PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

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1 Página 1 de 9 PROCEDIMIENTO Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de LUTROMO INDUSTRIAS LTDA. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorización del Representante de la. Fecha de Vigencia: Revisión N : 04 Elaborado por: Pamela Ampuero Saavedra Encargada de Calidad Aprobado por: Javier Troncoso Anderson Representante de la

2 Página 2 de 9 INDICE 0. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDADES 4. DEFINICIONES 5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE 6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 8. REGISTROS 9. ANEXOS

3 Página 3 de 9 0. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS Rev. Nº Fecha Alcance de la Modificación Nº Página Aprobado por 00 Representante Versión inicial 01 11/04/ /01/09 Modificación en la definición de responsabilidades Se establece uso del registro: Inventario de Zona Producto No Conforme Representante 7 9 Representante de 03 14/01/10 Cambio de Logo y nombre Corporativo. Actualización de la documentación aplicada. 5 Representante de 04 07/07/2011 Definición de las acciones posteriores que tomara la empresa cuando un producto no conforme es identificado por el cliente 9 Representante de

4 Página 4 de Objetivo: Proveer los lineamientos que permitan asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. Asimismo establece los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme. 2.- Alcance: Aplica al proceso de identificación de los, en las operaciones de Lutromo Industrias Ltda. 3.- Responsabilidades: Gerente de Logística y Operaciones: Verifica las desviaciones encontradas en torno a productos no conformes. Informa y obtiene las concesiones del cliente cuando se le despachan PNC. Efectúa cálculo de indicador de gestión en despacho y lo informa al Encargado del SGC. Jefe Logística: Decide la liberación del PNC. Informa al Gerente de Logística y Operaciones la cantidad de rechazos en bodega e informa a Encargado SGC Encargado de Envasado: Registra los productos no conformes de su área, a través del registro de No Conformidades, Acción Correctiva y Preventiva, además de verificar que las operaciones de envasado de los productos cumplan con los requisitos preestablecidos. Personal de Bodega y Despacho: Responsables por identificar el PNC en su área de trabajo.

5 Página 5 de 9 Ejecutivos de Ventas: Recopila información de reclamos de clientes provenientes de los PNC, efectúa el cálculo de indicador y lo informa al Encargado del SGC. 4. DEFINICIONES: No aplica 5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE ISO 9001:2008 Identificación de Requisitos de Productos Factura Guía de Despacho Boleta Sistema Enterprise 6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO No Aplica. 7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Identificación de un producto no conforme en el Proceso de Envasado: El PNC del proceso de envasado se identifica cuando los productos correspondientes han dejado ésta área y han sido almacenados o están en preparación para ser despachados. Su identificación corresponde al personal de bodega y de despacho, quienes informan de la situación al Jefe de Logística y Distribución, quien a su vez informa al Encargado de Envasado para que registre esto como una No Conformidad en el respectivo Registro de NC. Se considera como no conforme cuando un producto no cumple con alguno de los siguientes parámetros:

6 Página 6 de 9 Embalaje, pesaje, etiquetado y cualquier otra especificación que no cumpla con los requisitos del cliente, registrados en la nota de venta, factura, boleta y/o guía de despacho. Los requisitos de cada producto se encuentran definidos en la intranet Lutromo. 3.2 Tratamiento del PNC en el proceso de Envasado Reproceso: Se realiza cuando el defecto identificado en el producto puede ser corregido mediante el reproceso o una nueva ejecución del proceso ejemplo: faltó que se realizara alguna acción en el envasado como pegado de etiqueta o el producto fue mal etiquetado o mal envasado, entre otras cosas. La forma de corrección consta del reenvasado del producto o volver a etiquetar el embalaje o envase; acción realizada por la sección de envasado, supervisada y verificada por el Encargado de Envasado con el fin de confirmar que se han cumplido los requisitos. El Encargado de Envasado registra estos PNC en el Registro de No Conformidades, Acción Correctiva y Preventiva. En el caso de que un producto quede inutilizable será dispuesto en la bodega Producto no conforme (bodega 902) e identificado como producto no conforme. Una vez que se registre el número de cantidades defectuosas, será informado al Gerente de Logística y Operaciones para decidir si se cursa una no conformidad. La decisión sobre la característica de inutilizable para un producto, recae en el Jefe de Logística y Despacho. Identificación de un producto no conforme en área de Bodega Todo producto dañado en su embalaje o que su composición física o química haya sido alterada por manipulación inadecuada o mal almacenamiento, corresponde a un producto no conforme, para el cual se llena el registro No Conformidad Acción Correctiva y Preventiva.

