C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas

Transcripción

1 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica 1/9

2 1. Propósito Establecer los lineamientos para el control de los registros requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). 2. Alcance Este procedimiento debe ser observado y aplicado por todas las áreas de la UAEM que formen parte del SGC. 3. Responsabilidad y autoridad En la siguiente tabla se presenta a los responsables de elaborar ó actualizar, revisar y aprobar la documentación del SGC: Documento Elabora/Actualiza Revisa Aprueba/ Reaprueba Política de la calidad Objetivos de la calidad Manual de la calidad Procedimientos requeridos por la norma ISO 9001:2000 Documentos requeridos para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos Registros Alta Dirección Responsables de los Procesos El grupo de Trabajo Responsable del registro Responsables de los Procesos Responsables de los Procesos Rector Director de área Rector y/o Representante de la Alta Dirección Representante de la Alta Dirección Director de área Director de área 4. Normatividad aplicable Norma ISO 9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario. Norma ISO 9001:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos Apartado del Manual de calidad de la UAEM. NOTA: en el apartado de políticas del procedimiento, los requisitos declarados en la normatividad ISO 9001:2000 se escriben con NEGRITAS y declarándose a continuación el cumplimiento en la UAEM. 2/9

3 5. Políticas Generalidades 1. Los responsables de los procesos, los titulares de área y el personal que participa en el SGC, deberán dar cumplimiento a este procedimiento. 2. La coordinará reuniones de trabajo con los Comités del SGC de las áreas que integran el sistema para capacitar en la aplicación de este procedimiento. 3. Los registros sirven para proporcionar evidencia de cumplimiento del SGC, con base a lo establecido en la normatividad ISO 9001 para los registros ubicados en el Nivel V de la documentación del SGC aplican los requisitos y declarados en nuestro Manual de Calidad y establecidos en la lista maestra NOTA: lo anterior implica que para los registros, aparte de los requisitos establecidos en el procedimiento de control de documentos, les aplican los requisitos de este procedimiento. 4. Cualquier persona involucrada en el SGC podrá sugerir cambios a los registros a través de los responsables de elaborar/actualizar dichos documentos descritos en la tabla del punto tres de este procedimiento. 5.1 Establecimiento: el medio oficial por el cual se establecen los registros de calidad es la Lista Maestra por lo que cualquier registro que no este dado de alta, no será considerado como registro del SGC y no tendrá validez para la operación Se deben de considerar los siguientes criterios para identificar si se trata de un registro de calidad: Que demuestre aceptación o rechazo del producto y/o servicio. Que sirva para tomar decisiones. Que sea requisito del cliente, legal o reglamentario. Que sea requisito de la norma. Que sea conveniente, adecuado y eficaz en su uso y para el SGC 5.2 Mantenimiento: Cada vez que sea realizada una alta, baja o modificación de un formato que se ha definido como registro se debe de actualizar la lista maestra e informar del cambio a la DODA. 5.3 Identificación de Registros. 3/9

4 5.3.1 La identificación de los registros se lleva a cabo por el nombre propio asignado por los responsables de los procesos y requisitado en la lista maestra de documentos El control sobre la emisión, revisión y aprobación se establece en el procedimiento de control de documentos El Responsable del proceso da de alta el nuevo registro, evaluando el uso y actualiza la Lista Maestra de Documentos En el caso de que el registro sea dado de baja y esté alineado a un procedimiento, el Responsable del proceso es responsable de actualizar el procedimiento y dar de baja el registro del mismo y genera una nueva revisión del procedimiento y se lo hace llegar a DODA para dar de baja el registro de la lista maestra de documentos. 5.4 Distribución de Registros Los formatos que servirán como registros se emiten directamente del original existente en el Sitio WEB, la distribución de estos formatos se realiza de alguna de las siguientes maneras: a b c Entregando al usuario del formato, un engargolado de formatos suficientes para un periodo definido por el responsable del proceso. Entregando al usuario del formato, un cierto número de formatos foliados, manteniendo un registro de las distribuciones realizadas. Asignando los formatos a un responsable, quien controla las entregas a los usuarios al momento de ser usados. 5.5 Recolección de Registros La recolección de los registros es realizada por el Responsable del proceso que emite el Registro y/o requiera la información para la elaboración de Resúmenes, Reportes u otro tipo de Registros Compilar.- La compilación de los registros de calidad se realiza con base a las lista maestra, en esta se identifica el registro por el nombre, así como el responsable del registro y usuarios del mismo. 4/9

