Procedimiento: Control de Documentos No. de Revisión:

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1 30/septiembre/2013 Páginas: 1 de 11

2 30/septiembre/2013 Páginas: 2 de OBJETIVO Asegurar el control y manejo adecuado de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad Estatal (SGCE). 2. RESPONSABLES Es responsabilidad de todos los usuarios del SGCE, aplicar este procedimiento y hacer uso de documentos vigentes Representante de la Dirección para el SGCE 2.2. Controlador de Documentos del SGCE 2.3. Representante de la Dirección de Planteles 2.4. Responsables de Procedimientos Operativos en las Unidades Administrativas y sus Colaboradores. 3. ALCANCE Desde la emisión o recepción de documentos que deberán estar sujetos a control hasta su disposición final. 4. INSUMOS/PROVEEDORES 4.1. Norma ISO 9001: Manual de la Calidad/Colegio Estatal 4.3. Guía para la Codificación de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Estatal/ Coordinación Ejecutiva de Evaluación y Calidad 5. RESULTADOS/CLIENTES 5.1 Hoja de y Control de Cambios/ Alumnos, personal administrativo y docentes que requieren consultar la información contenida en los registros y que se encuentran facultadas para ello. 5.2 Lista de Documentos del SGCE/ Alumnos, personal administrativo y docentes que requieren consultar la información contenida en los registros y que se encuentran facultadas para ello Lista de Documentos de Origen Externo del SGCE/ Alumnos, personal administrativo y docentes que requieren consultar la información contenida en los registros y que se encuentran facultadas para ello. 5.4 Ficha de Identificación de Documentos de Origen Externo / Alumnos, personal administrativo y docentes que requieren consultar la información contenida en los registros y que se encuentran facultadas para ello.

3 30/septiembre/2013 Páginas: 3 de TÉRMINOS Y DEFINICIONES Aplican las contenidas en la Norma ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario, así como las siguientes: Documento de origen externo: documento que no es emitido por el Colegio Estatal, por tanto no puede ser modificado por el, pero aplica para la correcta ejecución de los servicios. Documento de Origen Interno: Son los documentos que se emiten por el Colegio Estatal y que son aplicables en las actividades incluidas en los procedimientos del SGCE. Procedimiento operativo: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Procedimiento que afecta a actividades específicas de cada área. Procedimiento de aplicación general: Procedimiento que afecta a varias o todas las áreas de la organización y que regula las actividades que de un modo general inciden sobre la calidad del servicio. 7. INDICADORES No Aplica 8. NORMAS DE OPERACIÓN Los responsables de los procesos y procedimientos en coordinación con el Controlador de Documentos y el Representante de la Dirección para el SGCE serán los responsables de la correcta operación del presente procedimiento. Los responsables de procedimientos operativos y sus colaboradores serán los responsables de actualizar sus procedimientos y aquellos documentos necesarios para la ejecución de los procesos y procedimientos en sus unidades administrativas en el marco del SGCE. Los responsables de la operación de los procedimientos (jefes de proyecto, subcoordinadores o coordinadores, dependiendo de cada nivel de operación del SGCE) en el Colegio Estatal deberán identificar los documentos que estarán sujetos a control con base en el presente procedimiento y de acuerdo a los siguientes criterios: a) Documentos internos o externos que se encuentran considerados como elementos de entrada en la operación de los mismos procedimientos.

4 30/septiembre/2013 Páginas: 4 de 11 b) Documentos de origen interno o externo que establecen requisitos legales, reglamentarios o de cualquier tipo, con los cuales deben cumplir los servicios que brinda el Sistema Conalep. (Por ejemplo: lineamientos, guías de equipamiento, programas de estudio, guías pedagógicas, etc.). c) Las revisiones a la documentación del SGCE deberán realizarse al menos una vez al año o cuando exista la necesidad de actualizar algún documento como resultado de la realización de auditorías de calidad, revisiones por la dirección, producto no conforme, o incumplimiento con algún requisito del SGCE. d) El área de Evaluación y Calidad de la Dirección General determinará los Criterios para la de Codificación de los documentos para el SGCE de acuerdo a sus funciones normativas de los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión: a) Es responsabilidad de todo el personal asegurarse que los documentos que le resultan necesarios para mantener y mejorar el SGCE y que utiliza continuamente estén vigentes y hayan sido aprobados en cuanto a su adecuación antes de su emisión. b) La aprobación de los documentos se realizará firmando un ÚNICO DOCUMENTO ORIGINAL, el cual se encontrará en resguardo del Controlador de Documentos del SGCE. c) Los documentos deberán contener en la portada la Hoja de de Cambios (Formato SGCE-PR16-FR01) con la leyenda firmas autógrafas y con las firmas correspondientes. Elabora Revisa Autoriza Subcoordinador del Área Responsables de y/o Representante de la Director General Procedimientos Dirección para el SGCE 8.2. Distribución de los Documentos La zona de descarga del Conalep Veracruz es el mecanismo oficial para la distribución, consulta y control de los documentos del Sistema de Gestión de la

