CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA. PRDG-02 Enero de 6

Transcripción

1 PRDG-02 Enero de 6 1. OBJETIVO Establecer las directrices para mantener evidencia objetiva del funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión de la Calidad a través de identificar, archivar, conservar y disponer de los s de calidad. 2. ALCANCE: Aplica a todos los s de calidad dados de alta en el Sistema de Gestión de la Calidad de Universal International Services. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Representante de la Dirección: Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento. 3.2 Responsables de los Departamentos emisores de s: Controlar y conservar los s de calidad del Sistema de Gestión de la Calidad, así como vigilar que su resguardo sea en forma ordenada, evitando tachaduras o enmendaduras, así como el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este procedimiento. 3.3 Coordinador de ISO: Mantener la Lista Maestra de Registros FPRDG original en forma ordenada sin enmendaduras o tachaduras. Actualizar la Lista Maestra de Registros FPRDG Distribuir copia controlada de Lista Maestra de Registros FPRDG SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÒN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÒN DIRECCIÓN GENERAL 0

2 PRDG-02 Enero de 6 4. DESARROLLO No RESPONSABLE ACTIVIDAD 4.1 Representante de la Dirección y Responsables de los s Definen e indican cuales son los s de calidad a controlar, basados en los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. Los incluyen en la Lista Maestra de Registros FPRDG-02-01, donde se indica su código, el nombre del, núm. de revisión, tipo de archivo, el responsable de su custodia, tipo de (electrónico o papel), periodo de retención y disposición final. 4.2 Responsable del Recopila los s que se generan en su área, de acuerdo con lo siguiente: Tratándose de s diarios, los generadores de éstos los entregan al término del día al Responsable de la custodia de los s o a la persona designada por él; en caso de s eventuales o con una mayor periodicidad se entregan al término de su periodo. 4.3 Responsable del Para el control global de los s de calidad se establece lo siguiente: Identificación: La identificación de los Registros de Calidad se hará de acuerdo al código asignado (ver anexo 1), considerando que cada formato se convierte en Registro de Calidad cuando tiene datos que evidencien el trabajo realizado. Para el caso de los Registros de Calidad electrónicos, estos se identificarán con el nombre del formato, ya que se dificulta la asignación de un código. Identificables por medio del Código, Titulo y Número de Revisión (cuando aplique). Almacenamiento El almacenamiento de los Registros de Calidad se efectuará en carpetas, fólders o cualquier medio que garantice su conservación y fácil recuperación, además podrán estar en archiveros, escritorios o cajones. En el caso de s electrónicos, estos se almacenarán en medios electrónicos (cintas magnéticas, CD discos flexibles) identificando en la etiqueta el nombre del y periodo.

3 PRDG-02 Enero de 6 Protección La protección se realizará manteniendo el lugar limpio y en condiciones apropiadas para el resguardo de los documentos. Se cuenta con extintores de fuego para salvaguardar los s en papel o en medios electrónicos. Recuperación Cualquier persona puede recuperar los s siguiendo las indicaciones del personal responsable del resguardo de los documentos. Para permitir que los s sean fácilmente recuperables en los anaqueles y/o muebles de archivo se mantienen carpetas o fólders identificados con el nombre del que guardan. Los s electrónicos son protegidos y respaldados generando copia electrónica. Tiempo de retención El tiempo de retención tanto para los s en papel como para los s en medios electrónicos se define en la Lista Maestra de Registros FPRDG Disposición La disposición de los s en papel o en medios electrónicos se establece en la Lista Maestra de Registros FPRDG Los s se encuentran legibles, es decir, llenado correcto y completo de los espacios, en caso de no ser utilizado un espacio, escribir las siglas N/A (No aplica) o una raya horizontal o vertical en todo el espacio que se vaya a dejar en blanco. 4.4 Responsable del Requiere integrar un (nuevo), modificar o dar de baja uno ya existente, envía un correo electrónico en el que solicite lo propio siguiendo los lineamientos establecidos en el procedimiento Control de Documentos PRDG-01 y tomando en cuenta el resto de los documentos que deberá modificar en consecuencia (por ejemplo, el procedimiento en el que se usa o se usará el en cuestión). 4.5 Coordinador de ISO Ingresa el nuevo al Sistema de Gestión de la Calidad y lo da de alta en la Lista Maestra de Registros FPRDG indicando, entre otros, al responsable de la custodia del mismo. Nota: El ingreso a la Lista Maestra de Registros FPRDG se hace cambiando el número de revisión del en caso de que ya

4 PRDG-02 Enero de 6 existiera, en caso contrario se emite con revisión 0 (cero). 4.6 Coordinador de ISO Entrega una copia controlada de la Lista Maestra de Registros FPRDG a cada responsable. Ver procedimiento Control de Documentos PRDG Responsable del Una vez que los s de calidad cumplieron su periodo de retención, y de acuerdo a lo definido en la Lista Maestra de Registros FPRDG-02-01, los destruye o envía al archivo muerto. Fin del procedimiento. 5. REFERENCIAS: 5.1 Documentos: Código Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 Norma NMX-CC-9000-IMNC-2000 Norma NMX-R-026-SCFI-2009 PRDG-01 Documento Sistemas de Gestión de la Calidad: Requisitos. Sistemas de gestión de la calidad-fundamentos y vocabulario. (definiciones) Quality Customs Brokers Control de Documentos 5.2 Formatos: FPRDG Código Lista Maestra de Registros Formatos

5 PRDG-02 Enero de 6 6. DEFINICIONES: Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Legible: Que se permita su clara lectura. 7. ANEXOS ANEXO 1. Criterios para el diseño y codificación de los Formatos. Título: Nombre del formato que denota el propósito del mismo. Código: De acuerdo a lo siguiente: DOCUMENTO CÓDIGO DESCRIPCIÓN MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FMGC-XX F MGC XX = Indica que se trata del código de un formato. = Indica que se deriva del Manual de Gestión de la Calidad = Indica el número consecutivo del formato. Ejemplo: FMGC-03 Indica que se trata del tercer formato derivado del Manual de Gestión de la Calidad. PROCEDIMIENTO INSTRUCCIÓN TRABAJO DE FPRWW-XX-YY FITWW-XX-LL-ZZ FPR FIT WW-XX WW-XX-LL YY ZZ = Indica que se trata del código de un formato derivado de un procedimiento o una Instrucción de Trabajo. = Indica el código del procedimiento o instrucción según aplique. = Indica el número consecutivo del formato. Ejemplo: FPRVT Indica que se trata del primer formato del segundo procedimiento de Ventas. FITVT Indica que se trata del segundo formato de la tercera instrucción de trabajo derivada del segundo procedimiento de Ventas Revisión: Número consecutivo asignado al formato cada vez que este es modificado; indica el nivel o edición del formato. Un formato nuevo se emite con revisión 00 (cero).

6 PRDG-02 Enero de 6 Los responsables de revisar y aprobar los formatos son los mismos que revisan y aprueban los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. 8. CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 03 Enero 2011 Se modifican los puntos 3.1 y 3.2 y se agregan las responsabilidades del Coordinador de ISO en el punto 3.3 Se definen actividades del Coordinador de ISO. 02 Abril 2010 Se elimina del procedimiento el formato Solicitud de Creación o Modificación de Documentos FPRDG-01-01, pues éste se dio de baja del SGC 01 Junio 2009 Se ajusta el procedimiento al procedimiento real. 00 Septiembre 2006 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad.