SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN SUMINISTRO DE BIENES DE CONSUMO DE ALMACEN C O N T E N I D O. 1.

Transcripción

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2 C O N T E N I D O 1. Objetivo 2. Glosario de términos 3. Normatividad aplicable 4. Alcance 5. Periodicidad 6. Responsabilidades 7. Políticas 8. Descripción del procedimiento 9. Diagrama de flujo del procedimiento 10. Anexos y registros 11. Revisión histórica VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 2/6

3 1. Objetivo Proporcionar, a través del almacén, a las diferentes Unidades Administrativas de la Secretaria, los bienes de consumo necesarios para el desempeño de sus funciones. 2. Glosario de términos DRMySG.- Departamento de Materiales y Servicios Generales perteneciente a la Coordinación de de la Secretaría..- Es el designado para encargarse de llevar a cabo una o varias actividades dentro del procedimiento. Requisición de Almacén.- Formato emitido por el Sistema de Almacén, en el que se indican las cantidades entregadas a la Unidad, y donde se recaban las firmas de conformidad de solicitud, autorización y recibo de los bienes. Sistema.- Sistema de Almacén. Secretaría: Secretaría de la Contraloría. 3. Normatividad aplicable Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Reglamento Interior de la Secretaria de la Contraloría. Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Manual General de Organización de la Secretaría de la Contraloría. 4. Alcance El procedimiento inicia con la requisición de almacén, elaborada por el personal de la Unidad Administrativa Usuaria y concluye con el registro en el Sistema de la salida de los bienes. 5. Periodicidad Durante los primeros 5 días hábiles de cada mes y en caso de que exista un requerimiento extemporáneo, se efectuará por escrito dirigido al Titular del DRMySG. 6. Responsabilidades A continuación se describen a los responsables que intervienen en el procedimiento, así como la responsabilidad específica que tienen en el mismo. : Identifica las necesidades de bienes de consumo y durante los primeros 5 días hábiles de cada mes elabora la Requisición de Almacén a través del Sistema. Titular de la Unidad : Revisa y autoriza la Requisición de Almacén, y en su caso solicita por escrito cualquier petición sobre cantidades que rebasen el máximo permitido. VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 3/6

4 : Encargado del control de las entradas y salidas de los bienes almacenados. Jefe del Departamento de Materiales y Servicios Generales: Autoriza solicitudes de materiales sobre el máximo permitido a través del Sistema, así como las requeridas de manera extemporánea. 7. Políticas Toda requisición de almacén será afectada a través del Sistema, verificando los bienes disponibles, comprometiendo la cantidad requerida. Cuando se requieran cantidades superiores a las permitidas en el Sistema, se deberá solicitar por escrito al Titular del DRMySG. Los requerimientos solicitados de manera extemporánea, deberán efectuarse por escrito al titular del DRMySG. 8. Descripción del procedimiento Responsable Titular de la Unidad Jefe del Departamento de Materiales y Servicios Generales. dependiente del DRMySG. Actividad Identifica las necesidades de bienes de consumo, y durante los primeros 5 días hábiles de cada mes elabora la requisición de almacén a través del Sistema, comprometiendo la cantidad requerida (Ver anexo I). Revisa la requisición de almacén y la autoriza a través del Sistema. Asimismo, identifica si requiere cantidades superiores al máximo permitido o si dicha Requisición es extemporánea; en esos casos realiza la solicitud por escrito al titular del DRMySG. Verifica y en su caso, autoriza las solicitudes de cantidades superiores al máximo permitido, así como las requeridas de manera extemporánea. Verifica la autorización correspondiente en el sistema y realiza la Programación de entrega dependiente del DRMySG. dependiente del DRMySG. Verifica fecha programada de entrega. Entrega al solicitante los bienes de consumo y recaba firma de conformidad en la requisición de almacén emitida por el sistema. (Ver Anexo 2) Recibe los materiales y firma de conformidad la requisición de almacén emitida por el sistema. Registra en el sistema la salida de los bienes. VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 4/6

5 9. Diagrama de flujo del procedimiento SUMINISTRO DE BIENES DE CONSUMO DE ALMACEN Administrativa Usuaria Titular de la Unidad Administrativa Usuaria Jefe del Departamento de Materiales y Servicios Generales INICIO Identifica necesidades de bienes de consumo y elabora Requisición de Almacén a través del Sistema. Revisa y autoriza la Requisición a través del Sistema. SI NO Requiere cantidades de bienes sobre el máximo permitido o requerimiento extemporáneo? Solicita por escrito al DRMySG. Verifica y en su caso, autoriza las solicitudes recibidas. Verifica autorización y realiza programación de entrega. Verifica fecha de entrega. Entrega los bienes y recaba firma de conformidad Recibe los materiales y firma de conformidad. Registra en el sistema la salida de los bienes. FIN VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 5/6

6 10. Anexos y registros Anexo I.- Requisición de Almacén (Estado: EN SOLICITUD) Anexo II.- Requisición de Almacén (Estado: ATENDIDA) FIRMAS DE CONFORMIDAD Y REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS Recibí copia Nombre y firma Fecha Departamento controlada No. 03 Lic. Ricardo Segura Estrada 15/10/2013 Representante de la Dirección 12 Ing. Yasmín Arévalo Athié 15/10/2013 (Original) 11. Revisión histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó (Puesto) 00 30/06/2010 Subdirector de de 01 17/05/2011 Subdirector de de 02 17/02/2012 Subdirector de de 03 15/10/2013 Subdirector de de Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio Primera edición Modificación en el Control de Copias Controladas Cambio de la imagen institucional (logotipo), cambio de la representante de la dirección en el control de copias controladas. Cambio de la imagen institucional (logotipo), cambio del Representante de la Dirección y se efectuaron adecuaciones al procedimiento. VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 6/6