7 Página 7 de 9 El Jefe de Logística, según el estado del producto dañado, decide si procede realizar un reenvasado del producto o sólo su disposición en la bodega de mermas. Identificación de un producto no conforme en el Proceso de Despacho Estos PNC son identificados cuando están siendo cargados, segregados o en cualquier otra actividad posterior al almacenaje y antes de la entrega al cliente, en estos casos, se llena el registro No Conformidad Acción Correctiva y Preventiva. El Jefe de Logística, según el estado del producto dañado, decide si procede realizar un reenvasado del producto o sólo su disposición en la bodega de mermas. Tratamiento del PNC en el proceso de Despacho El PNC se debe tratar bajo una de las siguientes formas: a) Reparación: Se realiza cuando el defecto del producto puede ser corregido en el acto por personal de bodega. Si el producto no puede ser reparado o corregido, se consideran las indicaciones del punto b) (siguiente). b) Reemplazo de producto: Si el producto no puede ser corregido, se procede a cambiar el producto por otro de igual característica. Si el producto no puede ser reemplazado, porque no existe stock en bodega, se consideran las indicaciones del punto c) (siguiente). c) Liberación: El Gerente de Logística y Operaciones o quien éste designe en su ausencia, autoriza bajo concesión del cliente, la entrega del producto que no cumple con algunos de sus respectivos requisitos. Esta concesión queda registrada en la factura o boleta de venta, mediante una breve explicación de la desviación del producto y la posterior firma de aprobación del cliente. Para efectuar esta

8 Página 8 de 9 concesión, el cliente ha sido informado previamente de la situación de desviación. Todo producto ingresado a Zona Producto No Conforme, debe quedar detallado en el Inventario de Producto No Conforme, su ingreso, causa de su ingreso, código, su liberación o eliminación. Producto No Conforme identificado por el cliente Corresponde a un producto no conforme identificado por el cliente u originado en dependencias del cliente, dadas, entre otras, las siguientes situaciones: a) tiempo de entrega del producto fuera de lo solicitado o especificado por el cliente (superior a 48 horas desde la emisión de la factura), cantidad y producto fuera de requisitos, error en la facturación entregada al cliente y/o documentación adjunta incompleta. b) características del producto fuera de las especificaciones acordadas, publicitadas o facturadas. c) rendimiento del producto por debajo de las características especificadas. El producto es ingresado a Zona Producto No Conforme en nuestras bodegas, y de acuerdo a la situación es revisada por jefe de bodega, jefe técnico o vendedor técnico el cual analiza la causa de su ingreso, verifica su estado y define si el producto debe ser analizado en laboratorio, será liberado o eliminado. Producto No Conforme identificado por Lutromo en poder del cliente Si se identifica un producto por número de lote o número de serie y se sabe que este corresponde a un producto no conforme (por información interna o de los proveedores), Lutromo comunicará a la brevedad la situación al cliente con el fin que suspenda su uso y negociará la forma de reposición de los productos.

9 Página 9 de REGISTROS Identificación No conformidad Acciones Correctivas y Preventivas Inventario Zona Producto No Conforme Almacenamiento Intranet Lutromo Red Lutromo Tiempo de retención Indefinido Indefinido Indexación Llenado Disposición Por número correlativo Por Actualización Según corresponda Según Corresponda No Aplica No Aplica 9.- ANEXOS No Aplica