PROCEDIMIENTO GENERAL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 Página: 1 de 13 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Elaboró Revisó Aprobó Nombre / cargo Ramón Schmidt C. Gerente Construcción Constructora Travesía S.A. Carolina Cornejo C Gerente Comercial Vicky Navarro Venegas Jefa de Mejora Continua David Ramírez Fuente Gerente General Maestra Firma Fecha

2 Página: 2 de 13 ÍNDICE 1 OBJETIVO ALCANCE DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES DESARROLLO TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS DEL SGC DOCUMENTOS EXTERNOS ACTUALIZACION Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVO DE DOCUMENTOS REGISTROS MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS RESPONSABILIDADES REGISTROS ANEXOS... 13

3 Página: 3 de 13 1 OBJETIVO El objetivo del presente procedimiento es establecer las medidas necesarias para asegurar que los documentos que componen el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) sean adecuadamente identificados, emitidos, revisados, aprobados, distribuidos, utilizados, conservados y actualizados bajo condiciones controladas, previniendo el uso de documentación que no esté debidamente autorizada y formalizada. Asimismo, se establecen las medidas para asegurar que los registros generados por el SGC sean adecuadamente mantenidos para demostrar la conformidad de los trabajos con los requisitos, así como la operación eficaz del SGC 1, que sean identificables y fácilmente recuperables. 2 ALCANCE Este procedimiento se aplica a los siguientes documentos del SGC: Manual del Sistema de Gestión de Calidad, Procedimientos Generales, Planes de calidad, Procedimientos específicos, Documentos externos, También aplica a los registros que se generan como consecuencia de la implementación del SGC y que se encuentran establecidos en los distintos documentos del mismo. 3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ISO 9000: 2005 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión ISO 9001: 2008 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos, se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión. Manual de Calidad de Maestra. PE-08 Control de Documentos y Registros en obra 2 4 DEFINICIONES Las aplicables de la Norma ISO 9000: Incluye: así como la operación eficaz del SGC

4 Página: 4 de 13 Documento: Información escrita, formal que representa un medio de soporte, para el SGC. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o bien proporcionan evidencia de actividades desempeñadas SGC: Sistema de Gestión de Calidad 5 DESARROLLO 5.1 TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Se distinguen dos tipos de documentos en el SGC de Maestra: a) Documentos del SGC: Manual del Sistema de Gestión de Calidad, Procedimientos Generales, Procedimientos específicos, Planes de Calidad de Obra. b) Documentos externos: Normas aplicables, Plan regulador, Ordenanza, Leyes, Dictámenes específicos, Decreto con fuerza de Ley. Asimismo hay dos tipos de registros: a) Registros Generales del Sistema de Gestión de Calidad que se aplican a todas las unidades de la organización donde sea necesario. b) Registros Específicos que se aplican a un proceso en particular del Sistema de Gestión de Calidad. 5.2 DOCUMENTOS DEL SGC Identificación Los documentos internos se identifican en el encabezado de página a través de: Logo de la empresa: el correspondiente a Maestra general, o sea, el logo no debe incluir Construcciones o Inmobiliaria. 3 Nombre: nombre del documento Código: señala el código interno asignado al documento Página: número de la página que corresponde del total de páginas. Revisión: versión del documento, partiendo desde 0. 2 Incluye: PE-08 Control de Documentos y Registros en obra 3 Incluye: general. El logo no debe incluir Construcciones o Inmobiliaria

