SGC.OBL.02 Control de Registros

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1 SGC.OBL.02 Página: 1 de 6 Vers. Fecha Preparado por: Analista de Recursos Humanos Historia e Identificación de los Cambios Revisado Aprobado Cambios Efectuados por: por: Se modifica el procedimiento definido a fin de respaldar los registros de Se incorpora como registro del procedimiento la Matriz de. Se modifica el del procedimiento de Se elimina indicador de gestión del procedimiento de Se actualiza referencia Norma ISO 9001: de Se incorpora término cuando corresponda. Se modifica matriz Historia e Identificación de los Cambios, la que hará referencia a los cambios realizados en el año anterior y al año en curso, de acuerdo al procedimiento SGC.OBL.01 Documentos. Se eliminan Definiciones: Registro Interno y Registro Externo.

2 OBJETIVO Página: 2 de 6 El objetivo del presente documento es establecer la metodología para asegurar que los registros del Sistema de Gestión de DIFROL estén debidamente identificados, almacenados, protegidos, accesibles y legibles; así como establecer la eliminación, los tiempos de y su disposición. 1. ALCANCE El procedimiento se aplica a todos los registros que son parte del Sistema de Gestión de DIFROL y a todo el personal que utilice, maneje o mantenga registros incluidos en el SGC. 2. RESPONSABLES PROVEEDORES USUARIOS CLIENTES Cualquier integrante del SGC Cualquier integrante del SGC de llenar los registros Organismos externos Organismos externos calidad 3. DEFINICIONES Registro: Se entiende por registro, a todos los documentos generados como resultados de un proceso y/o durante la ejecución de una acción, con fines de dejar una constancia de que dicha acción fue realizada y conservar sus resultados para posterior análisis. El término registro se refiere a informes, formularios, correspondencia y cualquier otra documentación que registre resultados obtenidos o proporcione evidencia de actividades realizadas. Dicho registro puede emitirse en forma de copia impresa, en medios electrónicos u otros, estableciéndose en cada caso los respaldos necesarios. 4. INDICADOR DE GESTIÓN (IG) No aplica. 5. REFERENCIAS Norma ISO 9001:2008.

3 6. REGISTROS Página: 3 de 6 Identificación Matriz de Responsable (s) procedimiento Tiempo Soporte Responsable PC 3 años Digital / Control de Eliminar

4 Página: 4 de 6 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES INICIO Necesidad de registrar resultados o evidencias Identificar el formato a utilizar para registrar en caso de que exista El usuario tiene la necesidad de registrar un resultado o una evidencia, debe utilizar el documento de formato establecido en el procedimiento y/o instructivo cuando corresponda. Usuario del sistema que detectó la necesidad Registrar información Registro Los resultados o evidencias deben ser registrados, garantizando que la información sea legible. Usuario del sistema que detectó la necesidad Almacenar registro El registro debe almacenarse en el lugar y por el tiempo que corresponda, según Matriz de indicada en el punto 7 del procedimiento o instructivo correspondiente. El criterio establecido para determinar el tiempo de y disposición de los registros es el siguiente: - Retención 1 año: los registros operativos del sistema. eliminar; Retención 3 años: los registros relativos a la gestión del sistema. eliminar; Retención 5 años: los registros de carácter legal. Archivo Nacional. Responsable de almacenar según Matriz de Proteger el Registro El de almacenar el registro debe protegerlo según su medio de lugar de almecenamiento, para garantizar que este sea recuperable para su uso y/o anáilsis posterior. El respaldo de los registros será efectuado por la Unidad de Informática del Servicio, conforme a su Politica de Seguridad. Responsable de almacenar según Matriz de 1 2

5 Página: 5 de 6 ENTRADAS ACTIVIDADES RESULTADOS / NOTAS RESPONSABLES 2 1 NO El de almacenar el registro debe preocuparse de mantener el registro bajo las condiciones definidas en la Matriz de Responsable de almacenar por el tiempo especificado como tiempo de. el registro Vence el tiempo de? SI Cumplido el periodo de almacenamiento, el debe disponer del registro según la acción definida en la columna. Responsable de almacenar el registro del Registro Revisión trimestral de contenidos en la Matriz de Control de Proceso Trimestralmente, previo a la remisión del Informe de proceso, el l procedimiento efectuará una revisión de los registros contenidos en la Matriz de, a fin de verificar el cumplimiento de éstos. Actualizar Matriz de El dueño del proceso " ", deberá actualizar la Matriz de ( documento controlado), cada vez que se requiera generar, modificar o eliminar un registro. FIN Criterio de Éxito: debidamente identificados, almacenados, disponibles, protegidos y legibles.

6 ANEXOS Anexo Nº 1 Página: 6 de 6 Formato Matriz de Identificación Proceso Código del Proceso (A) Identificación Nombre del Registro (B) Responsable(s) Cargo(s) que genera el registro (C) Tiempo Tiempo requerido (D) Soporte Impreso y/o Magnético (E) Responsable Dónde se almacena el registro y de almacenarlo (F) Qué se hace con el registro cuando expira