PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTRO

Transcripción

1 CONTROL DE REGISTRO Elaborado por Paulina Fernánz Pérez Revisado por Macarena Guzmán Cornejo Aprobado por Jimena Moreno Hernánz Nombre Cargo Fecha Firma Analista la Unidad Planificación y Control Gestión Analista la Unidad Planificación y Control Gestión Jefatura División Administración y Finanzas

2 CONTROL CONTROL DE REGISTROENTOS DE DOCUMENTOS Página: 2 6 HISTORIA E IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS VERSIÓN ÍTEM FECHA CAMBIOS Se imina punto finiciones según procedimiento Control Documento Se integra registro proceso H, S y MAT Se modifica punto don se establece tiempo retención y sus excepciones. Se modifica a los responsables aborar las matrices registros los sistemas PMG y responsable su almacenamiento Letra b, se redacta mejor y se imina letra c (v5.0) porque su explicación queda contenida en letra b. Se mejora scripción lugar y responsable los registros. Se agrega letra f, que señala recuperación los registros clarados en cada documento l SGC. Se modifica formato procedimiento por actualización norma y cambio l logo Institucional.

3 Página: OBJETIVO El objetivo l presente documento es establecer la metodología para asegurar que los registros l SGC la Subsecretaria l Trabajo estén bidamente intificados, almacenados, protegidos, accesibles y legibles; así como tiempo retención y su disposición. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todo registro l Gestión Calidad y a todos los funcionarios que utilicen, manejen o mantengan registros calidad. 3. RESPONSABLES El Responsable l Procedimiento es Coordinador/a la Calidad. El Encargado/a l Procedimiento es /la Analista Planificación y Control Gestión 4. DISPOSICIONES GENERALES Es responsabilidad cada dueño PMG en SGC enviar al responsable l procedimiento Control, la tabla l anexo N 2 con la intificación todos los registros controlados su sistema, por lo tanto, responsable que ésta se encuentre actualizada y disponible en la Intranet l Subsecretaria l Trabajo. Los registros la gestión la calidad podrán ser consultados en sus lugares almacenamiento. El retiro los registros su lugar almacenamiento berá ser autorizado por responsable l área. Los registros son para mostrar la conformidad los procesos y productos finales, respecto los requerimientos especificados así como la operación efectiva l SGC. Los registros cada procedimiento ben ser intificables. Para esto se ha dispuesto uso la tabla l anexo N 1 en punto 7 cada procedimiento. Las instrucciones control y mantención serán aplicadas por los responsables cada sistema PMG l SGC.

4 Página: 4 6 Intificación: Cada sistema PMG nombra sus registros acuerdo con su uso y comprensión sus usuarios. Los registros computacionales o magnéticos necesarios para la operación normal l sistema, se almacenan en los equipos computacionales. Los registros calidad serán mantenidos disponibles para su consulta durante los períodos finidos en cada procedimiento y según formato Anexo Nº 1, que no podrá ser inferior a 1 año, con la excepción, que las siguientes Matrices podrán ser mantenidas en su versión : a) Documentos externos b) Documentos internos c). Finalizado período mantención, serán iminados l SGC por responsable l área. La recuperación los registros se realiza según lo señala punto 7 los documentos l Gestión la Calidad, que indica en su columna Almacenamiento, lugar y responsable cada registro clarado como tal. 5. HERRAMIENTA DE CONTROL Y/O INDICADOR DE GESTIÓN Este procedimiento no cuenta con indicadores gestión. 6. REFERENCIAS Requisitos Norma ISO: 9001:2008. s Gestión la Calidad Requisitos

5 Página: REGISTROS Almacenamiento Intificación Responsable Tiempo Medio Soporte Lugar y Responsable Disposición SPCG SPCG Pap / intranet SCAP SCAP Pap / intranet SAI SED SAI SED Pap Pap / intranet / intranet H, S y MAT HSMAT Pap / intranet SCCP SCCP Pap / intranet

6 Página: DESCRIPCIÓN DEL PROCESO No aplica FLUJO 9. ANEXOS ANEXO 1: FORMATO CUADRO CONTROL DE REGISTROS Almacenamiento Intificación Responsable Tiempo Medio Lugar y Disposición Retención Soporte Responsable Nombre Registro l Cargo(s) generan mantiene protegido registro que y Tiempo requerido Impreso Magnético Dón se almacena registro y responsable almacenarlo Qué se hace con registro cuando expira ANEXO 2: FORMATO MATRIZ DE REGISTROS DE... 1 Intificación Responsable(s) Tiempo Recuperación Almacenamiento Medio Ubicación Soporte Protección Disposición 1 CADA DUEÑO DE INCORPORA EL NOMBRE QUE CORRESPONDA