PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIOS

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIOS ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Firma: Firma: Nombre: Gerardina Palacios R Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B Cargo: Gerencia Cargo: Gerente Cargo: Gerente Fecha: 31/03/2017 Fecha: 31/03/2017 Fecha: 31/03/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 31/03/2017 Elaboración de procedimiento Gerardina Palacios R Página 2 de 6

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS... 6 Página 3 de 6

4 1. OBJETIVO Liquidar gastos de desplazamiento de los trabajadores de la empresa. 2. ALCANCE Inicia desde recibir solicitud de comisiones por medio físico o por correo electrónico y termina enviando la liquidación de comisión de viáticos a presupuesto para elaboración de certificación presupuestal. 3. DEFINICIONES Comisión: Es el encargo de una gestión administrativa u operativa cuando en cumplimiento de sus funciones deban trasladarse al interior o exterior del País. 4. CONDICIONES GENERALES Pagar el desplazamiento que el Gerente y demás trabajadores de la empresa EMTEL S.A E.S.P realizan en el interior o exterior del país en desarrollo de una planificada gestión empresarial o de ciertas circunstancias especiales atinentes a la ejecución de los planes, programas o proyectos que adelanta la empresa en cumplimiento de su objeto social a nivel local, regional y nacional. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro/Documento 1 RECIBIR SOLICITUD DE COMISIONES Recibir solicitud de comisiones por medio físico o por correo electrónico. Solicitud de comisiones VERIFICAR LEGALIZACIÓN DE COMISIONES 2 Verificar en Tesorería la legalización de las comisiones de viáticos anteriores, de lo contrario no se autoriza una nueva comisión hasta que no esté legalizada la anterior. Página 4 de 6

5 3 AUTORIZAR COMISIÓN DE VIATICOS Autorizar comisión de viáticos, siempre y cuando la solicitud y los soportes sean allegados al despacho de la con antelación al desplazamiento. Gerente Solicitud de comisión con visto bueno DILIGENCIAR ORDEN DE COMISIÓN 4 Diligenciar formato de Orden de Comisión GE.FR.01, o formato Gastos de Viaje GE.FR.02 para su autorización y firma del gerente o suplente y de la persona que lo solicita. Formato Orden de Comisión GE.FR.01 y/o, Formato Gastos de Viaje GE.FR.02 Nota 1: Las órdenes de comisión o gastos de viaje deben llevar número consecutivo y registrar en el libro de comisiones. LIQUIDAR VIATICOS POR COMISIONES 5 Liquidar viáticos por comisiones de acuerdo a los porcentajes que determina la Resolución 004 de 2007 y el Acuerdo 0013 del 19 de diciembre 2001, teniendo en cuenta si los viáticos son o no pernotados. Tabla de Liquidación ENVIAR LIQUIDACIÓN DE COMISIÓN 6 Se envía la liquidación de comisión de viáticos a presupuesto para elaboración de certificación presupuestal. Nota 2: Si el desplazamiento es interrumpido por cualquier inconveniente se debe hacer el reintegro del valor liquidado por la comisión a Tesorería, anular la certificación presupuestal y la comisión Liquidación de Comisiones Página 5 de 6

6 6. ACCIONES CONTINGENTES En ausencia temporal del Gerente, la delegación de órdenes de comisiones recaerá en el primer suplente del Gerente. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Resolución Gerencial 004 del 19 de enero de 2007 Acuerdo 13 del 19 de diciembre de REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: GE-FR-01-Orden Comisión. GE-FR-02-Gastos de Viaje. 9. ANEXOS N/A Página 6 de 6