PROCEDIMIENTO DE DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN S.A EMTEL. E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO DE DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Juan Carlos Orozco V. Nombre: Juan Carlos Orozco V. Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B Cargo: Resp. Gestión Administrativa Cargo: Resp. Gestión Administrativa Cargo: Gerente Fecha: 25/10/2017 Fecha: 25/10/2017 Fecha: 25/10/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 25/10/2017 Creación del Documento Juan Carlos Orozco V. Página 2 de 7

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS... 7 Página 3 de 7

4 1. OBJETIVO Definir los lineamientos para realizar la desvinculación de colaboradores con contrato laboral, cumpliendo con las políticas de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A EMTEL E.S.P y la normatividad vigente. 2. ALCANCE Incluye desde la decisión de desvinculación del colaborador con contrato laboral con la respectiva consulta jurídica hasta la liquidación y autorización de pago correspondiente. 3. DEFINICIONES Contrato laboral: acuerdo entre trabajador y empleador, por el cual, el primero presta servicios profesionales bajo dependencia y subordinación por una remuneración determinada. Contrato de prestación de servicios: Aquel por el cual una persona natural o jurídica se obliga a prestar un servicio a EMTEL, sin dependencia o subordinación de ésta y se definen compromisos y beneficios de las partes involucradas. Desvinculación: Terminación de relación contractual entre EMTEL y el colaborador. Seguridad social: Sistema que garantiza la protección obligatoria en salud, pensión y riesgos profesionales de una persona con vínculo laboral. 4. CONDICIONES GENERALES Es responsabilidad de Gestión Administrativa la aplicación de este procedimiento. El procedimiento aplica solo para colaboradores con contrato laboral con la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A EMTEL E.S.P Para autorizar la liquidación y el pago correspondiente del colaborador se debe contar con la aprobación paz y salvo. El pago de la liquidación se realiza de acuerdo con el procedimiento de Trámites de Novedades y Liquidación de Nómina Página 4 de 7

5 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro/Documento REALIZAR CONSULTA JURÍDICA Antes de realizar y entregar la carta de retiro o antes de aceptar la carta de renuncia o terminación de contrato, realiza una consulta jurídica del contrato laboral con el responsable de Gestión Jurídica. Si la terminación del contrato fue originada por el colaborador: Personal colaborador de Talento 1 El jefe inmediato recibe y analiza el comunicado a fin de determinar las causas relacionadas con la intención de terminación del contrato. Responsable gestión administrativa Carta de Retiro Si la terminación del contrato fue originada por EMTEL: El responsable del proceso de Gestión administrativa entrega el comunicado al colaborador debidamente firmado. El comunicado debe contener la información clara y concisa sobre el colaborador, el tipo y número de contrato, la fecha de desvinculación y las condiciones jurídicas y administrativas requeridas. Responsable 8gestión jurídica 2 REALIZAR REUNIÓN CON EL COLABORADOR El responsable de Talento con el apoyo del responsable del proceso y el colaborador analiza las razones que motivaron la decisión a fin de que las partes analicen si se han presentado fallas que la motiven y de esta manera, se decline la intención o se obtenga insumo de aprendizaje para la Empresa. El responsable de Talento Listado de asistencia Si se continúa con la decisión de desvinculación, se define con el colaborador las condiciones de entrega del cargo, entrega de los elementos de trabajo, fecha de desvinculación y examen médico de retiro. Si se define no desvincular al colaborador, se procede a revisar las nuevas condiciones laborales y se toman las acciones pertinentes. Página 5 de 7

6 REALIZAR ENTREGA DEL CARGO Se realiza la reunión con el jefe inmediato (o con quien él delegue) y el colaborador a fin de: Recibir documentación e información propia del cargo (medio físico, magnético, ubicación de archivos en bases de datos, claves de acceso a los sistemas de información, cuentas de correo electrónico). Si es necesario se le solicita al colaborador un informe referente a pendientes de su cargo. 3 Entrega por parte del colaborador de los elementos de su puesto de trabajo, descritos en el formato Elementos del Puesto de Trabajo y entregados durante su ingreso a la Empresa. De esta manera, el Personal colaborador de Gestión Humana verifica el estado, la cantidad, la referencia y demás condiciones de los elementos utilizados por el colaborador y se relaciona el estado de estos en el mismo formato de Elementos del Puesto de Trabajo. Jefe Inmediato formato Elementos del Puesto de Trabajo y entregados Paz y Salvo De acuerdo con la anterior información, se tramita el paz y salvo que debe ser aprobado por el Jefe inmediato, El personal de Servicios TIC, Personal de Gestión Contable y Responsable de Talento. Una vez se cuente con la aprobación del paz y salvo se entrega el paz y salvo para el proceso de liquidación o se toman las acciones pertinentes, según el caso. TRAMITAR LA LIQUIDACIÓN Y PAGO CORRESPONDIENTE 4 El personal de Talento recibe la carta de desvinculación aprobada para ser archivada en el expediente del colaborador junto con el paz y salvo. Se proyecta la liquidación correspondiente y se informa a tesorería para que aprovisione el valor de dicha liquidación, según el procedimiento de Trámite de Novedades y Liquidación de Nómina. Personal de Talento Formato de Paz y Salvo 5 FORMULAR ACCIONES CORRECTIVAS, Y DE MEJORA Establecer acciones correctivas y /o de mejora según lo establecido en el procedimiento de Acciones Correctivas y de Mejora. Fin de Procedimiento. Responsable de Talento Procedimiento de Acciones Correctivas y de Mejora. Página 6 de 7

7 6. ACCIONES CONTINGENTES N/A 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA CA.FR.05 Procedimiento Acciones Correctivas y de Mejora 8. REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: CA.FR.04 Listado de asistencia Presentación Corporativa 9. ANEXOS N/A Página 7 de 7