PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO CONTROL DE Elaboró Revisó Aprobó Daniel Hernández Cedillo María Pilar Sánchez Aranda María Pilar Sánchez Aranda Gerente General Gerente General

2 1. Objetivo. Establecer los lineamientos para identificar, almacenar, proteger, accesar y recuperar los registros generados por las actividades descritas en el Sistema de Gestión de Calidad de Autos Elegantes, S.A. de C. V., así como establecer su tiempo de y disposición. 2. Alcance. Este procedimiento es aplicable a todos los registros que son generados y utilizados en los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de Autos Elegantes, S.A. de C. V., y establecido el alcance en el Manual de Gestión de Calidad vigente de la misma Organización. 3. Documentos de referencia. Norma Mexicana IMNC ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad, requisitos Manual de Gestión de Calidad Procedimiento Elaboración y control de documentos 4. Descripción de las actividades. 4.1 Generalidades. Los registros son evidencias para determinar el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión de Calidad, así como la conformidad con los requisitos especificados en el mismo. En los diferentes documentos del Sistema de Gestión de Calidad, se especifican los registros necesarios que se utilizan para mostrar evidencia de la realización de las actividades descritas. Los registros que son establecidos en la documentación del SGC, son controlados a través de la Lista maestra de control de registros y de acuerdo a las siguientes disposiciones en cada uno de los Mapas de procesos de Gestión, operativos, de apoyo y Procedimientos, como el siguiente ejemplo: Lista maestra de distribución 2 años Eliminación Todos aquellos registros que se encuentren mencionados en instructivos deben controlarse a través de la Lista maestra de control de registros para identificar la vigencia de los documentos y aplicar las mismas disposiciones. Todos aquellos registros que cuenten con datos de Clientes externos deben controlarse tanto en su identificación, almacenamiento, protección, acceso, como en su eliminación de acuerdo a lo establecido en el Instructivo de preservación de la propiedad del Cliente, lo establecido en este mismo procedimiento y en el Procedimiento Elaboración y control de documentos.

3 4.2 Identificación. El personal de Autos Elegantes, S.A. de C. V., que generen registros debe asegurarse que los registros definidos, incluyan el nombre completo del registro para su identificación. Así mismo debe cumplirse lo establecido en el Procedimiento Elaboración y control de documentos en cuanto a su creación. 4.3 Legibilidad. El personal responsable de generar registros debe seguir los siguientes lineamientos para que los registros sean legibles: Deben escribirse con tinta, para evitar que la información se borre. Sean claros (escritura con letra de molde) para las personas que los usan. Se coloquen de forma correcta todos los datos que indique el formato. Estar en formatos correctamente impresos y de óptima resolución (claridad), sin tachaduras y/o enmendaduras y no ser hoja reciclable de ninguna manera. Si se encuentran en copias, éstas deben ser de óptima resolución (claridad), sin tachaduras y/o enmendaduras y no ser hoja reciclable de ninguna manera. Todos los campos deben ser llenados, en caso de que el documento por alguna razón no pueda ser modificado (que el formato ya esté previamente pre-impreso o que sea de origen externo), los campos no necesarios deben cancelarse con una línea en diagonal para evitar su uso y para indicar que no se omite información importante en dicho documento. En el caso que se requiera corregir la información registrada en algún formato se puede corregir con autorización del Gerente del área respectiva, para lo cual el Gerente del área debe firmar la información a un costado de la corrección realizada y colocar una nota de lo que se está corrigiendo. 4.4 Almacenamiento. El dueño del proceso y/o persona responsable de los registros debe recolectar todos los registros que son aplicables a su proceso conforme éstos son generados y debe revisarlos de acuerdo a los lineamientos de monitoreo y medición. La forma de archivar los registros debe ser en lugares donde se asegure su conservación, tales como: archivero, anaquel, carpeta, fólder, electrónico, etc. Si el registro se guarda en carpetas, cajas, etc., se debe identificar su contenido en el frente, costilla o la portada de la caja, carpeta, etc. Al guardar los registros, se deben clasificar en una forma que facilite su consulta y recuperación, por ejemplo: clasificación cronológica, por producto, o cualquier otro método conveniente para el dueño del proceso o persona responsable de los registros. El dueño del proceso y/o persona responsable de los registros, debe procurar que todos los registros almacenados estén libres de polvo y humedad o de cualquier otra condición que pueda ocasionar daño o pérdida de los mismos. Los medios de almacenamiento de los registros son determinados por el responsable que los genera (ver ejemplo en columna ), de manera que puedan ser fácilmente identificables y recuperables.

4 Lista maestra de distribución 2 años Eliminación Los registros deben estar accesibles para quienes tengan necesidad de consulta y estar disponibles para auditorías o en caso que se requiera, para el Cliente dentro de las instalaciones de Autos Elegantes, S.A. de C. V. 4.5 Protección. El dueño del proceso o persona responsable de los registros se asegura que los registros generados se archiven de acuerdo a lo definido en la sección 4.5 de este Procedimiento, así mismo, se debe asegurar que los registros no se dañen o pierdan, para lo cual debe vigilar el acceso y consulta únicamente a los involucrados en el seguimiento y desempeño del proceso. En el caso de registros en medios electrónicos, debe apoyarse con el área de sistemas de Autos Elegantes, S.A. de C. V., y/o Dirección de Sistemas corporativo para asegurar la protección libre de virus, mal uso, personal no autorizado y el respaldo de dichos registros. 4.6 Recuperación. El dueño del proceso o persona responsable de los registros debe ordenar y clasificar adecuadamente los registros, de tal forma que facilite su recuperación, consulta y aprovechamiento cuando sean solicitados durante auditorías, para revisión o por solicitudes del Cliente (cuando aplique). 4.7 Retención y disposición. El dueño del proceso o persona responsable de los registros, deben retener los registros de acuerdo a las necesidades y requisitos de cada área a través de la Lista maestra de control de registros y de acuerdo a las siguientes disposiciones en cada uno de los Mapas de procesos y Procedimientos (ver 4.1 de este Procedimiento). Para el caso de los Instructivos, los registros generados, deben controlarse a través de la Lista maestra de control de registros. En caso de ser aplicable, al establecer el tiempo de, se deben considerar los lineamientos establecidos por la legislación que le sea aplicable. Para los registros que hayan cubierto su tiempo, se debe realizar su disposición conforme a los lineamientos establecidos en la sección correspondiente (control de registros, columna llamada disposición ) de su Mapa de Proceso o Procedimiento, y para el caso de los Instructivos siguiendo los lineamientos establecidos en la Lista maestra control de registros (columna llamada disposición ). Cuando en el registro se determine que su disposición es eliminación, debe mantenerse solo un registro como obsoleto para efectos de auditoría (sólo si es necesario), para el caso de registros que contengan datos del

5 Cliente, debe realizarse la eliminación de acuerdo a lo establecido en el Instructivo de preservación de la propiedad del Cliente. Para el caso de registros que no contengan datos del Cliente, debe registrarse la eliminación de los mismos en la Lista maestra de control de documentos y registros eliminados internos y externos. 5. Definiciones y siglas. Registro Formato Concepto Descripción Documento que establece resultados alcanzados o proporciona evidencia de actividades realizadas. Esquema predeterminado en papel u otros medios que permite organizar la información de la misma forma en documentos y registros. 6. Registros del procedimiento. Lista maestra de control de registros Lista maestra de control de documentos y registros eliminados internos y externos 10 años Eliminación 10 años Eliminación 7. Control de cambios del procedimiento. Edición Fecha de registro en lista maestra de control de cambios