5 Página: 5 de 13 Fecha: fecha en la que se aprobó el documento. Como se indica en la tabla ejemplo a continuación: Logo Empresa NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: Página: x de z Revisión: Fecha: Los Planes de Calidad de Construcción y los Procedimientos operativos de las obras, señalan en su portada y encabezado, además de la información requerida en este procedimiento, el nombre de la obra. El Manual de Calidad se identifica mediante la sigla MC y no lleva número correlativo. La estructura de los códigos de los procedimientos específicos y generales del Sistema de Gestión de Calidad, responde al esquema AA-BB, donde: AA = tipo de documento (PE: procedimientos específicos; PG: procedimientos generales; PT: procedimientos de trabajo; IT: Instructivo de trabajo) BB = correlativo, en orden de su creación, comenzando del 01 (uno). La estructura de los códigos de los procedimientos de trabajo, responde al esquema PT-BB, donde: PT = Procedimiento trabajo. BB = correlativo, en orden de su creación, comenzando del 01 (uno). La estructura de los códigos de los instructivos de trabajo, responde al esquema AA-BB-IT-DD, donde: AA = Procedimiento trabajo BB = correlativo IT (Instructivo de Trabajo) DD= correlativo, comenzando del 01 (uno). 4 Los Planes de Calidad de Construcción y los Procedimientos operativos de las obras, señalan en su portada y encabezado, además de la información requerida en este procedimiento, el nombre de la obra. La estructura de los códigos de los Planes de Calidad de Obras, responde al esquema PC-XXX, donde: PC = Plan de Calidad 4 Incluye párrafo completo.

6 Página: 6 de 13 XXX = a las primeras letras de las 3 primeras palabras que conforman el nombre del proyecto 5. El nombre del archivo electrónico tendrá el esquema: {código} {nombre del documento} r {número de revisión} {fecha}, por ejemplo: PG-01 Control de documentos y registros r Elaboración y aprobación Cada documento debe ser elaborado, en formato digital y físico, y aprobado de acuerdo a lo que se indica a continuación. DOCUMENTO FECHA DE ACTUALIZACIÓN ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Documentos Mandatorios: Manual del Calidad, Visión, Misión, Política de Calidad, Valores Corporativos, Objetivos de Calidad, 2º Semestre de cada año, después de la Reunión por la Dirección Jefe de Mejora Continua Gerente General Maestra AI Ltda. Gerente General Maestra Planificación Estratégica Procedimientos Generales 1º Semestre de cada año Jefatura de Unidad Jefe Unidad de Mejora Continua Gerente del Área Gerente General Maestra Procedimientos Específicos, Estándar Maestra 2º Semestre de cada año Jefatura de Unidad Jefe Unidad de Mejora Continua Gerencia del Área Gerente General Maestra Se realiza al Inicio Subgerente Planes de Calidad de Obras 7 de la obra y cada vez que sea necesario Encargado Calidad Obra Profesional Administrador Obra Profesional Terreno Construcción Gerente Construcción Procedimientos de Trabajo, Instructivos En conjunto con el procedimiento asociado Jefatura de Unidad Jefe Unidad de Mejora Continua Gerencia del Área 5 Modifica: XXX y 3 6 Agrega párrafo completo 7 Modifica responsables de elaboración, revisión y aprobación.

7 Página: 7 de 13 En la portada de cada documento se registra el nombre y cargo, fecha y firma de las personas que elaboraron, revisaron y aprobaron el documento. Los procedimientos generales y específicos se elaboran de acuerdo a la siguiente estructura: Objetivo Alcance Documentos de referencia Definiciones Desarrollo Responsabilidades Registros Anexos Conservación de los documentos Los documentos internos del SGC en papel se guardan en archivadores adecuadamente identificados con objeto de evitar su posible deterioro o pérdida, y sólo pueden tener acceso a ellos las personas autorizadas para tal fin y están al resguardo de la unidad Mejora Continua. Los documentos internos en formato digital a nivel organizacional se respaldan de acuerdo a las disposiciones establecidas en el procedimiento el PG-15 Tecnológico y Comunicacional 8 Los lugares o locales, destinados a la conservación de los documentos, deben reunir las condiciones ambientales adecuadas con el objeto de que estos no se deterioren durante su período de vigencia. 9 El resguardo de los documentos físicos de mantención temporal es responsabilidad de cada Jefatura, en el lugar de trabajo, tanto en las Oficinas de cada unidad, como de sus representantes en obra. En el caso de los documentos físicos de mantención definitiva, es responsabilidad de cada Gerente de Área definir la forma, lugar y el tiempo, de acuerdo a las Normativas, Garantías y políticas de la empresa, que garantice la trazabilidad del producto y los servicios entregados por cada área DOCUMENTOS EXTERNOS La normativa y legislación aplicable son documentos externos generales; es responsabilidad de cada Jefatura mantenerla actualizada, comunicar las modificaciones y enviar los documentos que la respalden a la unidad de Mejora Continua, para que actualice la normativa, se encuentra disponible en intranet y donde sea necesario su uso al interior de la organización vía mail. El control y actualización se realiza 8 Modifica párrafo, eliminando: PG-01 R005 Políticas de Respaldo 9 Modifica redacción del párrafo 10 Modifica redacción del párrafo.

