Identificación y Preservación. Versión Vigente No. 01. Fecha: 21/08/09

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1 Identificación y Preservación PROCEDIMIENTO Versión Vigente No. 01 Fecha: 21/08/09

2 Versión vigente No. 01 Fecha: 20/08/09 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos No aplican para este procedimiento 9. Revisión Histórica

3 1. Propósito Establecer los lineamientos generales para el control de la identificación y preservación de documentos propios y de usuarios, utilizados en los distintos procesos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). 2. Alcance Este procedimiento debe ser observado y aplicado por todas las áreas de la UAEM que formen parte del SGC. 3. Responsabilidad y autoridad 3.1 Es responsabilidad de las áreas que participan en los procesos, la implementación de este procedimiento y la conservación de los registros generados en la aplicación del mismo. 3.2 Las áreas que participan en los procesos tienen las siguientes responsabilidades: Implementar cuando aplique cualquiera de los requisitos declarados en este procedimiento Consultar con la DODA en caso de duda o extensión sobre la aplicación. Los requisitos declarados en el punto 4 de este documento se aplicarán en los espacios conforme la operación del mismo El cumplimiento de los requistos declarados y adoptados por cada proceso deben declararse en los procedimientos de los procesos y auditados en los distintos tipos de auditorías. 3.3 El Jefe del Depto. del SGC resolverá aquellos casos en que no se identifique con precisión el cumplimiento aplicable de los requisitos declarados. 4. Normatividad aplicable Norma ISO 9000:2005 Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario. Norma ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos Apartado 7.5.3, 7.5.4, del Manual de calidad de la UAEM. NOTA: en el apartado de políticas del procedimiento, los requisitos declarados en la normatividad ISO 9001:2008 se escriben con NEGRITAS y declarándose a continuación el cumplimiento en la UAEM.

4 5. Políticas IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD ( Requisito 7.5.3) 5.1 Cuando sea apropiado, la UAEM en sus distintos procesos IDENTIFICA el producto (Documentos del proceso) por medios adecuados a través de toda la realización del proceso Cada proceso debe de identificar cada uno de los registros internos del proceso, con base a lo declarado en los procedimientos de Control de documentos y Control de Registros El control de la identificación de los mismos será a través de la Lista Maestra de Documentos emitida para cada proceso Los documentos y registros para su identificación; deben de realizarse con base a los establecido en el Instructivo para la elaboración de documentos del SGC ( Véase Procedimiento de control de documentos) 5.2 La UAEM debe identificar el ESTADO del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y medición El estado del producto determina la conformidad o no del mismo, por tal motivo se establece que cada proceso determine el medio por el cuál las actividades de validación de los documentos para cada etapa del proceso, lo anterior para evitar que estos se pasen a la siguiente etapa o usuario sin cumplir con algún requisito Los medios que pueden utilizarse, pero no son limitativos, son: a) Sellos b) Firmas c) Color de documentos d) Check list o lista de verificación. e) Expedientes completos, f) Otros ( Determinar cuáles en las TEP) Los medios establecidos deben de definir claramente la aceptación o no de los documentos El estado de los documentos debe de quedar establecido en el(los) procedimiento(s) del proceso o en la tabla TEP en la columna de validación. 5.3 Cuando la TRAZABILIDAD sea un requisito, la UAEM debe controlar y registrar la identificación única del producto Cada proceso que requiera de la trazabilidad como un requisito por así ajustarse a las necesidades del proceso y su operación, debe de determinar los medios aplicables y así declararlo en los Diagramas de Bloques respectivos, pudiendo ser: a) No. De Oficio b) No. De referencia

5 c) Control por fecha d) Control por convenio e) Otro medio declarado en su procedimiento NOTA: El objetivo de la trazabilidad consiste en que en caso de alguna aclaración, dudas, no conformidades u otra condición aclaratoria, la historia pueda ser mostrada a través de los registros establecidos, de tal manera que puedan determinarse la causas de no conformidad o las aclaraciones necesarias. PROPIEDAD DEL CLIENTE (Requisito 7.5.4) 5.4 La UAEM debe de cuidar los bienes que son propiedad del cliente, mientras estén bajo el control de la Institución o estén siendo utilizados en los procesos, para su utilización o incorporación dentro del producto. Las actividades por las que la UAEM cumple con el control de los bienes propiedad del cliente ( Incluyéndose la propiedad intelectual y los datos personales cuando apliquen) son: IDENTIFICACIÓN: Los documentos necesarios para la operación de los procesos que son propiedad del cliente y necesarios para la operación deben ser identificados en: La lista maestra de documentos del proceso, los diagramas de bloques de los procedimientos. Cada documento declarado debe de llevar la leyenda Externo identificándose en la lista maestra de documentos en el nivel que aplique, pudiendo ser de los niveles IV o V VERIFICACIÓN: Los documentos propiedad del cliente, deben de ser verificados para ponderar su estado (Cumplen o no con los requisitos). En caso de que los documentos no cumplan con los requerimientos debe de procederse conforme a 5.5 de este documento PROTECCIÓN: Se deben establecer en cada proceso los medios en los cuales los documentos propiedad del cliente se protegen, pudiendo ser: a) Impresos: Aplicando los requisitos del procedimiento control de registros. b) Electrónicos: Estableciendo los medios de protección a los mismos: Control de vacunas, Respaldos, USB, confidencialidad, claves de acceso, limitación a usuarios, etc.

