PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS

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1 Página 1 de 10 El presente documento es propiedad exclusiva de Agencia de Viajes CTS Turismo Limitada. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General. Elaborado por Revisado por Aprobado por FECHA NOMBRE Y CARGO FIRMA Bárbara Aguirre Coordinadora de Calidad Matías Carrère Gerente Comercial François Carrère Gerente General

2 INDICE Página 2 de 10 1 OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES Representante de la Gerencia Coordinadora de calidad Gerentes de Área Jefes y Supervisores de Área Usuarios DEFINICIONES MODO OPERATIVO Creación y Cumplimentación Registro Sistemas Registro Digital Registro Papel Identificación Almacenamientos Protección Recuperación Retención Disposición o eliminación INDICADOR REFERENCIAS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 8

3 Página 3 de 10 1 OBJETIVO El objetivo de este Procedimiento es establecer los parámetros de control sobre la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los Registros de Calidad de CTS Turismo de manera tal de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos, así como el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión de Calidad. 2 ALCANCE El alcance de este Procedimiento es aplicable a la totalidad de los Registros generados por el Sistema de Gestión de Calidad en su conjunto. 3 RESPONSABILIDADES 3.1 Representante de la Gerencia Es responsable de: Velar por el correcto manejo y uso de los registros que utiliza el personal de CTS Turismo. 3.2 Coordinadora de calidad Es responsable de: Establecer y ejecutar instancias de control sobre la correcta identificación, protección, mantención y almacenamiento de los Registros del Sistema de Gestión de Calidad. 3.3 Analista de Calidad Es responsable de: Alimentar o incorporar modificaciones dentro del listado maestro de Registros a solicitud de la Coordinadora de Calidad. 3.4 Gerentes de Área Son responsables de: Analizar e interpretar los resultados de los Registros utilizados en sus respectivas áreas y aplicar las acciones correctivas que correspondan, con el objeto de cumplir con los requisitos establecidos. Los análisis realizados deben ser entregados a la Gerencia General para la toma de decisión final.

4 3.5 Jefes y Supervisores de Área Son responsables de: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Página 4 de 10 Velar por la correcta cumplimentación de los Registros que les competen, como también de su efectiva protección, mantención y almacenamiento. 3.6 Usuarios Son responsables de: La correcta utilización de los Registros (Cumplimentación), de su protección, mantención del almacenamiento de los Registros que le competen. 4 DEFINICIONES REGISTRO DE CALIDAD: Son los Documentos que sirven para demostrar que los distintos procesos que conducen al producto final, se efectuaron según los procedimientos establecidos para cada caso. Se utilizan como datos de partida para la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad. REGISTRO: Documento que presenta los resultados obtenidos y/o proporciona evidencia de actividades o tareas desempeñadas. CUMPLIMENTAR: Efectuar el llenado del registro, o en otras palabras, el registro completo. 5 MODO OPERATIVO 5.1 Creación y Cumplimentación Cada registro es creado por su usuario y/o responsable del proceso. La modificación correspondiente a los formatos de los registros, según corresponda, es realizada de acuerdo al Procedimiento de Control de Documentos. PROC-GG-SG-001. Los Registros son emitidos por el responsable, con la frecuencia definida en cada Procedimiento. 5.2 Registro Sistemas Todos los registros que corresponden a la operación de alguna reserva se llevan a través de los Sistemas SOPTUR, SICON Y SOPSICON.

