PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS

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1 Vigente desde: Página 1 de 11 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS

2 Vigente desde: Página 2 de 11 Tabla de Aprobación del Documento Revisión Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Rev. 0 Consultor Equipo de Gestión de Calidad Representante de la Dirección Director Nacional Adolfo Artega Firma: Fecha: 27/09/2006 Rev. 1 Consultor Equipo de Gestión de Calidad Representante de la Dirección Director Nacional Dr. Rolando Cazzol Firma: Fecha: Tabla de Modificaciones Rev. Fecha Descripción de la Modificación 0 Septiembre/2006 Creación del Documento 1 Octubre/ Inclusión del punto 5.1.4, resguardo de los registros físicos. - Inclusión en el punto 5.1.6, el método de resguardo de la información electrónica y la identificación de los registros electrónicos.

3 Vigente desde: Página 3 de 11 INDICE 1. Objetivo 2. Alcance Glosario 5. Procedimiento 6. Registros Generados ANEXOS

4 Vigente desde: Página 4 de OBJETIVO El presente documento tiene por objeto establecer las actividades para asegurar y controlar que los registros generados se identifican, codifican, archivan, conservan, se mantienen accesibles y legibles como evidencia del cumplimiento de las actividades. 2. ALCANCE Se aplica a todo el proceso de emisión de certificados de exportación, desde el Inicio de trámite, pasando por el Procesamiento, hasta la emisión del certificado de exportación y su archivo en el marco definido para el Sistema de Gestión de la Calidad. 3. RESPONSABLE Todo el personal que participa en el proceso de Emisión de Certificados de Exportación Rol Aplicar y cumplir el presente procedimiento 4. GLOSARIO Registro Elemento que provee evidencia de las actividades realizadas Siglas RD RCD RCN Representante de la Dirección de Calidad de la Distrital de Calidad de la Nacional 5. PROCEDIMIENTO Los registros del SENASAG se encuentran listados en el SNG_SG_PG02/FOR01, de acuerdo a formato del anexo II.

5 Vigente desde: Página 5 de Procedimiento para la administración de Registros Se detalla a continuación las actividades a realizar Nº Actividad Descripción Los s de Calidad de las Distritales, las Nacionales y el Representante de la Dirección identifican los registros aplicables que se generen en su Distrital / Nacional / Sistema de Gestión en General respectivamente. Se considera como registro aplicable a aquellos que: Identificación de Calidad de la Distrital / Nacional Representante de la Dirección a) Se encuentran mencionados en los Documentos del Sistema ver Registros Generados (ej.: Certificados de Exportación, Libro de Inicio de Trámites). b) No se encuentran explícitamente mencionados pero proveen evidencia de la efectividad del Sistema de Gestión (ej.: Registros de Tiempos de Procesamiento de Certificados, etc.) Completan el Formulario de Listado Maestro de Registros SNG_SG_PG02/FOR01, ver anexo II. Codifican de acuerdo al anexo I Archivo (Conservación) de Calidad de la Distrital / Nacional Representante de la Dirección Los de Calidad de la Distrital / Nacional y el Representante de la Dirección son los encargados de identificar a los responsables por la conservación en archivo físico o magnéticos de los registros identificados (los mencionados responsables se registrarán en la columna RESPONSABLE incluida en el Listado Maestro de Registros SNG_SG_PG02/FOR01) asegurando su orden y cuidando de su fácil accesibilidad. Asimismo, Los de Calidad de la Distrital / Nacional y el Representante de la Dirección deben indicar en el Listado Maestro de Registros

6 Vigente desde: Página 6 de 11 SNG_SG_PG02/FOR01 el lugar de archivo en la columna Archivo (Dirección / Ubicación) Tiempo de Conservación de Calidad de la Distrital / Nacional Representante de la Dirección Los registros son conservados durante el plazo identificado por los de Calidad de la Distrital / Nacional Representante de la Dirección según corresponda y son indicados en el Listado Maestro de Registros SNG_SG_PG02/FOR01 en la columna TIEMPO DE CONSERVACION Resguardo del registro de acuerdo al Listado maestro de Registros de cada Distrital/Nacion al. Los registros en soporte físico se mantendrán en lugares especialmente destinados bajo condiciones apropiadas que garantizan la correcta identificación, almacenamiento, protección y recuperación Disposición Final s de Conservación (Archivo) indicados en el Listado Maestro de Registros SNG_SG_PG 02/FOR01. Cumplido el tiempo de conservación los registros deben ser destruidos Registros Electrónicos De acuerdo al Listado Maestro de Registros SNG_SG_PG 02/FOR01 Todos los registros del SGC (bases de datos, planillas de Quejas, planillas de NC, planillas de ACC, etc.) que se ejecuten por medios electrónicos, deben ser declarados en el Listado Maestro de Registro SNG_SG_PG02/FOR01. Los registros electrónicos declarados en dicho Listado, deben ser resguardados, protegidos y almacenados de acuerdo al Anexo III

7 Vigente desde: Página 7 de REGISTROS GENERADOS N/A Método de Codificación, anexo I SNG_SG_PG02/FOR01 Listado Maestro de Registros, anexo II Procedimiento para el resguardo y almacenamiento de los registros electrónicos, anexo III

