PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTE DOCUMENTO TIENE UN NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA DE LA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN EMTEL.S.A.E.S.P LA UTILIZACIÓN O DIFUSIÓN NO AUTORIZADA DE ESTA INFORMACIÓN ESTÁ PROHIBIDA POR LA LEY PROCEDIMIENTO ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Firma: Nombre: Fabián Patiño M. Firma: Nombre: Jeannette Liliana Méndez V Firma: Nombre: Daniel Alejandro Pajoy B Cargo: Contratista Gestión de Calidad Cargo: Responsable Gestión de Calidad Cargo: Gerente Fecha: 01/02/2017 Fecha: 01/02/2017 Fecha: 01/02/2017

2 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ 01 01/02/2017 Creación del Fabián Patiño M. Página 2 de 13

3 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES CONDICIONES GENERALES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIONES CONTINGENTES DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS DE CALIDAD ANEXOS Página 3 de 13

4 1. OBJETIVO Establecer las directrices para la elaboración, revisión, aprobación y socialización de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A. E.S.P igualmente velar por el control y actualización de s. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los documentos relacionados en el Sistema de Gestión de Calidad, de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A.E.S.P. 3. DEFINICIONES Anexo: adicional que amplía la información complementaria y que soporta el contenido. Puede presentar formatos, gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros. Aprobación: Se hace referencia a la firma de aceptación al documento que garantiza su aprobación desde el punto de vista de recursos y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión diseñado. Caracterización de proceso: usado para describir la estructura de cada proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA. Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en forma particular Distribución: Actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación. : Medio de soporte de información, puede ser físico, escrito, electrónico y/o en medio magnético. Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Gestión. Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros. Página 4 de 13

5 Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido. Formato: diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una acción. Indicador: Expresión cualitativa y cuantitativa de la medida de un resultado que se presentan en índices, porcentajes. Instructivo: que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle actividades u operaciones muy específicas. Listado Maestro de s: Lista en la cual se relacionan los documentos controlados Manual del Sistema Gestión: Es el documento que describe en forma genérica el Sistema de Gestión, incluye entre otros la política del Sistema de Gestión de Calidad y el alcance del mismo. Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser de forma o de fondo. PHVA: Herramienta de la mejora continua, se basa en el ciclo Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. Pirámide documental: Es la representación gráfica de los documentos definidos en el Sistema Integrado de Gestión. Política: que define directrices. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos. Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Página 5 de 13

6 Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera versión corresponde al número uno (1.0), para la segunda versión correspondería al número dos (2.0). 4. CONDICIONES GENERALES La elaboración de documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán S.A. EMTEL E.S.P. Debe realizarse según lo estipulado en este procedimiento. Los documentos entrarán en vigencia una vez aprobados, adoptados y sean publicados en el micro-sitio Web de Calidad Los responsables de Procesos donde se utilizan formatos impresos deben asegurar la eliminación de todas las copias de los formatos desactualizados cuando se actualicen o se den de baja. El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que apliquen a los procesos de la entidad y decidir, si se trata de documentos legales y/o documentos que ofrecen orientación para la aplicación de la normatividad, con el fin de actualizar el Normograma. La consulta a los documentos del Sistema de Gestión de Calidad debe realizarse en el micro-sitio web por lo tanto NO se debe realizar la impresión de los mismos, salvo los formatos que se requieran utilizar en medio físico. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Actividad / Descripción Responsable Registro / 1 IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE ELABORAR, MODIFICAR O ELIMINAR UN DOCUMENTO Y/O FORMATO Identificar de acuerdo con la necesidad del proceso la necesidad de crear, modificar o Eliminar un documento y/o formato. El personal debe manifestar al responsable del proceso, los requerimientos de elaboración, modificación o eliminación que se requiera para el desarrollo de las actividades propias del proceso. Todo el personal N/A Página 6 de 13

