 1. Estudiante 2. Empleado o pensionado 3. Dirección de Dependencia o proceso al que se le entrega la información de salida 1. Estudiante 2. Estudiante 3. Estudiante 4. Dirección de Idiomas, Dirección, Departamento Tesorería y Cartera Nombre de la actividad Rol de Quién ejecuta DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Descripción de actividad (cómo se hace, dónde se hace, punto de control o verificación, cuando se hace) Documentación asociada a la actividad Informe/Reporte 1 Solicitar servicio académico * Estudiante El estudiante debe ingresar a su autoservicio y realizar una solicitud de servicio académico "Becas Silla Vacía" para seleccionar el número, sede y horario de la clase a la que desea asistir. * Manual Estudiante Epik EAFIT - Servicio Silla Vacía 2 Solicitar beca * Estudiante El estudiante debe realizar la solicitud de la beca ingresando al sistema BISA, el cual valida que el estudiante cumpla con los requisitos para poder ser otorgada, luego se notifica al estudiante por medio de este sistema la recepción de la solicitud. Si se trata de una beca especial, ir a la actividad "3. Autorizar beca especial en el sistema". Si no se trata de una beca especial, ir a la actividad "5. Verificar si el estudiante tiene indicador por mora". 3 Autorizar beca especial en el sistema * Área de Beneficios y Compensaciones Cuando el estudiante realiza la solicitud de beca en BISA, descrita en la actividad anterior, puede darse que seleccione un tipo de beca especial, en este caso la Dirección de analiza y autoriza la beca especial en este sistema. Si la beca es autorizada, ir a la actividad "5. Verificar si el estudiante tiene indicador por mora". Si la beca no es autorizada, ir a la actividad "4. Cerrar solicitud de beca".

2 4 Cerrar solicitud de beca Si la beca especial no es autorizada, la Dirección de debe informar a la Dirección de Idiomas el listado de becas especiales que no fueron asignadas, para que se realice el cierre de la solicitud de beca especial en Epik EAFIT por medio de la funcionalidad "Gestión solicitudes". Con esta actividad finaliza el proceso de "Gestión Beca Silla Vacía" para las becas especiales que no fueron autorizadas. 5 Verificar si el estudiante tiene indicador por mora Cuando el estudiante solicita una beca, la Dirección de Idiomas debe revisar que el estudiante no tenga cuentas por pagar con la universidad, para esto debe verifica que no tenga asignado un indicador por mora por medio de la funcionalidad "Cuenta de cliente". Si el estudiante tiene indicador por mora, ir a la actividad "8. Responder la solicitud de beca" para indicar el rechazo de la beca y el motivo del mismo. Si el estudiante no tiene indicador por mora, ir a la actividad "7. Ajustar configuración de la clase para la inscripción". Se debe revisar si hay o no disponibilidad de cupo en el curso y el horario solicitado por el estudiante, y así mismo validar el punto de equilibrio del curso para la asignación o no de la beca. Para esto, la Dirección de Idiomas puede realizar la consulta en Epik EAFIT, mediante la funcionalidad "Mantenimiento Horario Clases" con la acción 'Consultar horario'. En caso de que no haya cupo disponible en la clase solicitada por el estudiante, se podrá realizar el cambio para otra clase, previa consulta con el estudiante. Para realizar el cambio se debe realizar lo siguiente: 6 Validar preliminarmente la disponibilidad de cupo 1. Consultar una nueva clase disponible en el sistema por medio de la funcionalidad "Búsqueda de clase". 2. Se ingresa a la solicitud de servicio en Epik EAFIT, a través de la funcionalidad "Gestión de solicitudes" y en la solicitud del estudiante se realiza el cambio de clase. 3. Ingresar a BISA y seleccionar el estudiante, dar clic en el botón 'modificar', y buscar la nueva clase mediante el botón 'buscar', seleccionar la nueva clase y aceptar. Si se aprueba la beca, ir a la actividad " 7. Ajustar configuración de la clase para la inscripción". Si no se aprueba la beca, ir a la actividad " 8. Responder la solicitud de beca" indicando el rechazo de la beca y el motivo del mismo. Las asignaciones de becas de silla vacía se realizan una vez se ha cerrado el periodo de inscripciones, esto implica que las clases en ese momento se encuentren cerradas y las confirmaciones de matrículas por autoservicio bloqueadas. Para poder realizar la asignación de las becas, se debe levantar el requisito de detención de inscripción por medio de la funcionalidad "Mantenimiento de horarios" con la acción 'levantar detención de clase' y en la pestaña 'control de inscripción' podrá habilitar nuevamente el 'estado de inscripción' de la clase desea. 7 Ajustar configuración de la clase para la inscripción * Auxiliar Administrativo Asimismo, es necesario hacer un ajuste sobre la configuración de las fechas de vencimiento de las facturas ya que éstas fueron definidas previamente contemplando la fecha de inicio de las clases. El cambio se hará por medio de la funcionalidad "Fechas de Pago Matrícula Adic" con la cual se define una nueva fecha límite de pago relacionada con una factura de tipo académico o de matrícula. Nota 1: tener en cuenta que levantar el requisito de detención de inscripción se debe hacer en un tiempo reducido, con el fin de evitar la inscripción de estudiantes por fuera del periodo de matrículas. Nota 2: cada vez que se establece una fecha adicional de pago de matrícula se verán impactadas todas las nuevas facturas que se generen para esa clase a partir de la fecha establecida, las facturas realizadas previamente al cambio no sufren alteraciones y conservan la fecha parametrizada al inicio de la sesión.

