PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Diana Lorena Astudillo Q Nombre: Diana Lorena Astudillo Q Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B. Cargo: Respon Subproceso Cargo: Respon Subproceso Facturación y Cargo: Gerente. Facturación y Fecha: 01//12/2017 Fecha: 01/12/2017 Fecha: 01/12/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 01/12/2017 Elaboración del Documento Diana Lorena Astudillo Q Página 2 de 7

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS... 7 Página 3 de 7

4 1. OBJETIVO Cumplir con los pagos de alas cuentas por pagar de bienes y/o servicios de la empresa. 2. ALCANCE: Inicia con la recepción de cuentas para pago enviadas desde el subproceso de presupuesto cumpliendo con los requisitos de establecidos en el procedimiento GF.PR.02 Registro Presupuestal de Compromisos y Cuentas por Pagar y termina organizando todas las cuentas pagadas en orden cronológico anexando el movimiento del libro de saldos y movimientos por cuentas pagar. 3. DEFINICIONES Comprobante de Egreso: Es el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos que se realizan en la empresa. Cheque: Es un titulo valor por medio del cual una persona natural o jurídica llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero. Cuentas de proveedores: Son las facturas, cuentas de cobro o documentos equivalentes que se originan por la adquisición de bienes y/o servicios. Obligaciones Financieras y Tributarias: Corresponde al Pago de cuotas de créditos bancarios, impuestos, tasas y contribuciones. Transferencia electrónica: Es la manera de traspasar fondos desde una cuenta a otra, a través de un servidor autorizado. 4. CONDICIONES GENERALES Dar cumplimiento a los tramites de cuentas por pagar proveedores por bienes y/o servicios que se generan en la empresa, cumpliendo con los requisitos descritos en este procedimiento. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro/Documento 1 RECEPCIONAR CUENTAS PARA PAGO Recibir y analizar las cuentas que son enviadas desde presupuesto, cumpliendo con los requisitos establecidos Cuenta para Pago Página 4 de 7

5 en el procedimiento GF.PR.02 Registro Presupuestal de Compromisos y Cuentas por Pagar Nota 1: Si la cuenta no cumple con los requisitos establecidos se regresa al solicitante. REGISTRAR CUENTA 2 Registrar la cuenta en el Excel de control de cuentas por pagar, según sea su clasificación: Obligaciones Financieras, Laborales, Impuestos, Proveedores, Suministros, Servicios Públicos y Generales, Acuerdos de Pago, Avances y Comisiones, Convenios y Contratos. Excel de Control de cuentas por pagar Nota 2: Ver instructivo GF.IN.13 Cuentas por Pagar AUTORIZAR EL PAGO 3 Ingresar al sistema Apopteosy, módulo tesorería, opción autorización financiera de pagos, para verificar que la cuenta esta efectivamente causada y poder autorizar el trámite de pago. Nota 3: Si no se encuentra la cuenta efectivamente causada en el sistema Apoteosis debe ser regresa al solicitante. Responsable SubProceso de Sistemas Apoteosys. PROGRAMAR PAGO Si el recurso está disponible se debe programar el pago de forma inmediata. 4 Si no hay recurso disponible se debe verificar de acuerdo al flujo de caja proyectado o programación de pagos existente. Página 5 de 7

6 REALIZAR PAGO 5 Antes de realizar el pago se debe verificar si el proveedor anexo certificación bancaria para que el pago sea ejecutado por el portal bancario de lo contrario se debe realizar el pago con cheque. Sucursal Bancaria VERIFICAR EL PAGO 6 7 Después de haber realizado el pago se procede hacer la verificación que el pago sea exitoso. Si es de forma física se verifica que el proveedor firme el comprobante de egreso. Si es por portal Bancario se verifica la transacción exitosa. ANEXAR EGRESO Anexar la copia del comprobante de egreso a la cuenta por pagar. Comprobante de Egreso GF.FR.08 Formato de Conciliación Bancaria y Sistema Contable Apoteosys. 8 CONSOLIDAR LAS CUENTAS PAGADAS Se organizan todas las cuentas pagadas en orden cronológico anexando el movimiento del libro de saldos y movimientos por cuentas pagar, para ser enviado a sub proceso de gestión contable. Responsable SubProceso de Libro de saldos y movimientos por cuentas pagar 6. ACCIONES CONTINGENTES De presentarse la ausencia del Tesorero (a) se debe realizar pagos solo por transferencia bancaria, hasta que el representante legal designe la persona autorizada para registro de firmas ante las entidades financieras. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA N.A Página 6 de 7

7 8. REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: GF.FR.08: Conciliación Bancaria 9. ANEXOS N/A Página 7 de 7