7 REGISTRAR SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. 2 Registrar la solicitud en el formato CA.FR.06 Solicitud Elaboración, Modificación o Eliminación de s y/o formato y enviar al responsable del proceso para firma de aprobación o rechazo de solicitud. Si es aprobado continua en la actividad 3. Si es rechazado incluye la justificación de rechazo. Fin procedimiento. Si es anulación o retiro de obsoleto continúa en la actividad 12 Todo el personal y Responsable del proceso CA.FR.06 Solicitud Elaboración, Modificación o Eliminación de s ELABORAR O MODIFICAR DOCUMENTOS Y/O FORMATOS 3 El solicitante es el responsable de la elaboración o modificación de documentos y/o formatos, lo elabora o modifica según corresponda, teniendo en cuenta lo establecido en ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS. Cuando sea necesario documentar Manuales, Procedimientos, Planes, Programas se deben utilizar las plantillas diseñadas para la construcción de estos documentos. Plantillas disponibles en el micro-sitio web Todo el personal y Responsable del proceso REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Y/O FORMATOS 4 Enviar el documento y/o formato a vez esté elaborado y/o ajustado al responsable del proceso para revisión y aprobación, teniendo en cuenta lo relacionado en el ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS. Si el documento y/o formato está acorde con las directrices establecidas en el SGC, en la normatividad vigente, continua actividad 5. Si no cumple se devuelve a la Actividad 3 a quien lo elaboró para que realice los ajustes requeridos. Responsable del proceso Correo Electrónico y/o 5 REMITIR DOCUMENTO Y/O FORMATO AL PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD Remitir documento aprobado por el responsable del proceso al Responsable del proceso o quien delegue Página 7 de 13

8 responsable del Sistema de Gestión de Calidad de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A con el objetivo de revisar el documento en cuanto a forma, estructura y realizar la respectiva codificación. Correo Electrónico y/o REVISIÓN ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN 6 Revisar que el documento y/o formato cumpla con lo establecido en el presente documento. Se asigna el código, número de versión y fecha de acuerdo con las directrices establecidas. Los códigos se asignan de acuerdo con lo establecido en el ANEXO B: ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Gestión de Calidad Codificado IMPRIMIR Y FIRMAR DOCUMENTO APROBADO 7 Imprimir documento y o formato aprobado, preferiblemente por lado y lado o en papel reciclado. Para las firmas tener en cuenta lo estipulado en el ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS. Gestión de Calidad aprobado (firmado) 8 ARCHIVAR DOCUMENTO Y/O FORMATO APROBADO El documento físico se archivara en la oficina de Calidad, el documento en medio digital será almacenado en los computadores asignados a los responsables del Sistema de Gestión de Calidad. Gestión de Calidad Impreso/ Equipos computo Calidad 9 REGISTRAR EN EL LISTADO MAESTRO Si es un documento actualizar el formato FR.01_Listado Maestro de s, con el nuevo documento o con la información del documento modificado. Gestión de Calidad FR.01_Listado Maestro de s 10 PUBLICAR EL DOCUMENTO Y/O FORMATO EN EL MICROSITIO DE CALIDAD Gestión de Calidad net.co/miempresa/calidad/ Página 8 de 13

9 Publicar el documento aprobado, en el micro-sitio web SOCIALIZAR DOCUMENTO Y/O FORMATO 11 Identificar el personal relacionado con el documento y/o formato a socializar informando mediante correo electrónico la elaboración de nuevos documentos o actualizaciones realizadas según corresponda indicando la ubicación del documento en micro-sitio Responsable proceso Correo Electrónico y lista de asistencia RETIRAR EL DOCUMENTO Y/O FORMATO OBSOLETO 12 Se hace la actualización en el Listado Maestro de s, se descargan los documentos anulados u obsoletos del micro - sitio del Sistema de Gestión. Gestión de Calidad FR.01_Listado Maestro de s 6. ACCIONES CONTINGENTES Para el caso que el Sitio Web no esté disponible, el responsable del proceso de de Gestión de Calidad, tendrá una copia de seguridad de los todos la documentación registrada en el SGC. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA N/A 8. REGISTROS DE CALIDAD Los registros que se generan por la aplicación de este documento son: CA.FR.01 Listado Maestro de documentos CA.FR.02 Listado Maestro de Registros CA.FR.03 Listado Maestro de s Externos CA.FR.04 Listado de Asistencia CA.FR.06 Elaboración, Modificación o Eliminación de s Página 9 de 13