5 30/septiembre/2013 Páginas: 5 de 11 18Calidad Estatal por lo que las unidades administrativas del Colegio podrán acceder a la ruta: La distribución oficial de los documentos del SGCE se realizará por medio electrónico, para el caso de los documentos cuya naturaleza no permita su distribución electrónica se realizará su distribución en papel. Distribución electrónica El responsable de procedimientos del SGCE será el encargado de identificar y enviar en archivo electrónico (formato pdf) al controlador de documentos del SGCE. El Controlador de Documentos del SGCE será el responsable de colocar los documentos en la red interna para consulta y uso. El controlador de Documentos del SGCE notificará por correo electrónico a los responsables sobre la actualización de los documentos, estos a su vez confirmaran de la misma forma que han sido notificados. Todos los documentos del SGCE disponibles en la red interna se consideran documentos no controlados, para asegurar dicho control como copia no controlada, se colocará al pie de página del documento la siguiente leyenda: NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera de la RED INTERNA de CONALEP VERACRUZ serán considerados como COPIA NO CONTROLADA, por lo que el usuario deberá asegurarse que el documento que consulta es vigente. Una vez colocados los documentos en la red interna para su consulta el Controlador de Documentos para el SGCE elaborará la Lista de Documentos del SGCE (30SGCEPR16-FR) y la colocará en la red interna del Colegio. Distribución en Papel Solo aplica la distribución de la documentación cuya naturaleza no permita su distribución electrónica.

6 30/septiembre/2013 Páginas: 6 de 11 En caso de que los documentos no puedan ser escaneados se aplicarán los mecanismos utilizados con anterioridad para la distribución en papel Revisión y Actualización de los Documentos a) Las revisiones a la documentación del SGCE deberán realizarse al menos una vez al año o bien cuando exista la necesidad de actualizar algún documento como resultado de auditorías de calidad, revisiones por la dirección, identificación del producto no conforme o debido al incumplimiento de algún requisito del SGCE. b) Los responsables de procedimientos del SGCE deberán mantener los documentos (procedimientos operativos, lineamientos, reglamentos, etc.) vigentes. Por lo que cuando se detecte que un documento requiere algún ajuste o modificación, es decir que este obsoleto (ya no dice lo que se hace), lo deberá turnar al Controlador de Documentos del SGCE. c) La distribución de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Estatal se difundirán de manera electrónica a través de la red interna. d) El Controlador de Documentos deberá tener el DOCUMENTO ORIGINAL de la documentación del SGCE de manera impresa y autorizada con firmas autógrafas (con hoja de aprobación y control de cambios) Identificación de los Cambios y Estado de Versión Vigente de los Documentos a) La identificación de los cambios, se realizarán de manera impresa mediante la elaboración del formato denominado y Control de Cambios código 30SGCE-PR16-FR01. La cual contiene los siguientes datos: Nombre del documento que se actualiza, Código, revisión, Razón de la sustitución, Descripción del Cambio y fecha de aprobación. b) En caso de ser un documento de nueva creación el número de revisión será la 00, cuando el documento se actualice se asignará el número de revisión 01 y así sucesivamente se asigna de manera consecutiva el número de revisión a los documentos. c) Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Estatal estarán disponibles así también en la zona de descarga de Conalep Veracruz, la cual podrá ser consultada por todos los usuarios del SGCE. d) Todos los usuarios del SGCE deberán tener acceso a las versiones vigentes de los documentos requeridos para la operación de los procesos y

7 30/septiembre/2013 Páginas: 7 de 11 será la misma versión que el documento impreso. Los documentos del SGCE estarán disponibles en la red interna del Colegio. e) Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad Estatal se distribuirán de manera electrónica. Es requisito que los documentos estén aprobados con firmas autógrafas y escaneados antes de ser publicados. f) Todos los documentos del SGCE disponibles en la red interna se consideran documentos no controlados, para asegurar dicho control como copia no controlada, se colocará al pie de página del documento la siguiente leyenda: NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrónico que se encuentren fuera de la RED INTERNA de CONALEP VERACRUZ serán considerados como COPIA NO CONTROLADA, por lo que el usuario deberá asegurarse que el documento que consulta es vigente. g) El Controlador de Documentos es responsable de publicar todos los documentos aplicables a los procesos del Conalep Veracruz. h) La Lista de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Estatal se publicará en la red interna. i) La emisión de la lista de documentos o de algún documento del SGCE, podrá ser impresa con fines de capacitación o entrenamiento interno del personal, quien imprima algún documento deberá asegurarse de destruirlo a fin de evitar que se consulten o conserven documentos obsoletos Identificación de los Documentos a) Los documentos serán identificados en el encabezado de acuerdo a lo siguiente: Logotipo(s) establecido en los manuales de identidad gráfica para el Colegio Estatal. Título del documento. Código del documento: Para asignar los códigos a los documentos se deberá considerar la guía para la codificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del Colegio de Educación Profesional Técnica del Estado de Veracruz aprobación día/mes/año Número de páginas del documento

