DOCUMENTO NO CONTROLADO

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1 PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT Página 1 de 11 El presente documento es propiedad exclusiva de CTS Turismo. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General. Elaborado por Revisado por Aprobado por FECHA NOMBRE Y CARGO FIRMA Humberto Paz de Allotment Valeska Teperino Gerente de Brasil Julia Mondaca Gerente Marketing y Productos

2 PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT Página 2 de 11 INDICE 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES Gerente de Marketing de Allotment Ejecutivos de Venta DEFINICIONES MODO OPERATIVO Convenios y asignación de Allotment Gestión de Allotment INDICADOR REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 6

3 1. OBJETIVO PROC-MP-AT-001 PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT Página 3 de 11 El objetivo de este procedimiento es entregar la forma de operación para disponer de habitaciones pre-bloqueadas para CTS e ingresarlas en SOPTUR. 2. ALCANCE Se aplica para todas las reservas de habitaciones operadas con Allotment. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente de Marketing Es responsable de Negociar con los hoteles y establecer convenios de Allotment Asignar Allotments especiales a clientes específicos. 3.2 de Allotment Es responsable de Incorporar en el SOPTUR los nuevos convenios de Allotment. Informar a hoteles diariamente informe de reservas. Mantención de Allotment en SOPTUR, de acuerdo a información de hoteles 3.3 Ejecutivos de Venta Son responsable de Hacer las reservas por Allotment en el sistema SOPTUR Anular o modificar los cambios que se puedan producir después de haber informado las reservas con Allotment a los respectivos hoteles. 4. DEFINICIONES ALLOTMENT: Habitaciones pre-bloqueadas con algun proveedor de un cupo permanente de habitaciones a CTS las que son ingresadas en sistema SOPTUR SOPTUR: Sistema operativo utilizado para generar cotizaciones y reservas, su registro y operación. DEADLINE-RELEASE: Fecha limite para informar reservas tomadas por sistema. BLACK-OUT: Fechas especificas en que el hotel no otorga Allotment.

4 5. MODO OPERATIVO PROC-MP-AT-001 PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT Página 4 de Convenios y asignación de Allotment En el mes de Mayo de cada año se negocian y se solicitan los Allotments a Hoteles, para el siguiente año, según convenio de Allotment FORM-MP-AT-001. Cuando se reciben los contratos de cada hotel se establecen en el documento de convenio FORM-MP-AT-001, luego se ingresan a SOPTUR, completando la información recibida: Tipo de habitación, release o dead line, disponibilidad y fechas programadas como Black- Out. Tambien se ingresa esta información en planilla general de Allotment DOCU-MP-AT-001. Se asignan Allotments especiales a algunos clientes, quedando el restante del Allotment para ser usado por CTS. Esta información es ingresada en planilla general de Allotment DOCU-MP-AT-001 para su registro. Los hoteles durante el año pueden enviar cierre de ventas como Black- Out, al no tener disponibilidad en ciertos períodos. La información debe venir mediante a la persona encargada de Allotment para hacer el cierre. Una vez hecho el cierre se informa al Hotel las posibles reservas que pudiesen estar tomadas por los ejecutivos en ese momento. 5.2 Gestión de Allotment Diariamente los ejecutivos de ventas realizan reservas de Allotment por SOPTUR, posteriormente, el encargado de Allotment chequea las reservas tomadas por Allotment e informa a los respectivos hoteles, de acuerdo al dead line impuesto por cada Hotel. En el caso de producirse una modificación o anulación para reservas ya enviadas al hotel, es de responsabilidad de operaciones solicitar al hotel hacer dicha modificación o anulación PROC-OP-FF-001. En el caso de no estar enviada al Hotel, los ejecutivos podrán hacer la modificación o anulación internamente en Soptur. 6. INDICADOR Proceso Clave Indicador Rango de aceptación Frecuencia de Medición Reservas Nº Allotment utilizados/ Nº Total Allotment contratados *100 20% Semestral

5 7. REGISTROS Identificación del Registro Convenio Allotment Mail cierre de fechas Mail con reserva enviado al hotel Mail con Confirmaciòn enviada por el hotel Planilla general de Allotment Código No aplica No aplica No aplica FORM- MP-AT- 001 DOCU- MP-AT- 001 PROC-MP-AT-001 PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT Página 5 de 11 Responsable Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición final Soporte D:/Allotment/ Pc Documentos/ Contrato 1 año Alotment Se elimina Digital Pc Outlook carpeta Stop 1 año Sale Se elimina Digital Pc Outlook Allot. Enviados Año Se elimina Digital Pc Outlook Allot. Recibidos Año Se elimina Digital Pc Z:Allotment 1 Año Se actualiza Digital 8. REFERENCIAS NCH 3067, Sección 6.2 Reservas y Ventas ISO 9001:2008, Sección Proceso de Compra ; Información de las Compras ; Verificación de los Productos Comprados Procedimiento de Operaciones Receptivo (PROC-OP-FF-001) 9. ANEXOS I. Planilla contratos Allotment II. Flujo procedimiento de Allotment III. Imagen informe de reservas enviadas al hotel IV. Imagen convenio Allotment V. Imagen mail de hotel por cierre de fechas.

6 10. CONTROL DE CAMBIOS PROC-MP-AT-001 PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT Página 6 de 11 VERSION FECHA MODIFICACIONES V En el punto 5.1 se indicó el tipo de habitaciones del hotel y fecha del black out Se eliminó En el caso de producirse una modificación o anulación DE LAS RESERVAS FUERA DE RELEASE (informadas por allotment) es responsabilidad de operaciones solicitar al hotel hacer dicha modificación o anulación. V Se modificó el punto 2 de Alcance Se completó la definición de Black Out en el punto 4 Se modificó la Recuperación del Mail Cierre de Fechas en el punto 7. Se agrego Mail con Reserva enviado al hotel y Mail con Confirmación enviada por el hotel a la Tabla de Registros. V Se modifico el Indicador de un 15% (versión 03) a un 20 %, Correspondiente al punto 6.

7 PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT Página 7 de 11 ANEXOS I. Planilla contratos de Allotment DOCU- MP- AT- 001

8 PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT Página 8 de 11 II. Flujo Procedimiento

9 PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT Página 9 de 11 III. Imagen informe de reservas enviadas al hotel

10 PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT Página 10 de 11 IV. Imagen convenio Allotment FORM- MP-AT- 001

11 PROCEDIMIENTO DE ALLOTMENT Página 11 de 11 V. Mail de hotel por cierre de fechas