8 Página: 8 de 13 mediante el PG-01 R003 Listado de legislación y normativa vigente por parte de la Unidad de Mejora Continua, quien tiene la responsabilidad de actualizar, subir a intranet e informar y distribuir vía mail a los que requieran la información actualizada. Los medios para mantener actualizada la Normativa y Legislación serán a través del Diario Oficial, Cámara Chilena de la Construcción, suscripciones a revistas técnicas, páginas web de entidades competentes, pagina web de la Cámara del Senado y Unidad Fiscalía. A su vez, Fiscalía se encuentra informada permanentemente de cambios en la legislación y normativa vigente que afecte el desarrollo comercial, constructivo y al ámbito administrativo de la empresa, los que comunica de manera oportuna a las Gerencias y Jefaturas respectivas, de acuerdo con su alcance. 5.4 ACTUALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos internos vigentes se encuentran disponibles en la intranet y es tarea de cada responsable de proceso actualizar por lo menos una vez al año e informar de la nueva versión actualizada al Jefe de Mejora Continua, quien gestiona la actualización de dichos documentos en la intranet, además de comunicar vía a todas las áreas que están involucradas cuando se aprueba un documento con nueva versión. La actualización de los documentos del SGC se realizara de acuerdo al detalle indicado en la tabla del Pto Elaboración y aprobación ARCHIVO DE DOCUMENTOS El Jefe de Mejora Continua, mantiene un respaldo físico de todos los documentos internos que se encuentran disponibles en la intranet. Asimismo mantiene archivada una edición de las versiones Anulado 12 de cada documento interno, contando de esta forma con la evidencia histórica del documento, la cual debe evidenciar su estado de documentos anulado, de acuerdo a las disposiciones del capítulo 5.8. del presente procedimiento. 5.6 REGISTROS Identificación de los Registros Los registros se identifican como sigue: En el encabezado de página a través de: 11 Modifica párrafo y elimina tabla, uniéndola a la del Pto Modifica Anulado

9 Página: 9 de 13 Logo de la empresa: En los casos en que los formatos son dispuestos por Maestra Nombre: nombre de acuerdo a la actividad a que se refieren En el pie de página a través de: Código: señala el código interno asignado al documento Revisión: versión del documento partiendo desde 0. Fecha: fecha en la que se aprobó el documento La codificación de los formatos de los registros deberá considerar la siguiente estructura AA-BB-Rxxx, donde AA-BB corresponde al código del documento del que emana el registro en cuestión y xxx corresponde al correlativo, el cual comienza a partir de uno (1) y se reinicia con cada cambio de documento, todo según el siguiente ejemplo: 13 PE-03 R002 / r02 / Diciembre 2010 El nombre del archivo electrónico tendrá el esquema: {código} {nombre del registro} r {número de revisión} {fecha}, por ejemplo: PE-03 R002 Bitácora de mantenimiento r Elaboración de los Registros Cada registro es elaborado en formato físico y/o digital, asociado al documento que lo rige, cuando exista. Los registros son claros, legibles y están identificados con el producto o actividad a que se refieren, además de identificar la revisión. Asimismo, incorporan información relativa a la fecha de emisión Conservación de los Registros Durante su utilización, los registros en papel se conservan en archivadores adecuadamente identificados con objeto de evitar su posible deterioro o pérdida, y sólo pueden ser recuperados por las personas autorizadas para ello. Los registros deben ser impresos o completados con lápiz pasta y con letra clara y no pueden ser soportados en papel térmico. Los registros del SGC deben ser almacenados y dispuestos según lo indicado en el PG-01 R002 Listado de registros Vigentes del SGC Modifica redacción párrafo. 14 Agrega párrafo completo 15 Elimina: y a la identificación de las personas implicadas en su generación 16 Modifica párrafos: Los registros específicos que demuestren la conformidad de los trabajos en obra, son mantenidos en las obras durante su ejecución y, una vez terminadas las mismas, son preparados por el Profesional Administrador de Obra y enviados a cada responsable de área para su resguardo de acuerdo a los plazo legales y estipulados en cada área a la organización según la normativa vigente, para ser almacenados en forma permanente y lo indicada en PG-01 R002 Listado de registros Vigentes del SGC y Los registros del SGC deben ser almacenados durante el tiempo indicado en el PG-01

