PROCEDIMIENTO ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS. Aprobada por. por

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1 Página 1 de 9 INDICE 1.- Propósito 2.- Alcances 3.- Responsabilidades 4.- Definiciones 5.- Descripción del proceso 6.- Referencias 7.- Registros 8.- Anexos CONTROL DE MODIFICACIONES Revisión Nº Nº de Sección 01 Todo el 02 Sección 7 03 Todo el 04 Todo el Fecha Junio 2010 Octubre 2010 Agosto 2011 Marzo 2012 Realizada por Srta. Carolina Sáez Asesor SSOMAC Srta. Carolina Sáez Asesor SSOMAC Srta. Carolina Sáez Jefe SGI Srta. Carolina Sáez Jefe SGI Aprobada por Sr. Giuseppe Valdatta Subgerente SSOMAC Sr. Giuseppe Valdatta Subgerente SSOMAC Sr. Jaime Vilajuana Gerente General Sr. Jaime Vilajuana Gerente General Descripción del cambio Se unifican Procedimiento Control de Documento PRO-04 de Distribuidora Santa María versión 04 con procedimiento control de s PGC-01 y procedimiento Estructura y Contenido de un Oficial PGC-00 ambos de Transportes Lonquén. Se modifica el registro listado maestro de s externos incorporando toda la normativa y requisitos legales aplicables a la empresa. Se reordena el contenido de todo el procedimiento incorporando ítem para la distribucion de la documentacion. INSTANCIAS DE APROBACIÓN Responsable Fecha Firma Realizado por Revisado por Aprobado por Srta. Carolina Sáez Asesor SSOMAC Sr. Marcelo Meza Gerente SSOMAC Sr. Jaime Vilajuana Gerente General Transportes Santa María S.A Marzo 2012 Marzo 2012 Marzo 2012

2 Página 2 de 9 1. PROPÓSITO 1.1. Establecer los requisitos de estructura y contenido de los s generados para el Sistema de Gestión Integrado (SGI) Establecer la metodología para realizar, aprobar, modificar, distribuir y almacenar la documentación Establecer la metodología y frecuencia de control de los s externos que apliquen al proceso operativo de la organización. 2. ALCANCES Este Procedimiento es aplicable para la elaboración y control de todos los s asociados al Sistema de Gestión Integrado de Transportes Santa María S.A 3. RESPONSABILIDADES Responsable Gerente General Gerente/Subgerente / Jefes de Área Gerente SGI Supervisor Conductores/Operadores en general. Actividad Aprueba los procedimientos Asigna los recursos necesarios para la implementación de este procedimiento. Revisan y elaboran con la ayuda del Gerente de SGI los procedimientos e instructivos necesarios para su proceso. Solicita actualizaciones y modificaciones si fuere necesario. Elabora y modifica cuando sea solicitado los procedimientos del área. Asesora y capacita a las distintas áreas en la elaboración de los s. Difunde e instruye sobre los reglamentos, procedimientos e instructivos a los trabajadores. Aplica los registros anexos de cada uno de los s. Utilizar la documentación adecuada y en forma correcta, así como informar a su supervisión directa de las mejoras y de los s nuevos que deban elaborarse. 4. DEFINICIONES A continuación se presentan las principales definiciones para el establecimiento de los s, a saber: 4.1. Documento: Información y su medio de soporte Información: Datos que poseen significado Reglamento: Documento que constituye un mandato o precepto a acatar para asegurar un determinado resultado. Es de cumplimiento obligatorio y puede tener carácter legal Manual: Documento general que describe y contiene la información del sistema de gestión, se incluyen tanto los requerimientos administrativos como operativos y la descripción de los procesos.