8 30/septiembre/2013 Páginas: 8 de 11 b) La estructura general recomendada para los procedimientos operativos de los Sistemas de Gestión de la Calidad Estatal deberá considerar los siguientes elementos: Hoja membretada (de acuerdo con el manual de identidad gráfica), Hoja de aprobación de cambios, objetivo, responsables, alcance, insumos/proveedores, resultados/clientes, términos y definiciones, indicadores, normas de operación, descripción de actividades y formatos. c) Documentos de apoyo como son: lineamientos, guías y documentos curriculares, entre otros, se ingresarán como formatos, en el apartado del procedimiento operativo que corresponda. d) Los formatos necesarios en la operación de los procedimientos, deberá contener como elementos mínimos: título del formato, código de acuerdo los criterios para la codificación de documentos del SGCE y número de revisión del mismo, fecha de elaboración y nombre del responsable del llenado Documentos de Origen Externo Los documentos de origen externo como son normatividad, lineamientos, manuales, acuerdos, catálogos de información que son necesarios para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la Calidad Estatal, deberán estar declarados en el plan de la calidad por proceso de la Unidad Administrativa, los cuales serán identificados y controlados de acuerdo a los siguientes criterios: a) Los responsables de procedimientos identificarán los documentos de origen externo y lo turnarán en formato pdf al Controlador de Documentos del SGCE. b) El controlador de documentos elaborará la Ficha de Identificación de Documento de Origen y la colocará junto con el archivo pdf en la red interna del Colegio. c) La Ficha de Identificación de Documentos contendrá lo siguiente: Código o número de documento asignado se conformará por las iniciales DE (documento externo) seguido de un guion e iniciales del documento, fecha de emisión, la fecha de emisión corresponde a la fecha (día/mes/año) indicada en el documento puede ser de publicación (Diario Oficial de la Federación, Secretaria de la Función Pública, etc.). d) Los documentos de origen externo que se reciban en papel, se le colocará la leyenda documento externo y se distribuyen en medio impreso. e) Para ambos casos (documentos en formato electrónico o en papel) se considera como documento original el que se ingresa en la red interna, por lo que el controlador de documentos deberá asegurarse de que se cuente con los documentos vigentes.

9 30/septiembre/2013 Páginas: 9 de 11 f) La Lista de Documentos de Origen Externo se colocará en la carpeta de documentos de origen externo ubicada en la red interna del Colegio Estatal la cual contendrá el listado de documentos externos Documentos Obsoletos Se preservan los documentos obsoletos para fines de consulta histórica, sin embargo estos documentos permanecen resguardados en el apartado de documentos obsoletos a la cual solo tiene acceso el Controlador de Documentos de tal manera se previene el uso no intencionado de estos documentos. Los documentos que se hayan distribuido en papel y que en su momento se tenga una versión nueva, serán tratados como documentos obsoletos colocando el sello de DOCUMENTO OBSOLETO, o bien a mano con tinta roja, en la primera página del documento. 9. Descripción de Actividades Emisión, Actualización y Control de los Documentos N Responsable Descripción de la Actividad Inicia 1 Responsables de Procedimientos 2 Responsable de la autorización (Subcoordinador y/o Representante de la Dirección para el SGCE) 3 Responsable del procedimiento Identifican, elaboran o actualizan los documentos aplicables a los procedimientos empleando como portada del mismo la Hoja de y Control de Cambios (-FR01) y los turnan para su autorización. Autoriza el documento y lo turna al responsable del procedimiento. Escanea los documentos en formato pdf y los turna al Controlador de Documentos del SGCE para difusión y control en la red interna del Colegio.

10 30/septiembre/2013 Páginas: 10 de 11 4 Controlador de Documentos Difunde en la red interna del Colegio los documentos del SGCE y Elabora la Lista de Documentos del SGCE (30SGCEPR16-FR) Termina Documentos de Origen Externo N Responsable Descripción de la Actividad Inicia 1 Responsables de Procedimientos 2 Controlador de Documentos 3 Responsable del procedimiento 4 Controlador de Documentos Identifica los documentos de origen externo y los turna al Controlador de Documento Recibe documento de origen externo lo sella en la portada como documento de externo y lo turna al responsable de procedimiento para escaneo en formato pdf. Escanea el documento en formato pdf y lo turna al controlador de documentos del SGCE para difusión y control en la red interna del Colegio. Coloca la ficha de identificación de documento de origen externo (30SGCEPR16-FR04) y los relaciona en la Lista de Documentos de Origen Externo del apartado documentos de origen externo del SGCE. Termina 10. Formatos Nombre/Denominación del formato Hoja de y Control de Cambios Lista de Documentos del SGCE Lista de Documentos de Origen Externo Ficha de identificación de Documentos de Origen Código 30SGCE-PR16-FR01 30SGCE-PR16-FR 30SGCE-PR16-FR03 30SGCE-PR16-FR04

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