10 Página: 10 de 13 Los documentos internos en formato digital se respaldan de acuerdo lo establecidas en el PG-15 Soporte Tecnológico y Comunicacional. 17 Los lugares o locales destinados a la conservación deben reunir las condiciones ambientales adecuadas con objeto de que no se deterioren durante su período de vigencia, el resguardo de la documentación en forma definitiva es responsabilidad del área de Administración y Finanzas, por el periodo indicado en el registro PG-01 R002 Listado de registros Vigentes del SGC columna Disposición Final, después de lo cual serán eliminados en los 12 meses siguientes de terminado el plazo ahí determinado. 18 En el caso de que se establezca por contrato un período de conservación diferente para cualquiera de ellos, éstos se mantienen a disposición del cliente durante el período de tiempo estipulado. Asimismo, si el cliente establece por contrato la entrega de alguno de los registros, se hará lo solicitado y se registrará en un acta de entrega, manteniendo copia de lo entregado. 5.7 PLANOS Identificación de Planos Los planos generados por la Unidad de Arquitectura, se identifican por la siguiente información de la viñeta: Nombre de proyecto Número de lámina Revisión, identificación con número partiendo desde 0, se le agrega un timbre digital indicando apto para construir Modificaciones identificadas sobre el plano, en fichas adjuntas y/o nubes. La revisión y aprobaciones por parte del Jefe de Arquitectura Identificación de Especificaciones Técnicas La identificación de las especificaciones se hace con: Nombre de proyecto R002 Listado de registros Vigentes del SGC. Una vez terminado dicho plazo, es constatado que ya no son requeridos y posteriormente son eliminados por parte del Jefa de Mejora Continua 17 Elimina: PG-01 R005 Políticas de Respaldo 18 Modifica párrafos: Resguardando que los lugares o locales destinados a la conservación reúnen las condiciones ambientales adecuadas con objeto de que no se deterioren durante su período de vigencia, el reguardo de la documentación en forma definitiva es responsabilidad del área de Administración y Finanzas y Los lugares o locales destinados a la conservación de registros reúnen condiciones ambientales adecuadas, con objeto de que no se deterioren durante su período de conservación, para ello Maestra cuenta con la Oficina Central y la caja de seguridad del Banco contratado para tal fin. 19 Inserta Punto 5.9 CONTROL DE PLANOS Y ESPECIFICACIONES completo.

11 Página: 11 de 13 Revisión por números partiendo desde el cero (0). La modificación será registrada en una tabla, al igual que los documentos del sistema 5.8 El Jefe de Mejora Continua realiza y mantiene actualizado los archivos PG-01 R001 Listado de documentos vigentes del SGC y PG-01 R003 Listado de legislación y normativa vigente que indican las revisiones actuales de los documentos internos y externos aplicables para las diversas áreas del grupo Maestra. Además mantiene actualizado un PG-01 R002 Listado de registros Vigentes del SGC. Los documentos vigentes del SGC y los formatos de los registros están disponibles en la intranet. Las atribuciones de los distintos perfiles requeridos para su acceso, edición, distribución y modificación, son establecidas por la Unidad de Mejora Continua, con la aprobación de las gerencias que correspondan. Cuando sea pertinente, la distribución de los documentos, al interior de la empresa, se formaliza mediante el registro PG-01 R006 Matriz de distribución de documentos, donde se deben identificar uno a uno. 5.9 CONTROL DE PLANOS Y ESPECIFICACIONES Planos Los planos generados por la Unidad de Arquitectura, se identifican por la siguiente información de la viñeta: Nombre de proyecto Número de lámina Revisión, identificación con número partiendo desde 0, se le agrega un timbre digital indicando apto para construir Modificaciones identificadas sobre el plano, en fichas adjuntas y/o nubes. La revisión y aprobaciones por parte del Jefe de Arquitectura. Cuando un plano es modificado después de ser entregado en obra, se deberá identificar esto con una nube. Además, se debe incorporar en la viñeta del plano, una descripción detallada de las modificaciones. Por último se colocará una nota explicativa numerada del cambio. Es responsabilidad del Jefe de Arquitectura o el Jefe de Estudios y Proyectos, según corresponda, transmitir estas disposiciones para los casos de los proyectos externos.