10 9. ANEXOS ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS ANEXO B: ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. ANEXO A: DIRECTRICES PARA ELABORAR DOCUMENTOS Encabezado. El encabezado debe ubicarse en todas las páginas de los documentos y contiene: El Logo de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A EMTEL Tipo y nombre del documento (CALIBRI 12 MAYÚSCULAS NEGRITA) Proceso al que pertenece. (CALIBRI 11 MAYÚSCULAS NEGRITA) Código, Versión y Vigencia, indicando día, mes y año; a partir de esta fecha, el documento entra en vigencia para su aplicación. (CALIBRI 10 NEGRITA) TIPO DE DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO Proceso: NOMBRE DEL PROCESO AL QUE PERTENECE Código: XX.XX.XX Versión: XX Vigencia: DD/MM/AAAA Aprobación de s. Consiste en verificar y aprobar teniendo en cuenta que lo documentado corresponde con las actividades realizadas por cada proceso. La aprobación de documentos y formatos debe registrare en un pie de página, ubicado en la primera hoja de los documentos, debajo del título. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Página 10 de 13

11 Firma: Nombre: Firma: Nombre: Firma: Nombre: Cargo: Cargo: Cargo: Fecha: Fecha: Fecha: Contiene las firmas de quien elabora, revisa y aprueba el documento, basado en la jerarquía del documento y las responsabilidades de siguiente tabla: NIVEL JERARQUICO DEL DOCUMENTO RESPONSABLES DE ELABORACIÓN - REVISIÓN - APROBACIÓN Tipo de ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Manual Política Mapa de Procesos Caracterización Procedimiento Instructivo Formato Programas Planes Designado por el responsable del proceso donde aplica Responsable del proceso Gerencia o Primer Suplente de Gerencia La revisión y aprobación de los documentos se evidencia con las firmas en el pie de página, hoja de los documentos originales. ANEXO B: ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. Los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad son: Página 11 de 13

12 ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN. Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, se codifican a través de LETRAS MAYUSCULAS: las dos primeras denotan el Proceso y las siguientes el tipo de documento seguidas de un número consecutivo, así: LETRA DEL PROCESO LETRA DEL TIPO DE DOCUMENTO GE GESTION ESTRATÉGICA MA MANUAL CA GESTION DE CALIDAD PO POLÍTICA CO GESTION DE LA COMUNICACIÓN MP MAPA DE PROCESOS GC GESTION DE MERCADEO Y VENTAS CP CARACTERIZACIÓN ST SERVICIOS TIC PR PROCEDIMIENTO IT INTEGRACION TECNOLÓGICA IN INSTRUCTIVO EX GESTIÓN DE EXPERIENCIA FR FORMATO GA GESTIÓN ADMINISTRATIVA PG PROGRAMA GJ GESTION JURIDICA PL PLAN GF GESTIÓN FINANCIERA Ejemplos: Página 12 de 13

13 Identifique el código que le corresponde al procedimiento 2 del proceso de Gestión Estratégica Identifique el código que le corresponde al formato 1 del proceso de Gestión de la Experiencia. LETRA DEL PROCESO LETRA DEL TIPO DE DOCUMENTO NUMERO CONSECUTIVO CÓDIGO GE PR 02 GE.PR.02 EX FR 01 EX.FR.01 Página 13 de 13