3 8 Responder la solicitud de beca En el sistema BISA se selecciona si la beca es 'aprobada' o 'rechazada'. En caso de ser rechazada el sistema envía una notificación al estudiante y cierra la solicitud del estudiante en ambos sistemas. En caso de ser aprobada y que esté disponible el cupo consultado en Epik EAFIT, el sistema realizará automáticamente las siguientes acciones: - Asignación de beca -Inscripción del estudiante en la clase. - Notificación al estudiante de la asignación de la beca. - Cierre de la solicitud de beca en Epik EAFIT Nota: para la validación de las becas asignadas ingresar a la funcionalidad "Asignar Exención". Si la beca fue rechazada, con esta actividad finaliza el proceso "Gestión Beca Silla Vacía" para las solicitudes de beca que tenían indicador por mora o no se encontró disponibilidad de cupo. Si la beca fue aprobada ir a la actividad "9. Cambiar la configuración del estado de clase". 9 Cambiar la configuración del estado de clase Una vez se realice la asignación de las becas se deberá reanudar la inhabilitación de inscripción para aquellas clases en las cuales se levantó el requisito, esto con el fin de asegurar que no se habilite la inscripción por medio del autoservicio una vez superadas las fechas de matrícula. Para inactivar la inscripción de clases se utiliza la funcionalidad "Mantenimiento de horarios" con la acción 'detener inscripción' donde se hace un cambio en el estado de activación de inscripción a las clases. Si luego de cambiar la configuración de la clase, se valida y no se pudo asignar la beca ir a la actividad "8. Responder la solicitud de beca". Si luego de cambiar la configuración de la clase, se valida y se pudo asignar la beca y hay cupo en la clase, ir a la actividad "10. Confirmar horario en el autoservicio". Si luego de cambiar la configuración de la clase, se valida y se pudo asignar la beca pero no hay cupo en la clase, ir a la actividad "15. Consultar solicitudes en estado pendiente". En su autoservicio el estudiante puede consultar si su solicitud de beca fue aprobada o rechazada. 10 Confirmar horario en el autoservicio * Estudiante En caso de que se apruebe la beca, el estudiante deberá proceder a confirmar horario y generar factura, de esta forma la beca podrá ser aplicada en la cuenta del estudiante. Si la beca que se aprobó no tiene un cubrimiento del 100% del valor de la matrícula, el estudiante podrá visualizar la factura pendiente en su autoservicio y deberá continuar con el proceso de pago de la diferencia. * Manual Estudiante Epik EAFIT - Módulo "Inscripción". Este tipo de beca requiere un seguimiento del rendimiento del estudiante en los cursos cubiertos por dicha beca, para esto ir a la actividad "11. Identificar estudiantes con curso perdido". 11 Identificar estudiantes con curso perdido La Dirección de Idiomas debe generar un reporte de estudiantes que perdieron el curso y remitirlo a dirección de Desarrollo Humano para su respectivo análisis. Para este reporte utilizar la funcionalidad "Visor de consultas" del sistema Epik EAFIT nombre de la consulta: EA_NI020_HISTORIAL_CLASES_ESTUDIANTESBECA EA_NI020_HISTORIAL_CLASE S_ESTUDIANTESBECA 12 Identificar estudiantes que se les generará factura por incumplimiento Luego de recibir el reporte de los estudiantes con curso perdido, se debe identificar a cuáles de estos se les debe aplicar cobro por incumplimiento de beca.