12 Página: 12 de Especificaciones Técnicas La identificación de las especificaciones se hace con: Nombre de proyecto Revisión por números partiendo desde el cero (0). La modificación será registrada en una tabla, al igual que los documentos del sistema. Será responsabilidad del Jefe de Arquitectura, transmitir estas disposiciones para los casos de los proyectos externos, para lo cual se entregara copia del PE-02 Desarrollo de Proyectos, durante la reunión de proyecto, mediante la PG-01 R006 Matriz de Distribución de Documentos 5.10 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Al introducir una modificación se aumenta en uno (1) el número que indica el estado de revisión del documento siendo cero (0) la primera revisión. Los cambios se señalan al término de la frase y/o párrafo con una nota al pie de página o una nota al final del documento, en la que se resume la modificación del texto. Toda modificación que se realice en un documento o formato para registro da origen a una nueva aprobación y distribución. Las modificaciones a los documentos y formatos para registros deben ser efectuadas por las personas que los elaboran o, en su defecto, por quienes estén autorizados para cumplir esta función. Una vez modificados son aprobados por quienes corresponda de acuerdo a lo señalado en el capítulo del presente procedimiento y la comunicación del cambio es efectuada de acuerdo a lo señalado en el capítulo 5.4. En los casos en que sea necesario retirar la documentación física anulada de los puntos de uso, ello será de responsabilidad del encargado de su distribución, acorde a la PG-01 R006 Matriz de distribución de documentos. 20 La Unidad de Mejora Continua debe mantener el original de las ediciones de la documentación del SGC, que han quedado obsoletas, durante un periodo de tres (3) años, identificando su estado mediante un timbre con la palabra ANULADO. 20 Se elimina: Las obras deberán mantener una copia vigente de los documentos del SGC, y organizar en la sección archivos de la Oficina Central los debidos respaldos históricos, timbrada con la palabra ANULADO, a cargo de la persona responsable de su archivo, durante la ejecución de la misma. Estas copias nulas no deberán formar parte de los documentos que se envíen a almacenamiento, una vez terminada la obra.

13 Página: 13 de 13 6 RESPONSABILIDADES Jefa de Mejora Continua: Elaborar, revisar, aprobar, modificar y distribuir los documentos bajo su responsabilidad. Actualizar Listados de documentos vigentes del SGC. Mantener actualizado listado de legislación y normativa vigente y registros del SGC en intranet. Mantener actualizada la documentación vigente del SGC en la intranet cada vez que los responsable de los proceso y comunicar a las áreas cuando se aprueba documento con una nueva versión. Conservar la documentación del SGC bajo su responsabilidad. Velar por la aplicación del presente procedimiento al interior de las organizaciones Maestra. Fiscalía: Identificar e informar las nuevas versiones de normativas y legislación aplicable a las actividades de Maestra. Jefaturas de Unidades: Elaborar, revisar, modificar y distribuir los documentos del SGC bajo su responsabilidad. Velar por la aplicación adecuada de la normativa y legislación vigente relativas a los proceso bajo su responsabilidad y en sus actividades. Y comunicarlas a la Unidad de Mejora Continua Gerencias: Revisar y/o aprobar los documentos del SGC de su responsabilidad y competencia. 7 REGISTROS 21 PG-01 R001 Listados de documentos vigentes del SGC. PG-01 R002 Listados de registros vigentes del SGC PG-01 R003 Listados de legislación y normativa vigente. PG-01 R006 Matriz de distribución de documentos 8 ANEXOS No Aplica 21 Elimina: PG-01 R004 Listado de registros vigentes en obra, PG-01 R005 Políticas de respaldo y Documentos de obra