3 Página 3 de SGI: Abreviación de Sistemas de Gestión Integrados Procedimiento de gestión integrado: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Entrega directrices generales de la organización Procedimiento: Es un normalizado de un proceso administrativo u operativo, que describe las actividades o pasos de forma especificada que deben ejecutarse Instructivo: Documento que explica en forma detallada, específica y ordenada el cómo se debe efectuar una actividad concreta, sirve para llevar a cabo el control efectivo de determinadas actividades que incluyen un procedimiento Registro: Documento o archivo que proporciona resultados conseguidos o evidencia de actividades efectuadas Documentación externa: Es aquella documentación no elaborada por la empresa, pero que es necesaria para realizar las actividades operacionales, por ejemplo; la reglamentación vigente, procedimientos de los clientes, manuales de maquinarias, etc Documento Controlado: Es todo que está sujeto a control de modificaciones, distribución y custodia y es un oficial del SGI Copia Controlada: Documento que forma parte del SGI y que es controlada su distribución a los responsables de los procesos y a las personas que intervienen en el mismo Copia Obsoleta: Es aquella copia de un que ha sido retirada de un área, debido a que sufrido modificaciones de acuerdo al proceso de modificación de un del SGI Procedimientos de Implementación: Se refiere a los procedimientos confeccionados por requisitos normativos de ISO 9001:2008 y OHSAS 18001: Procedimientos Operativos: Se refiere a los procedimientos confeccionados por necesidad de los procesos propios de Transportes Santa María.S.A 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5.1 Elaboración de un Nuevo Documento a) La elaboración de un nuevo para el SGI, puede ser solicitada por los encargados de proceso o Gerencias respectivas de acuerdo a las necesidades del proceso. b) En las bases esta solicitud se elevara al Experto en Prevención de Riesgos Asignado, quien la gestionara con el Gerente del SGI. c) La elaboración de un nuevo se solicitara al Gerente del SGI mediante correo electrónico o llamado telefónico. Para registrar esta solicitud el Gerente del SGI utilizara el Registro Solicitud de Elaboración y/o modificación de s Ver Anexo Aprobación de un nuevo a) Posteriormente el Gerente del SIG revisara si amerita elaborar dicho. Si corresponde la elaboración, el Gerente del SGI designara un código interno al procedimiento y sus registros asociados. Si no corresponde la elaboración se le informa al solicitante en cuál de los procedimientos existentes se puede acoger la inquietud. b) El procedimiento lo deberá elaborar el encargado del proceso, solicitando si requiere la ayuda del Gerente del SGI para estructurarlo. d) Antes de enviar el al Gerente del SGI, el responsable de la elaboración del, discutirá el contenido con los demás integrantes de su proceso, para así realizar las modificaciones correspondientes. Luego de corregir el, lo enviará al Gerente del SGI para que lo revise y luego lo entregue al Gerente General para su aprobación.

4 Página 4 de 9 e) En el caso de que el Gerente General encuentre observaciones deberá comunicarlas al Gerente del SIG para que se proceda a la incorporación de estas. f) Una vez revisado el, el Gerente del SGI entregará al Gerente General el final para que protocolice mediante una firma la aprobación de este, para luego ser distribuido de acuerdo a la metodología de distribución 5.3 Contenido de los Documentos Los s asociados al Sistema de Gestión Integrado de Transportes Santa María S.A.: Manuales, Procedimientos, Instructivos, Registros y Estándares deberán confeccionarse de la siguiente manera: Encabezado a) Llevara en su portada y todo el, encabezado que incluya en costado superior izquierdo logo de Transportes Santa María. S.A b) En el centro superior, ira el nombre genérico del ; Manual, Procedimiento, Instructivo, etc., y en la parte inferior, el nombre específico del. c) En su costado derecho se asignara: Código otorgado por el Gerente de SGI, (ver punto Nº siguiente) El número de la revisión, Fecha de vigencia, y Cantidad de páginas. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx REVISIÓN Nº FECHA DE VIGENCIA xxxxxxxxxx xxxxxxx xxxxxx xxxxxxx Codificación La codificación identificará al para su control y es asignado SOLO por el Gerente del SGI para control. Tiene la siguiente estructura definida: a) Para Procedimientos de Implementación PP.TNNN.UU Gerencia que lo emite Inicial indicativa del tipo de Iniciales título del Número del

5 Página 5 de 9 b) Para Procedimientos Operativos PO.NNN.UU Procedimiento Operativo Iniciales título del Número del c) Otros s: Instructivos, planes, programas, políticas, estándares, etc., la codificación será la misma, variando solamente la letra inicial PP.NNNN.UU Gerencia que lo emite Inicial indicativa del tipo de Iniciales título del Número del d) Nomenclatura procedimientos de implementación: las nomenclaturas utilizadas serán las siguientes: PROCESO Se utilizará esta gerencia para cubrir los procesos de logística, control de flota, taller y bodega Gerencia Seguridad para abreviar la Gerencia de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Se aplica cuando los s sean de cualquiera de estas áreas. Se utilizara además para los s de entrenamiento operacional. Gerencia de Administración y Finanzas. Se utiliza cuando los s apliquen a Contabilidad o Finanzas Gerencia General Gerencia Recursos Humanos Gerencia Calidad NOMENCLATURA GO GS GF GG GRH GC

6 Página 6 de 9 e) Nomenclatura por tipo de : se utilizaran las siguientes abreviaturas: TIPO DOCUMENTO Manual Procedimiento Registro Instructivo Plan Programa Estándar NOMENCLATURA M P R I PLA PRO E Portada La portada de todos los s deberá llevar la siguiente estructura a) Índice: Corresponde al contenido y estructura del, siendo el siguiente: Propósito: Se refiere a la razón por la que se crea este. Alcance: Se deben establecer los límites dentro de los cuales el tiene validez. Responsabilidades: Se deben señalar las responsabilidades de las personas conforme a las distintas actividades del proceso descritas en el. Definiciones: En este apartado se debe incluir, de ser necesario, todos los términos específicos, abreviaturas y símbolos utilizados en el Descripción del Proceso: Describe las actividades que deben ejecutarse para asegurar el control del proceso y que son necesarias para efectuar las actividades en condiciones habituales, ya sea en forma escrita o a través de un diagrama de flujo, que especifica de forma estructurada las actividades de un proceso y sus responsabilidades asociadas. Referencias: En este apartado se numeran s internos y externos que deben consultarse en relación al. Registros: se deben indicar los s que deberán ser elaborados para evidenciar la ejecución y control del proceso descrito. Anexos: se deben adjuntar todos aquellos s requeridos para la aplicación del proceso. b) Control de modificaciones: Es aquel que se realiza sobre los cambios realizados en la documentación original, que originan nuevas ediciones que reemplazan y cancelan las anteriores. Revisión Nº Nº de Sección Fecha Realizada por Aprobada por Descripción del cambio

