MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 316_TBBP_FPP_Castigo de Cartera

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO FINAL Proceso 316_TBBP_FPP_Castigo de Manual paso a paso para realizar proceso de castigo de cartera de clientes en AX THE BIG BANG PROJECT 2014

2 HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN CONTROL DE VERSIONES Fecha Versión Observación Autor 11/10/ Manual de usuario final Yudy Bohorquez APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Elaboró Revisó y Aprobó Revisó y Aprobó Yudy Bohórquez Key User Financiera Altipal Nancy Mira Gerente de proyecto Altipal Natalia Montejo Key User Directora Nacional de Altipal Página 2 de 12

3 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN Introducción Propósito Alcance Personal Involucrado en el Proceso ASPECTOS RELEVANTES Roles Involucrados en el Proceso Restricciones Dependencias FLUJO DEL PROCESO Flujo del Proceso PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA Paso a paso de Castigo de cartera en la plataforma AX Paso 1. Ingresar A Diarios de cartera castigada... 7 Paso 2. Generar de cartera castigada... 7 Paso 3. Ingresar a Diario de Pago... 8 Paso 4. Seleccionar el Diario de pago... 9 Paso 5. Seleccionar clientes para realizar castigo de cartera... 9 Paso 6. Validar y Registrar Diario de castigo de cartera GUIA RAPIDA DE USUARIO Guía Rápida de Usuario Proceso (316_TBBP_FPP_Castigo de ) Paso a paso de Castigo de cartera en la plataforma AX GLOSARIO DE TERMINOS Glosario de Términos Página 3 de 12

4 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Introducción Este manual contiene el proceso para llevar a cabo el castigo de cartera de cliente en AX Propósito El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de trabajar en la plataforma AX 2012 dentro del módulo de Clientes Castigo de que involucra las funciones desarrolladas por el Director, Coordinadores y auxiliares de cartera Nacional de Altipal S.A. 1.3 Alcance El manual contiene la información para realizar el proceso de Castigo de cartera de clientes que se implementó en AX 2012 durante la primera etapa del proyecto BIG BANG que se llevó a cabo entre junio de 2013 y enero de Los detalles de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A. se encuentran disponibles en la documentación del proyecto en los documentos de análisis de requerimientos y diseño que puede consultar a través de la plataforma Documentar en la carpeta The Big Bang Project 1.4 Personal Involucrado en el Proceso Nombres-Correos Electrónicos Roles 1. Yudy Bohorquez Yudy.Bohorquez@altipal.com.co 2. Natalia Montejo Natalia.Montejo@altipal.com.co 3. Yaneth Rodríguez Alba.Rodriguez@altipal.com.co 1. Usuario experto equipo BIG BANG modulo financiero. 2. Directora Nacional de 3. Gerente Financiera y Administrativa. Responsabilidades Implementación proceso Cuentas por Cobrar en AX 2012 Página 4 de 12

5 2. ASPECTOS RELEVANTES 2.1 Roles Involucrados en el Proceso Rol Coordinador de cartera Directora Nacional de cartera Jefe Inmediato Rol Coordinador de cartera Directora Nacional de cartera Gerente financiera y Administrativa 2.2 Restricciones Ítem R001 Descripción El castigo de cartera de clientes se ejecuta a las facturas registradas en AX 2012 que están sin pago con mora igual o mayor a 360 días 2.3 Dependencias Ítem D001 Descripción Para ejecutar el castigo de cartera de clientes se requiere facturas en AX 2012 con mora mayor o igual a 360 días. Página 5 de 12

6 3. FLUJO DEL PROCESO 3.1 Flujo del Proceso FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 316_CASTIGO DE CARTERA P1 (Subproceso de Financiera_CxC) 22 DE NOVIEMBRE DE 2013 THEBIGBANGPROJECT-FPF _GESTIÓN DE COBRANZA Generar reporte de clientes con facturas mayores o iguales a 360 dias de vencimiento. Verificar clientes del reporte para castigar Se castiga la cartera? NO Registrar justificación del no castigo 309_GESTIÓN DE COBRANZA Coordinadores de Gestión de Cobro - AX2012 Coordinador de Gestión de Cobro- AX2012 Coordinador de Gestión de Cobro- AX2012 SI Informar al coordinador de cartera de la agencia la novedad y dar solución correo SI Existe alguna novedad en la documentación recibida? Recibir y realizar una previa revisión la documentación enviada por cada una de la agencias Documentos Recopilar documentos soportes de castigo Coordinador de o Auxiliar Documentos de NO CONDICION DE CASTIGO Elaborar acta de castigo y archivar la documentación en carpeta. Entregar al Director de Contabilidad la carpeta con la relación de los clientes a castigar Revisar que la documentación entregada cumpla con las condiciones de castigo. Factura del cliente mayor o igual 360 dias Carpetas y separadores Documentos originales Director de Contabilidad Documentos originales DOCUMENTOS SOPORTE CASTIGO: Corregir lo informado por el Director de Contabilidad y entrega nuevamente. Verbalmente o correo Informa al la corrección a realizar en su informe presentado. Director de Verbalmente o Contabilidad correo SI Existe alguna novedad en la documentación recibida? Facturas originales Estado de cuenta reciente Gestiones de cobro originales y/o reporte del sistema AX2012 Certificación cartera castigada abogado NO no 1 1 Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A Figura 1. Flujo de proceso 313_TBBP_FPP_Castigo de P2 FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 316_CASTIGO DE CARTERA P2 (Subproceso de Financiera_CxC) 22 DE NOVIEMBRE DE 2013 THEBIGBANGPROJECT-FPF Entregar a Revisoría Fiscal para realizar la última revisión Dpto de Documentos Contabilidad originales Existe alguna novedad en la documentación recibida? si Informar al Dpto. de Crédito y y se corrige la novedad Documentos Revisoría Fiscal originales no Entregar al Dpto. de Crédito y para archivo de los cdocumentos Revisoría Fiscal Documentos originales Generar diario de castigo de cartera con los clientes relacionados desde la ficha de Cobro AX2012 Seleccionar las facturas que van a a ser castigadas AX2012 Registrar el diario en AX2012 y generar notas crédito para descargar la cartera del cliente Firmar Acta de Castigo (Representante Legal, Director Contabilidad, Jefe de Nacional, Revisor Fiscal) FIN AX2012 AX2012 Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A Figura 2. Flujo de proceso 313_TBBP_FPP_Castigo de cartera P2 Página 6 de 12

