PROCEDIMIENTO MANEJO DE TARJETAS DE CREDITO EMPRESARIAL

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO MANEJO DE TARJETAS DE CREDITO EMPRESARIAL ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Gerardina Palacios R Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B Cargo: Gerencia Cargo: Gerente Cargo: Gerente Fecha: 28/02/2017 Fecha: 28/02/2017 Fecha: 28/02/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 28/02/2017 Elaboración del Documento Gerardina Palacios Página 2 de 6

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS... 6 Página 3 de 6

4 1. OBJETIVO Establecer el adecuado manejo de las compras realizadas con la Tarjeta de Crédito Empresarial. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la solicitud de compra por medio de oficio o correo electrónico y termina con la legalización de la compra con sus respectivos soportes. 3. DEFINICIONES Disponibilidad Presuestal: Es la apropiación de suficiente para atender el gasto. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal: Solicitud que se hace para expedir el certificado Presupuestal. Tarjeta de Crédito Empresarial: Instrumento de pago que le permite a la empresa adquirir servicios en comerciales, dentro y fuera del país. 4. CONDICIONES GENERALES La tarjeta de crédito empresarial se utilizará para el pago de gastos de tiquetes de viaje al interior o exterior del país, compras que su único medio de pago sea con Tarjeta de Crédito, dominios Web, pagos internacionales o gastos imprevistos bajo una emergencia entre otros, previa autorización del representante legal. De surgir cargos no autorizados cuyo análisis conlleve atrasos en el pago de la tarjeta y cargos por financiamiento, será de responsabilidad de la persona que maneje la tarjeta, el manejo de Tarjeta Crédito Empresarial debe ir la descripción justificada de la compra y relacionarla a la cuenta afectada. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro/Documento 1 RECIBIR SOLICITUD DE COMPRA Recibir solicitud de compra por medio de oficio o correo electrónico. Solicitud de comisiones por Oficio o correo electrónico Página 4 de 6

5 Nota 1: La Tarjeta de Crédito Empresarial solo se debe utilizar para los siguientes compras y diferir el pago a una sola cuota: Compra de tiquetes nacionales o Internacionales, dominios Web, pagos internacionales o gastos imprevistos bajo una emergencia. 2 SELECCIONAR LA MEJOR OFERTA Buscar y seleccionar las mejores ofertas, teniendo en cuenta calidad, precio y disponibilidad. 3 REALIZAR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Diligenciar Formato de Disponibilidad Presupuestal y enviar solicitud a presupuesto para la realización de la Disponibilidad, anexando compra y aprobación de tiquetes, facturas de dominio o los ítems mencionados en la nota 1. Formato Disponibilidad Presupuestal, Aprobación, tiquetes, factura Certificación presupuestal 4 REALIZAR LA COMPRA Realizar la compra anexando la aprobación y confirmación de la compra Aprobación de Compra LEGALIZAR LA COMPRA 5 Los extractos bancarios de la tarjeta de crédito empresarial y se legaliza con los anexos de compra. Nota 2: El informe debe ir acompañado de todos los documentos de apoyo: Auxiliar Contable Tesorería Legalización 1. Facturas/Recibo de compra 2.Copia de aprobación de compra y tiquetes de viaje 3. Certificado presupuestal Página 5 de 6

6 6. ACCIONES CONTINGENTES De no tener cupo en la Tarjeta de Crédito Empresarial se gestionara el respectivo avance diligenciando el formato de Solicitud de Avance GE.FR DOCUMENTOS DE REFERENCIA N/A 8. REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: Formato de Disponibilidad Presupuestal. Formato GE.FR.03 Solicitud de Avance 9. ANEXOS Aprobación de Compra Tiquetes Facturas Página 6 de 6