8 Vigente desde: Página 8 de 11 Anexo I Método de Codificación CODIFICACIÓN DEL SENASAG AAA _ BBB_ CC XX/ DD YY Corresponde a la Unidad que genera el registro, éstas unidades pueden ser: Unidad de Sanidad Animal = USA Unidad de Sanidad Vegetal = USV * Se Utiliza SNG cuando es de aplicación a todas las Unidades del SENASAG Unidad de Inocuidad Alimentaria = UIA Corresponde a la abreviación que identifica el tipo de Documento que se genera, las abreviaciones se especifican abajo: Sistema de Gestión = SG Exportaciones = EXP Importaciones = IMP Corresponde a la abreviación que identifica el tipo de Documento: Procedimiento Operativo = PO Procedimiento de Gestión = PG XX: Corresponde al correlativo de acuerdo a su creación Manual = MAN Matriz = MTR Corresponde a la abreviación que identifica el tipo de Registroque se genera: Carpeta = CAR Formulario = FOR Planilla = PLA Indicador = IND YY: Correlativo de acuerdo a su creación EJEMPLO Procedimientos: SENASAG _ EXP _ PO 01 Corresponde al "Procedimiento Operativo 01", de "Exportaciones", que se aplica a todas las Unidades SENASAG _ SG _ PG 01 Corresponde al "Procedimiento de Gestión 01", del "Sistema de Calidad", que se aplica a todas las Unidades Registros: USA _ EXP _ PO 01/FOR 01 Corresponde al "Formulario 01, del "Procedimiento Operativo 01",, que se utiliza en la Unidad de Sanidad Animal USV _ EXP _ PO 01/CAR 02 Corresponde al "Carpeta 02, del Procedimiento Operativo 01", que se utiliza en la Unidad de Sanidad Vegetal UIA _ SG _ PG 01/IND 02 Corresponde al "indicador 02, del Procedimiento de Gestión 01", que se utiliza en la Unidad Inocuidad Alimentaria

9 Vigente desde: Página 9 de 11 Anexo II Listado Maestro de Registros Unidad Nacional: LISTADO MAESTRO DE REGISTROS SENASAG Jefatura Distrital: Codigo: SNG_SG_PG02/FOR01 Sanidad Animal Registro Codificación Archivo (Dirección/ ubicación) Tiempo de Conservación Formulario Planillas Carpetas Indicadores Sanidad Vegetal Registro Formulario Codificación Archivo (Dirección/ ubicación) Tiempo de Conservación Planillas Carpetas Indicadores Registro Formulario Inocuidad Alimentaria Codificación Archivo (Dirección/ ubicación) Tiempo de Conservación

10 Vigente desde: Página 10 de 11 Anexo III CONTROL DE LA INFORMACION Ubicación 1. La información puede encontrarse almacenada en: La estación de trabajo. El servidor de archivos. 2. La información almacenada en la estación de trabajo debe encontrarse en una sola carpeta (generalmente conocida como mis documentos), la cual es administrada y mantenida por el o los usuarios que utilizan el equipo. 3. El Área de Informática proveerá a los responsables de calidad de las Distritales cuentas de usuario y acceso mediante FTP al servidor Web 4. La información almacenada en la carpeta personal es de propiedad del usuario y debe ser administrada y mantenida por el. 5. El Área de Informática proveerá una carpeta pública para que los responsables de calidad de las distritales almacenen la información que es pertinente, en las siguientes direcciones: ftp:// ftp:// ftp:// ftp:// 6. La información almacenada en el servidor Web solo debe contener trabajo ya terminado. Para trabajos en desarrollo o en proceso se debe usar el almacenamiento de las estaciones de trabajo.

11 Vigente desde: Página 11 de 11 Copias de seguridad 7. Si la información se encuentra en las estaciones de trabajo, es responsabilidad de los usuarios la copia de seguridad de la misma, pudiendo pedir asesoramiento para realizar dichas copias al Área de Informática. 8. Si la información se encuentra en el servidor de Web, es responsabilidad del Área de Informática la copia de seguridad de la misma. 9. Las copias de seguridad de los registros generados por el sistema de gestión de calidad, se realizaran de acuerdo al siguiente detalle y periodicidad: Los responsables de calidad de las Distritales (cada 15 de días al servidor Web) Ej: Nombre_Descripción_Fecha.Extensión 10. Se obtendrán 1 copia de seguridad de datos en CD de forma mensual, las mismas que serán distribuidas de la siguiente manera: Archivo Informática Responsabilidades 11. Cada usuario es responsable de la información que maneja y debe tomar los recaudos necesarios para que ésta no se pierda. 12. Cualquier daño o perdida de información del computador es responsabilidad total del usuario asignado al equipo, el Área de Informática solo ayudará a recuperar la información que fuese posible y restaurar la última copia de seguridad que se realizó sobre la misma. 13. La información es el recurso más valioso de la organización y cualquier persona que sea encontrada violando, dañando, modificando o eliminando la misma de forma intencional será expuesta a las normas disciplinarias del SENASAG.