6 5.4.4 SALVAGUARDARSE: Cada documento propiedad del cliente debe de almacenarse ajustándose a los requisitos para: a) Impresos: Aplicando los requisitos del Procedimiento Control de Registros b) Electrónicos: Contando con carpetas específicas para los documentos, rutas de acceso, respaldos en servidor o PC s, entre otros. NOTA: Los medios establecidos para la protección y salvaguarda deben de quedar establecidos en las tablas TEP, así como los responsables por cada etapa de proceso. 5.5 Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que de algún modo se considere inadecuado para su uso debe ser registrado y comunicado al cliente Cada proceso debe de establecer la metodología y medios para que la verificación de los documentos propiedad del cliente en la recepción o durante el proceso, si a estos les ocurriese alguna situación de no conformidad, esta sea resuelta oportunamente La metodología y medios debe quedar establecida en los procedimientos de cada proceso. PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO (Requisito ) 5.6 La UAEM debe preservar la conformidad del producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto, para mantener la conformidad con los requisitos Es política de la UAEM el que todo producto (Documentos propios y del cliente), sean conservado a través de los medios establecidos en los procedimientos para cada proceso Lo anterior es aplicable hasta para las actividades de entrega fuera del entorno de cada proceso, durante el proceso (Si aplica) y las actividades durante la recepción.

7 5.7 La preservación debe incluir cuando aplique: IDENTIFICACIÒN: Cada proceso cuando aplique debe de determinar los medios para la identificación del producto. Pudiendo ser entre otros: a) Remitente b) Destino c) Horarios de recibo del usuario d) Nombre usuario e) Teléfonos MANIPULACIÒN: De aplicar (Dependiendo del tamaño, tipo de contenedor, distancia, documentos que integran el producto, etc.), se debe de indicar en el exterior del contenedor las precauciones de manejo, protección de información electrónica, Acuses de recibo, o Leyendas con causas por las cuales el documento no se pudo entregar, tales como: a) No se encontraba el destinatario b) No hubo persona que recibiera c) No contestaron el teléfono referenciado d) Otra causa ( Especificar) ALMACENAMIENTO: Durante el uso de los documentos debe de establecerse los medios de almacenamiento necesarios para asegurar la preservación del producto. Los medios pueden ser entre otros: a) Impresos: Ajustarse a los requisitos declarados en el Procedimiento de control de registros. b) Electrónicos: Establecer Carpetas especificas, por: Usuario, Expediente, Número, fechas, convenios, proyectos, etc, con rutas de acceso y respaldos previniendo virus, daños en CPU`s, PROTECCIÒN: Cuando el producto requiera de ser enviado fuera de las instalaciones del procesos por cualquier medio, debe de establecerse la forma en la cual el (Los) Documento(s), deben de ser protegidos Físicamente: (Bolsas de plástico, sobres, fólderes, carpetas, acuses de recibo, etc), Electrónicamente: (Privacidad de correos electrónicos, confidencialidad, password, contratos previos, penalizaciones, etc) 6. Diagrama de bloque del procedimiento No aplica para este procedimiento

8 7. Glosario Propiedad del cliente: Documentos no originados en los procesos, sino requerimientos que cumplen los usuarios o proveedores. No Conformidad: Incumplimiento a un requisito interno o externo Producto: Entregables de un proceso (Documentos que reflejan el cumplimiento a lo ofrecido) Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración NOTA: Al considerar un producto la Trazabilidad puede estar relacionada con: El origen de los insumos o partes La historia del procesamiento La distribución y localización del producto después de su entrega Información: Datos que poseen significado Documento: Información y su medio de soporte NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan documentación. NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). Especificación: Documento que establece requisitos NOTA Una especificación puede estar relacionada a actividades (por ejemplo, procedimiento documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo/prueba, o a productos (por ejemplo, una especificación de producto, una especificación de desempeño y un plano). Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

9 Formato: Es el documento que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable. Actualizar: Característica que se le otorga a la renovación continua de los trabajos de una organización o sistema. Aprobar: Característica de consentimiento que se le da a una actividad o trabajo realizado. Visto bueno. 8. Anexos No aplican para este procedimiento 9. REVISION HISTORICA. Número de versión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Coordina dor SGC 01 21/08/09 Jefe del Departa mento del SGC Reaprobado (Puesto) Director DODA Director DODA Descripción del cambio Primera edición Se modificó la Normatividad aplicable y el texto en el que se hacía referencia a la norma ISO 9001:2000, para quedar en ISO 9001:2008 por la actualización de la Norma. Se adecuaron lo apartados, 5.2.4, 5.4, 5.6.