PROCEDIMIENTO CONTROL DE LOS REGISTROS

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO CONTROL Elaboró: Q.I. Patricia Trejo Pérez y Q.I. Rafael B. Equihua Medina Revisó: M.I. José A. Mundo Molina Aprobó: Dr. René Lobato Sánchez Clave del documento: A-08 Versión: 1.00 Fecha de emisión: Hoja: 1 de 7

2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES DESARROLLO Identificación y codificación Corrección Archivo, mantenimiento y disposición Acceso y protección Confidencialidad Tiempo de retención Registros de calibración Archivo ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS... 7 Clave del documento: A-08 Hoja 2 de 7

3 1. OBJETIVO Llevar un control de los registros de calidad y técnicos que se generan en el Laboratorio de Hidrometeorología desde la identificación, recopilación, codificación, acceso, archivo, almacenamiento, mantenimiento y disposición; para asegurar la trazabilidad, protección y confidencialidad de los mismos. 2. ALCANCE Comprende los registros de calidad y técnicos generados por la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio de Hidrometeorología (SGCLH). Incluye los informes de las auditorías internas, las revisiones de la Dirección Técnica y los registros de acciones correctivas y preventivas. 3. RESPONSABILIDADES El personal involucrado en el SGCLH es responsable de generar los registros para documentar la trazabilidad (rastreabilidad) de los resultados de calibración y proporcionar evidencias objetivas. Es responsabilidad del personal involucrado en el SGCLH al generar los registros mantenerlos legibles, almacenados y conservados de modo que sean fácilmente recuperables, prevenir daños, deterioro y pérdida Responsable de Calidad: Asigna el número correspondiente, archiva y resguarda los registros del sistema de calidad. Además de conservarlos en sitio seguro y en confidencialidad. Jefe de Laboratorio: Genera, archiva y resguarda los registros técnicos. Además de conservarlos en sitio seguro y en confidencialidad. Clave del documento: A-08 Hoja 3 de 7

4 4. DESARROLLO 4.1 Identificación y codificación Los registros de calidad y técnicos señalados en este procedimiento son documentos de resultados que proporcionan evidencia de las actividades desarrolladas en el Laboratorio de Hidrometeorología. Los registros se pueden presentar en papel o en medios informáticos. La codificación se realiza según el siguiente listado en el cual: aa corresponde a los dos últimos dígitos del año y xx al número consecutivo según se generan los registros en el año: Registros de Calidad Control de documentos Adquisiciones (requisiciones) Quejas de clientes Trabajo de calibración no conforme Acciones correctivas Acciones preventivas Auditorías internas Revisión por la Dirección Técnica Clave CD-aa-xx Documento requisito de la Administración central del IMTA QC-aa-xx TNC-aa-xx AC-aa-xx AP-aa-xx AI-aa-xx RD-aa-xx Registros Técnicos Capacitación Validación de métodos Incertidumbre de la medición Programa de mantenimiento Entrega-recepción equipo cliente Verificación intermedia Informes de calibración Seguimiento para la validez de las calibraciones Clave Documento externo VM-aa-xx IM-aa-xx PM-aa-xx EC-aa-xx VI-aa-xx IC-aa-xx VC-aa-xx Clave del documento: A-08 Hoja 4 de 7

5 4.2 Corrección En caso de cometer algún error tratándose de documentos impresos y cuando así proceda, se tacha el error cometido, se rubrica en el lado derecho del error y se continúa la anotación. No se permite el uso de corrector y tampoco borrar (ejemplo: 749 rúbrica 745). Si el registro presenta espacios vacíos, se cancelan dichos espacios, con una línea o guiones. En el caso de documentos electrónicos no se permiten correcciones, por lo cual es necesario generar nuevamente el documento. 4.3 Archivo, mantenimiento y disposición Los registros son archivados y conservados bajo condiciones que minimizan los riesgos por daño o deterioro. Los registros se guardan en formato digital o en papel, como evidencia para demostrar la conformidad con el sistema de calidad y la mejora, para atender eventuales reclamaciones o como fuente de datos estadísticos. Los registros se mantienen con acceso restringido, y sólo estarán disponibles previa autorización del Director Técnico o del Jefe de Laboratorio. 4.4 Acceso y protección El acceso físico a los registros o a las computadoras donde se almacenan está restringido únicamente al personal autorizado del laboratorio de Hidrometeorología. Las computadoras además cuentan con claves de acceso controlado para evitar cambios no autorizados. 4.5 Confidencialidad La confidencialidad, de la información generada por los trabajos de calibración, es observada por el personal del laboratorio conforme al procedimiento Protección de la información confidencial y derechos de propiedad de los clientes (A-01). Clave del documento: A-08 Hoja 5 de 7

6 4.6 Tiempo de retención Los registros de calidad y técnicos se conservan por un periodo de 4 años, después de transcurrido éste tiempo los registros son destruidos. 4.7 Registros de calibración Los registros de calibración contienen la identidad del personal que realiza la calibración y la verificación de los resultados, con el propósito de identificar los factores que afecten la incertidumbre y posibilitar que la calibración sea repetida bajo condiciones lo más cercanas a las originales. 4.8 Archivo El Responsable de Calidad, archiva y resguarda los registros del sistema de calidad. Además de conservarlos en sitio seguro y en confidencialidad. El Jefe de Laboratorio, archiva y resguarda los registros técnicos. Además de conservarlos en sitio seguro y en confidencialidad. 5. ANEXOS Como documentos de apoyo para el control de los registros del sistema de gestión de la calidad se utilizan los siguientes formularios anexos. Control de los Registros Administrativos F06-A08 Control de los Registros Técnicos F07-A08 Clave del documento: A-08 Hoja 6 de 7

7 6. HISTORIAL DE CAMBIOS HISTORIAL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción del cambio Realizó Clave del documento: A-08 Hoja 7 de 7