5 Página 5 de Registro Digital En caso de emitir un Registro Digital por fuera de los sistemas SOPTUR, SICON O SOPSICON, se debe especificar el nombre y la ruta dentro del procedimiento correspondiente. Toda modificación que se realice al formato de los registros, debe ejecutarse según el punto 5.5 del Procedimiento de Control de Documentos. PROC-GG- SG Registro Papel En caso de emitir un Registro Papel, el mismo se cumplimenta con lápiz pasta y no se debe usar líquido corrector en ningún caso. En caso que exista alguna enmienda (Tachado), debe ser acompañado de una pequeña firma y de la fecha de la realización de la corrección, dejando de manera clara y legible el dato, palabra o número que reemplaza al enmendado. 5.5 Identificación Los registros son identificados de la siguiente manera, cuando corresponden a registro digital o papel. Se utiliza el código FORM, seguido del código de Área y luego el código del Departamento o del Staff, según corresponda finalizando con el número de registro por el cual se le identifica en la Lista Maestra de Registros, Ej. FORM-GG-SG-001, empezando con el 001 y así sucesivamente siguiendo el orden correlativo. Dicha codificación se utiliza sólo para control dentro del listado maestro de Registros o para referencias dentro de la documentación del S.G.C. Los registros que se emiten por sistema de SOPTUR, SICON, SOPSICON, SIGAV, AMADEUS y otros, no cuentan con esta codificación, sin embargo son igualmente identificados dentro del listado maestro de registros. 5.6 Almacenamientos El almacenamiento de cada registro es responsabilidad del propio usuario quedando especificado el cargo de este en la Lista Maestra de Documentos, como así también el lugar donde debe estar disponible el Registro cumplimentado. En el caso de los Registros Papel se organizan en archivadores con sus respectivos lomos, de manera de poder identificarlos rápidamente. 5.7 Protección Es responsabilidad de cada dueño de proceso controlar lo accesos.

6 Página 6 de 10 Los registros que se llevan en los sistemas operativos de CTS, se encuentran respaldados automáticamente, a cargo de Informática. Ésta operación se realiza con una frecuencia diaria. Procedimiento de Respaldo de Sistemas (PROC-GC-IN-005). Todos los documentos impresos que componen los registros de calidad se encuentran en zonas protegidas contra la humedad, el calor o cualquier otra causa ambiental que pueda ocasionarles algún grado de deterioro. 5.8 Recuperación Los Registros de Calidad están disponibles para todo el personal de CTS Turismo previa solicitud al responsable del área afectada. Cuando un cliente o proveedor en particular solicita algún registro de calidad, puede tener acceso a éste previa autorización del Gerente General. 5.9 Retención Los Registros Papel son almacenados en un lugar específico de cada área de la organización, el almacenamiento de cada uno. Los Registros exigidos por Ley, son resguardados por al menos 6 años contables. Los registros de sistema y los digitales son respaldados automáticamente, con o sin un límite de tiempo dependiendo del contenido del registro. En estos tres casos se especifica la retención al interior de la tabla de registros de cada procedimiento Disposición o eliminación La eliminación de la Documentación esta definida dentro del Listado maestro de Documentos y es decisión del dueño de proceso. La eliminación de registros por sistemas es almacenada en los discos virtuales dentro de una carpeta debidamente identificada y sin límite de tiempo. Procedimiento de Respaldo de Sistemas (PROC- GC-IN-005). 6 INDICADOR Proceso Clave Indicador Rango de aceptación Frecuencia de Medición No aplica

7 7 Identificación del Registro Lista Maestra de Registros Lista maestra de Documentos Código LIST-GG- SG-002 LIST-GG- SG REFERENCIAS PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Responsable Coordinadora calidad Coordinadora calidad Almacenamiento Protección Recuperación Retención Se Guarda en PC de Coordinadora de Calidad Se Guarda en PC de Coordinadora de Calidad Norma ISO 9001: 2008 Sección Norma NCH 3067 Sección 4.1 Manual de Calidad MANU-GG- SG-001 C:\Documents and Settings\receptiv o\escritorio\s.g. C\Sistema Gestion y Calidad\Listados C:\Documents and Settings\receptiv o\escritorio\s.g. C\Sistema Gestion y Calidad\Listados Permanente y actualizado Permanente y actualizado Procedimiento de Control de Documentos (PROC-GG-SG-001). Procedimiento de Respaldo de Sistemas (PROC-GC-IN-005). 9 ANEXOS I. Lista Maestra de Registros (LIST-GG-SG-002). II. Lista Maestra de Documentos (LIST-GG-SG-001). Página 7 de 10 Disposición final No aplica No aplica Soporte Digital Digital

8 10 CONTROL DE CAMBIOS PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Página 8 de 10 VERSION FECHA MODIFICACIONES V Se modifica en el punto 5.5 el uso de la codificación de los registros Se modifica el punto 5.10 modificando responsabilidades de la eliminación. Se agregó a responsabilidades a la Analista de Calidad.

9 ANEXOS I. Lista Maestra de Registros LIST-GG-SG-002 Página 9 de 10

10 II. Lista Maestra de Documentos LIST-GG-DG-001 Página 10 de 10