7 Página 7 de 9 c) Aprobación: Recuadro con Elaborado por, Revisado por y Aprobado por, con fecha y firma, respectivamente. Realizado por Responsable Fecha Firma Revisado por Aprobado por 5.4 Formato a) Tamaño de la hoja: para todos los efectos será tamaño carta. b) Márgenes: Los márgenes utilizados para la elaboración de los s serán de 2 cm superior e inferior, 3 cm izquierdo y 2 cm derecho. El encabezado se ubicará a 1,5 cm del extremo superior. c) Letra: Toda la documentación elaborada para el SGI se deberá realizar con letra tipo Arial 10 minúscula y mayúscula para los títulos. La numeración se hará bajo esquema numerado. 5.5 Distribución a) Una vez que un ha sido aprobado por la Gerencia General, el Gerente del SGI lo ingresará al Registro Listado Maestro de Control de Documentos (Ver Anexo 2) y lo distribuirá a las personas asignadas de forma digital, enviando a sus correos o al interno como con copia no controlada protegido en formato PDF. b) Además se mantendrán actualizados en la red. c) El Gerente del SGI controlará el original marcando con timbre rojo con la leyenda copia controlada (ver anexo 3).El original se mantendrá archivado en oficina del Gerente del SGI. d) Cuando un sea modificado, el Gerente del SGI enviara la nueva versión del a la persona y/o personas y los subirá a la carpeta en red informando de esta actualización via correo interno. e) El Gerente del SIG deberá retirar y timbrar las copias obsoletas para su eliminación. Todo original de un eliminado deberá almacenarse e identificarse con un timbre que diga Obsoleto (ver anexo 4), quedando inutilizada la versión no vigente. f) Cuando sea necesario difundir o enviar s del sistemas de gestión a clientes o entidades públicas de enviara una copia original timbrada con la leyenda copia controlada N Ver Anexo 5.

8 Página 8 de Documentación Externa a) En el caso particular de los s de origen externo que no pueden ser modificados, como Normativas, Requerimientos Legales, Catálogos, Manuales, Especificaciones Técnicas, etc., los Gerentes, Encargados de Proceso y/o el Gerente del SGI, pueden determinar la necesidad de utilizar algún tipo de s que influyen en la operación de la organización. b) Una vez identificada, se debe comunicar al Representante de la Gerencia, quien evaluará en conjunto con el Gerente del SGI la incorporación de este. En caso de ser aprobada se incorpora el al Registro Listado de Normativa y Documento Externo (Ver anexo 6). c) Se deberá revisar anualmente si existe alguna actualización y dejar registrado en el Registro Listado de Normativa y Documento Externo. Además, el encargado de dicho deberá informar al Encargado del SGI toda vez que se produzca alguna modificación para proceder con el registro correspondiente. 5.7 Control de Documentos Con el objeto de asegurar que los s internos y externos se encuentren actualizados y distribuidos a las personas adecuadas, deberán considerarse los siguientes puntos: a) Eliminación de s obsoletos: Sera el Gerente del SGI el responsable de mantener actualizada la documentacion referente al Sistema de Gestión. En las bases serán los Expertos en Prevención de Riesgos quienes deberán mantener la documentacion actualizada según lo informado y difundido por el Gerente de SSOMA y el Gerente del SGI respectivamente. En las bases que no cuenten con Experto en Prevención de Riesgos permanente, esta retroalimentación se mantendrá con los Jefes de Base. b) Revisión de los s internos: Los s serán revisados durante auditorías internas, externas o cuando existan cambios o solicitudes que a criterio del responsable justifiquen la modificación del. Para todos los efectos se actualizara anualmente. c) Revisión de los s externos: Se deberá revisar anualmente si existe alguna actualización y dejar registrado en Registro Listado de Normativa y Documento Además, el encargado de dicho deberá informar al Gerente del SGI toda vez que se produzca alguna modificación para proceder con el registro correspondiente. 6 REFERENCIAS 6.1 Punto Normativo ISO 9001: Punto Normativo OHSAS 18001: REGISTROS Registro Registro solicitud de elaboración y modificación de. Registro Listado Maestro de Control de s Registro Listado de Normativa y Documento Externo Código GS. R01.PECD.03 GS. R02.PECD.03 GS. R03.PECD.03

9 Página 9 de 9 8 ANEXOS ANEXO 1 : Registro solicitud de elaboración y codificación de ANEXO 2 : Registro listado maestro de control de s ANEXO 3 : Timbre copia controlada ANEXO 4 : Timbre copia controlada N ANEXO 5 : Timbre Obsoleto ANEXO 6 : Registro listado de normativa y externo