REGISTRO DE COBRANZAS RECIBIDAS Gerencia de Tesorería HOJA DE CONTROL DE REVISIONES. Tipo y Descripción del Cambio Realizado Documento Original

Transcripción

1 PÁGINA: 1 de 9 HOJA DE CONTROL DE REVISIONES No. de Revisión Fecha Sección y/o Página 01 Dic N/A Tipo y Descripción del Cambio Realizado Documento Original Responsable de la Revisión Responsable de la Aprobación

2 PÁGINA: 2 de 9 Objetivo Estandarizar las actividades inherentes al registro de Cobranzas recibidas para garantizar el cumplimiento de las obligaciones. Alcance Está dirigido a normalizar y estandarizar las distintas actividades que abarca desde el trámite bancario hasta la verificación del mismo y el registro contable para la cancelación en el sistema. Normas generales El cliente debe enviar por correo electrónico la notificación de pago al Analista de Facturacion y Cobranzas para proceder a la verificación del mismo. El lapso de crédito que se notifica en la factura es de 15 días a partir de la fecha de la emisión. La gestión de cobranzas inicia posterior a los 15 días de la fecha de emisión de la factura. Las modalidades de ejecución de cobranzas son: Llamadas al cliente Envío de correos electrónicos Consultas en páginas web suministradas por el cliente (Monaca y Cargill). Visitas al cliente en los casos que aplique. En casos particulares se pide apoyo al Gerente de Operaciones para el cobro de facturas. La cobranza de los gastos reembolsables debe ser de manera inmediata ya que es de contado. El Especialista de Finanzas es el responsable de hacer seguimiento semanalmente a la cobranza pasados los 30 días y verificar el reporte de saldos de cuentas por cobrar y análisis de vencimiento. La factura queda 100% cancelada una vez registradas todas las partidas, tales como las retenciones de IVA e ISLR y el monto pagado. El Analista de Facturación y Cobranzas es el responsable de hacer seguimiento a la recuperación de los comprobantes de retenciones de IVA, ISLR e impuestos municipales en los casos que aplique. Definiciones Factura: documento en el que se detallan las mercancías o los servicios prestados, junto con su cantidad y su importe, que se entrega a quien debe pagarla.

3 PÁGINA: 3 de 9 Descripción de actividades Secuencia de pasos en el sistema ORBIS para el proceso de registro de cobranzas recibidas Ingresar en el sistema Orbis e indicar usuario y clave. Nota: En caso de que el sistema le solicite cambio de clave, ésta deberá tener como mínimo 6 caracteres y ser diferente a las 10 claves utilizadas anteriormente para ORBIS.

4 PÁGINA: 4 de 9 Seleccionar la sucursal Principal (Todos los registro bancarios deben ser registrados ahí). Seleccionar el módulo de Caja y Bancos.

5 PÁGINA: 5 de 9 Seleccionar Procesos/Movimiento Bancario/Mantenimiento. Seleccionar la cuenta bancaria donde se va a registrar el ingreso. Dar clic en Aceptar.

6 PÁGINA: 6 de 9 Seleccionar Incluir y llenar lo señalado a continuación: TD: seleccionar si es nota de crédito o depósito. Documento: Nº De Referencia, si es una transferencia o depósito se coloca el nº de movimiento. Fecha: ingresar la fecha del ingreso en banco. Detalle: especifica el nombre del cliente que está pagando la factura. Concepto: se especifica el número de las facturas que está pagando el cliente. Monto: cantidad que está ingresando al banco. Dar clic en Incluir.

7 PÁGINA: 7 de 9 Nota: Una vez que se incluye el monto se genera de forma automática la cuenta contable de ingreso en banco. Dar clic en Incluir, seleccionar la cuenta contable Caja Cobranza y detallar en la descripción el número de factura que se está pagando. Dar clic en Aceptar.

8 PÁGINA: 8 de 9 Ingresar en módulo de Caja y Banco en Reportes/Movimiento Bancario/Por Detalle/Beneficiario. Seleccionar la cuenta, le fecha inicial y final. Dar clic en Imprimir.

9 PÁGINA: 9 de 9 Se muestra el Reporte de movimiento bancario. Registro de cuentas por cobrar Seleccionar la sucursal donde está facturado el servicio y luego se ingresa en el módulo Cuentas por cobrar para hacer el registro. Seleccionar Procesos/Registro de Documentos.

10 PÁGINA: 10 de 9 Seleccionar el Cliente al cual se le emite la factura. Dar clic en Aceptar. Seleccionar la factura y dar clic en Incluir.

11 PÁGINA: 11 de 9 Hacer clic en Cliente en la ventana desplegable y seleccionar el documento del cual se recibió el pago y hacer doble clic para ingresar. Tildar incluir. Especificar en la factura lo estipulado a continuación: La referencia del documento que aplica. La fecha del pago (Se coloca la fecha de cuando ingreso en banco). El monto del documento. En número de control se especifica el mismo número de referencia de documento. Tildar Detalle.

12 PÁGINA: 12 de 9 Dar doble clic en la cuenta contable y luego en Incluir.

13 PÁGINA: 13 de 9 Seleccionar la cuenta contable y el auxiliar contable. Dar clic en Aceptar para finalizar el registro de la cuenta por cobrar. Diagramas de flujo No Aplica.