5 Nota: En la Lista maestra se indica el responsable de la conservación de los registros de calidad, mismos que se deben de tener disponibles y archivados como se especifica mas adelante. 5.6 Acceso a Registros Legibles.- Para que todos los registros de calidad sean legibles, deben estar escritos con letra clara, de molde y sin tachaduras o impresos en computadora o máquina de escribir. Deben de ser llenados con tinta negra y/o azul ningún registro debe ser llenado con lápiz. Nota: No se debe de utilizar corrector en caso corrección del dato, se deberá de proceder de la siguiente manera ejemplo: 0.25 Dato incorrecto (NO CORRECTOR) 0.25 Dato a corregir (SUBRAYAR EL DATO HORIZONTALMENTE) y escribir el correcto El acceso a los Registros lo tiene la persona que solicite consultarlos, con previa autorización de la persona responsable de conservarlos o autoridad pertinente. La Lista maestra define los nombres del personal autorizado para accesar a tales registros, siendo responsable de su control y conservación el encargado de cada proceso. Para el fácil acceso a la documentación, cada proceso cuenta con fólderes y/o carpetas de registros de calidad que se encuentran identificadas, numeradas y localizadas en un mismo lugar, con excepción de aquellos que, por su uso o confidencialidad, no puedan estar en el sitio antes mencionado. En el canto de cada carpeta se indica el título (el cual puede ser uno o varios dependiendo de la cantidad de registros diferentes que sean archivados en la carpeta en cuestión), el número de carpeta y el año al que correspondan los registros Recuperación.- Para recuperar los registros de calidad se han establecido lo siguiente: La persona interesada en el registro, debe solicitarlo al responsable directo. Debe comunicar a la persona encargado el fin por el cual se requiere el registro. Si este registro se encuentra en el archivo muerto, tendrá que esperar el tiempo requerido para su recuperación dependiendo de la importancia del mismo. 5/9

6 La persona que lo solicita se debe responsabilizar por la fecha de devolución del registro y el estado del mismo. NOTA 1: Si al aplicar una auditoria, se determina que algún registro se debe mostrar como evidencia, se deberá también seguir la mecánica anteriormente establecida. NOTA 2: Los registros de calidad que proporcionan información de importancia o que requieran ser evaluados por el cliente (usuario), están disponibles (sí el contrato así lo estipula), bajo los mismos lineamientos del punto de recuperación de este procedimiento. NOTA 3: Los registros pueden ser recuperados electrónicamente vía los respaldos o si son impresos por las dependencias o usuarios con copia 5.7 Almacenamiento y protección de Registros Protección: La persona responsable de mantener los Registros impresos identificados en la Lista Maestra de Documentos como R, los archiva en el lugar o apartado que él determine o indique de tal forma que sean fácilmente recuperables y protegidos de cualquier daño, deterioro o pérdida. En caso de registros electrónicos los equipos: PC s, Servidores cuentan con actualizaciones de vacunas para evitar el daño Almacenamiento.- Se hace en escritorios, anaqueles o archiveros, dependiendo de la disponibilidad de mobiliario y espacio. Cada encargado de área o su designado es responsable de su almacenamiento. De igual manera se establecen controles de resguardo. Para lo anterior, se determina lo siguiente: a) Registros impresos.- El control establecido para archivar los registros de calidad se realiza en carpetas y/o fólderes además se identifican dependiendo de las necesidades de cada proceso y estas pueden ser: Alfabético, numérico, por fecha, mes, año, cliente (según el caso.) b) Registros Electrónicos.- Se almacenan siguiendo la estructura de la lista maestra en el proceso que corresponda en el servidor y/o computadora asignada según aplique. Cuando un registro sea almacenado por este medio se identificará en la lista maestra como registro electrónico Para asegurar estos registros contra daño o pérdida se realizan respaldos en CD o el servidor cada mes 6/9

7 5.8 Tiempo de Retención: Los registros de auditorias internas y revisiones de la dirección son conservados por tres años posteriores a la fecha en que fueron creados Cuando a solicitud de alguna parte interesada se determine un tiempo mínimo de retención de los Registros, este queda establecido en la Lista Maestra de Documentos, a partir de su fecha de Emisión. Nota: El tiempo de almacenamiento de los registros de calidad en el archivo interno de la dependencia, es determinado por el Responsable de proceso con base a la magnitud e importancia del mismo, esto para fines legales y/o de aclaraciones futuras. La metodología sobre el almacenamiento y control de los registros que se tengan que conservar debe de ser establecida por cada responsable del proceso por escrito y estar a la mano al momento de auditorias externas o internas La convertirá bajo los estándares definidos para su protección en el sitio web, los archivos de la documentación del SGC. 5.9 Disposición de Registros El personal responsable de conservar uno ó más de los Registros realiza la destrucción y/o disposición oportuna de dichos registros con base en la fecha de vencimiento del tiempo de retención establecido en la Lista Maestra de Documentos. 6. Diagrama de bloque del procedimiento No aplica para este procedimiento 7. Glosario Información: Datos que poseen significado Documento: Información y su medio de soporte NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan documentación. 7/9

8 NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable). Especificación: Documento que establece requisitos NOTA Una especificación puede estar relacionada a actividades (por ejemplo, procedimiento documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo/prueba, o a productos (por ejemplo, una especificación de producto, una especificación de desempeño y un plano). Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. Formato: Es el documento que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable. Actualizar: Característica que se le otorga a la renovación continua de los trabajos de una organización o sistema. Aprobar: Característica de consentimiento que se le da a una actividad o trabajo realizado. Visto bueno. 8. Anexos Lista Maestra de documentos (LMD) 8/9

9 9. REVISION HISTORICA. Número de revisión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) 00 Primera edición Descripción del cambio 9/9