7 4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA 4.1 Paso a paso de Castigo de cartera en la plataforma AX 2012 Paso 1. Ingresar A Diarios de cartera castigada ALT Clientes Periódico Provisión de cartera Diarios de Castigada. Figura 3. Ingreso a Diarios de cartera castigada Paso 2. Generar de cartera castigada En la ventana castigada, hacer clic en el botón Aceptar, para generar el Diario de cartera castigada, este diario trae todas las facturas con saldo menor, mayor o igual a 360 días. NOTA: tener en cuenta que cuando ejecute el diario de castigo de cartera revisar en el diario de pago que no existan saldos a favor, estos saldos no se le puede realizar nota débito, deben ser depurados o aprovechados si es el caso. Página 7 de 12

8 Figura 4. Proceso de Cargar Diario con factura para castigar Al finalizar el proceso el sistema informa que diario fue creado, el proceso tiene en cuenta que las facturas ya fueron contabilizadas en los estados de cartera anteriores de Difícil Cobro y Cobro Jurídico. Figura 5. Registro de información de diario de castigo Paso 3. Ingresar a Diario de Pago Ingresar a diario de pagos. Buscar el diario generado por la plataforma. ALT Clientes Diarios Diario de pagos Página 8 de 12

9 Figura 6. Ingresar a diarios de pagos Paso 4. Seleccionar el Diario de pago En el formulario Diarios de pagos, seleccionar el diario de pago, luego hacer clic en el botón Líneas Figura 7. Ingresar a Líneas del diario de pago de castigo Paso 5. Seleccionar clientes para realizar castigo de cartera Para realizar la selección de clientes a castigar, previamente debe estar toda la documentación revisada por contabilidad y auditoría. Seleccionar en el diario las facturas de clientes que se deben eliminar debido a que no se logró reunir toda la documentación que sustenta el castigo de la cartera o porque llego a algún acuerdo con Altipal S.A., y de esta manera excluirlos del proceso de castigo de cartera en el periodo correspondiente. NOTA: tener en cuenta que cuando ejecute el diario de castigo de cartera revisar en el diario de pago que no existan saldos a favor, estos saldos no se le puede realizar nota débito, deben ser depurados o aprovechados si es el caso. Página 9 de 12

10 Figura 8. Diario de pago con todas las facturas del cliente "Seleccionadas" para borrar Figura 9. Diario de pagos sin las facturas anteriormente seleccionadas y eliminadas Paso 6. Validar y Registrar Diario de castigo de cartera Para validar el diario de pago, hacer clic en el botón Validar. Si el diario es correcto, hacer clic en el botón Registrar. Figura 10. Diario de pago a validar y a registrar Página 10 de 12

11 5. GUIA RAPIDA DE USUARIO 5.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (316_TBBP_FPP_Castigo de ) Paso a paso de Castigo de cartera en la plataforma AX Ingresar A Diarios de cartera castigada ALT Clientes Periódico Provisión de cartera Diarios de Castigada. 2. Generar de cartera castigada En la ventana castigada, hacer clic en el botón Aceptar, para generar el Diario de cartera castigada, este diario trae todas las facturas con saldo mayor o igual a 360 días. Al finalizar el proceso el sistema informa que diario fue creado, el proceso tiene en cuenta que las facturas ya fueron contabilizadas en los estados de cartera anteriores de Difícil Cobro y Cobro Jurídico. 3. Ingresar a Diario de Pago Ingresar a diario de pagos. Buscar el diario generado por la plataforma. ALT Clientes Diarios Diario de pagos 4. Seleccionar el Diario de pago En el formulario Diarios de pagos, seleccionar el diario de pago, luego hacer clic en el botón Líneas 5. Seleccionar clientes para realizar castigo de cartera Para realizar la selección de clientes a castigar, previamente debe estar toda la documentación revisada por contabilidad y auditoría. Seleccionar en el diario las facturas de clientes que se deben eliminar debido a que no se logró reunir toda la documentación que sustenta el castigo de la cartera o porque llego a algún acuerdo con Altipal S.A., y de esta manera excluirlos del proceso de castigo de cartera en el periodo correspondiente. 6. Validar y Registrar Diario de castigo de cartera Para validar el diario de pago, hacer clic en el botón Validar. Si el diario es correcto, hacer clic en el botón Registrar. Página 11 de 12

12 6. GLOSARIO DE TERMINOS 6.1 Glosario de Términos Término Concepto Castigo de cartera Diario de pago Existe un castigo de cartera cuando se hace una venta a crédito y con el tiempo el cliente no la paga, y la empresa razonablemente considera que nunca la pagara. Entonces procede a castigar la cartera contra el gasto. Es decir, que la pérdida de la cartera se trata como un gasto para la empresa. Registro de todas las transacciones al cliente, como Recibos de caja y/o Notas crédito. Página 12 de 12