4 La Dirección de deberá realizar la contabilización del cargo por incumplimiento de beca, si la contabilización del cargo es a un estudiante lo podrá realizar a través de la funcionalidad "contabilización de alumnos". En caso de que se requiera reversar la contabilización del cargo por incumplimiento de beca, se utiliza la funcionalidad "Reversión de cargo". En caso de que se requiera contabilizar masivamente los cargos por incumplimiento de política de becas al estudiante, se deberá aplicar los siguientes pasos: 13 Contabilización del cargo por incumplimiento 1. Agrupar los estudiantes a los cuales se le contabilizará un cargo, para esto, utilizar la funcionalidad "Transacciones selección masiva" utilizando la información de la actividad "12. Identificar estudiantes que se les generará factura por incumplimiento". 2. Verificar que los datos de los estudiantes correspondan con la información que se desea contabilizar (agrupada en el paso 1), para esto, se utilizará la funcionalidad "Entrada de datos de grupo" para estudiantes. 3. Contabilizar los cargos por estudiante generados en el paso anterior, para esto, hacer uso de la funcionalidad "Contabilización de grupos". 4. Verificar el valor total contabilizado por cada grupo de estudiantes, por medio de la funcionalidad "Revisión de transacciones". 5. Si se visualiza el estado 'No contabilizado' o 'con error de los cargos del alumno' se deberá corregir el error. El Auxiliar Administrativo siempre tendrá que hacer esta consulta para validar si hubo errores, por medio de la funcionalidad "Corrección de transacciones" y realizar de nuevo el paso 3 para realizar la contabilización correctamente. 6. En caso de requerir la reversa del paso anterior, se utilizará la funcionalidad "Reversión de grupos". Se genera la factura del incumplimiento de beca a través de Epik EAFIT, por medio de la funcionalidad "Identificación Cargos Alumnos" o "Creación Petición facturación". Se debe establecer la fecha límite de pago en la facturación por incumplimiento de beca de acuerdo con la política de incumplimiento de becas. 14 Generar factura Una vez generada la factura se verificará que este correcta y en caso de requerirse algún ajuste se procederá a cancelar (anular) dicha factura por medio de la funcionalidad "Cancelación de Facturas". Para revisar las facturas canceladas se puede utilizar la funcionalidad "Revisión Cancelación facturas". Otras funcionalidades que permiten la consulta de facturas son "Revisión de Facturas" y "Resumen de Facturas de Alumno". Por último, el estudiante podrá visualizar la factura por en su autoservicio y podrá consultar la misma para su impresión o pago en línea. * Proceso de Gestión de Recaudos * Política de incumplimiento de becas Con esta actividad finaliza el proceso de "Gestión Beca Silla Vacía", para los estudiantes a los que se les generó factura por 'Política de incumplimiento de becas'. 15 Consultar solicitudes en estado pendiente * Auxiliar Información y Matrícula * Analista de Mercadeo y Ventas Si se aprobó la beca y el sistema no encontró cupo disponible en la clase o no se pudo inscribir al estudiante, se podrán identificar las solicitudes en estado pendiente. Esta consulta se realiza en el sistema Epik EAFIT, por medio de la funcionalidad "Gestión de solicitudes". 16 Cerrar solicitud * Auxiliar Información y Matrícula Para las solicitudes que se encuentren en estado 'pendiente', se deberá cerrar la solicitud del servicio académico en el sistema Epik EAFIT, por medio de la funcionalidad "Gestión de solicitudes". Posteriormente se debe informar a la Dirección de Desarrollo Humano que la beca no fue aprobada debido a la no disponibilidad de cupo en las clases, esto con el fin de que se le desasigne al estudiante la beca en el sistema BISA. Si se quiere identificar las becas aprobadas y no utilizadas se debe generar la consulta EA_BECAS_APROBADAS_NOUTILIZADAS a través de la funcionalidad "Visor de consulta". EA_BECAS_APROBADAS_NOU TILIZADAS

5 15 Desasignar la beca * Área de Beneficios y Compensaciones Política Con el fin de que en el sistema BISA no se vea reflejada una beca que no le ha sido asignada al estudiante. La Dirección de debe ingresar a BISA y desasignar la misma. Con esta actividad finaliza el proceso de "Gestión de Beca Silla Vacía" para aquellos estudiantes a los cuales se les desasigno la beca porque no se encontró cupo en las clases