PROCEDIMIENTO DE REGISTROS

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1 Pág.: 1 de 5 PROCEDIMIENTO DE REGISTROS Control de Cambios del Documento Fecha Versión Síntesis de la Modificación Versión Nº 1 ELABORO REVISO APROBO Encargado del SGC CODIGO DEL DOCUMENTO: Versión 1 Sub Gerente de Operaciones Gerencia General Mauricio Moya Pedro Moya Mauricio Moya 01/09/ /09/ /09/2011 Ubicación: SGC/PROC.OBLIGATORIOS/CONTROL DE REGISTROS El presente documento es propiedad de MOYA Y CÍA LTDA. Su contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros. Toda impresión del documento es una copia NO CONTROLADA.

2 Pág.: 2 de 5 INDICE Ítem Materia Pág. 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABILIDADES Persona Responsable del Registro MODO OPERATIVO Creación y Modificación Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Retención y Disposición REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS... 5

3 Pág.: 3 de 5 1. OBJETIVO Establecer las pautas para mantener y proporcionar evidencia de la creación, identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros asociados al Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE Aplicable a los registros del Sistema de Gestión de Calidad de Moya y Cía Ltda. 3. DEFINICIONES Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 4. RESPONSABILIDADES 4.1 Persona Responsable del Registro. (Según Planilla de Control de Registros). Llevar el control de los registros que están a su cargo. 5. MODO OPERATIVO 5.1 Creación y Modificación Cada registro es creado por su usuario y/o responsable del proceso. La modificación correspondiente a los formatos de los registros, según corresponda, es realizada de acuerdo al Procedimiento de Control de Documentos (SGC-PR-1-V1). 5.2 Identificación Los registros son identificados con su nombre de acuerdo al procedimiento correspondiente, sin embargo los registros obligatorios son identificados con la sigla RG más su nombre. Cuando se producen cambios en estos es actualizada su fecha de creación o modificación en la Planilla de Control de Registros.

4 Pág.: 4 de Almacenamiento El lugar de almacenamiento de cada registro es según lo señalado en la planilla de Control de Registros. El almacenamiento de los registros pueden estar contenidos en medios físicos (papel) o medios magnéticos: Información relacionada con clientes, servicio prestado, viajes efectuados son centralizados y respaldados todos los días Lunes, Miércoles y Viernes por medio del servidor FTP del hosting corporativo. Para ello la empresa tiene un software corporativo de desarrollo propio (Abaco, sistema de transporte) que permite generar y administrar la información que posteriormente se centraliza y almacena en la base de datos correspondiente a cada sistema, la que posteriormente es respaldada virtualmente. Información referente a CRTs, MIC son respaldados mediante carpetas físicas permanentemente se actualiza este registro. Información de otras actividades son respaldadas mediante un disco duro externo una vez al mes. 5.4 Protección Los registros están disponibles para cualquier persona de la empresa, previa autorización del encargado del registro, encargado del SGC o de la Gerencia General, según corresponda. Los registros contenidos en medios físicos (papel) están en zonas protegidas contra la humedad o de cualquier otra causa ambiental que pueda deteriorarlos. Los registros contenidos en medios magnéticos se mantienen en zonas protegidas contra la humedad o de cualquier otra causa ambiental que pueda deteriorarlos y son resguardados de ralladuras y trisaduras o cualquier otra acción que pueda dañar la información contenida en ellos. 5.5 Recuperación La persona responsable de cada registro mencionada en la planilla de Control de Registros, es la encargada de la recuperación desde el lugar de almacenamiento. 5.6 Retención y Disposición En la planilla de Control de Registros se indica el tiempo de retención de cada registro, el cual debe ser guardado según el medio y por el período determinado

5 Pág.: 5 de 5 para su almacenamiento 1. Una vez expirado el plazo de retención de cada uno de ellos, el encargado del registro debe eliminarlos, derivarlos a bodega, o enviarlo a otro medio de respaldo de información, según corresponda a lo indicado en el ítem de disposición final de la planilla de control. 6. REGISTROS Nombre del Registro Control de Registros Responsable Encargado del SGC Representante de la Dirección Lugar de Tiempo de Almacenamiento Retención Según control de registros Disposición Final 7. REFERENCIAS ISO 9001:2008, Punto Control de Registros. 8. ANEXOS No aplica. 1 : El tiempo de almacenamiento de los registros puede estar determinado por la empresa o según requerimientos normativos y legales aplicables.