TALLER CAPACITACIÓN : USO DE LA GUÍA PARA EL ANÁLISIS DE CAUSAS EN LA TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS. Ing. Emperatriz Zapata Zapata

Transcripción

1 ANÁLISIS DE CAUSAS EN LA TOMA DE ACCIONES Ing. Eira Madera Reyes Ing. Emperatriz Zapata Zapata Diciembre de 2010

2 Objetivo Capacitar al personal de la universidad, en el uso de la Guía para el análisis de causa en la toma de acciones correctivas y preventivas, con el fin de que sea conocida y aplicada por todos los integrantes de los Comité de Calidad de cada proceso.

3 Que es el análisis de causa? Es una estrategia que permite encontrar la causa raíz de una situación o problema especifico, para lo cual es posible utilizar diversas herramientas. Por qué es importante hacer un análisis de causa? Ayuda a identificar y entender las causas que están originando el problema, permitiendo así tomar acciones correctivas y preventivas eficaces para la solución del mismo.

4 Ejemplo: la importancia de realizar un análisis de causas.

5 Herramientas para el Análisis y Priorización de las Causas Existen muchas herramientas para la identificación y el análisis de causa. Algunas de ellas aplicadas por la institución son: Lluvia de Ideas Herramienta Análisis de causa Efecto ó Espina de Pescado o Diagrama de Ishikawa Herramienta Por qué Por qué Técnica 5W+1H Además de las herramientas nombradas anteriormente, existen otras para la priorización de las causas: Técnica de Grupo Nominal Técnica Hoja de Trabajo y Red de Nueve Cuadrantes Técnica Diagrama de Pareto

6 Herramienta Análisis de Causa Efecto o Espina de Pescado Es llamado Diagrama Ishikawa o Espina de Pescado porque su forma es similar al esqueleto de un pez. Los Diagramas Causa-Efecto ayudan a identificar las causas reales y potenciales de un suceso o problema, y no solo a tener en cuenta las más obvias o simples, además es la representación de varios elementos de un sistema (causas) que pueden contribuir a que se presente un problema (efecto).

7 Cuando se utiliza? Después de identificar las causas mas probables de un problema usando la lluvia de ideas. Por qué usarlo? Porque permitir que un equipo identifique, explore y exhiba gráficamente, con detalles crecientes, todas las posibles causas relacionadas con un problema o condición a fin de descubrir sus raíces.

8 Cómo realizar un análisis de causas? 1. Identificar el problema o situación. 2. Aplicar la técnica lluvia de ideas. 3. Agrupar las ideas generadas en la lluvia de ideas en las 6 M. 4. Armar la espina de pescado y colocar las causas principales en los diferentes factores. 5. Para hallar las subcausas de las causas principales, se puede utilizar la herramienta del por qué por qué. 6. Analizar y discutir el diagrama.

9 Ejemplo: Diagrama Espina de Pescado (Propuesto) Materia Prima Materiales Medición Monetario Maquinaria e Infraestructura Son adecuados los Requerimientos? Son suficientes los Proveedores? Se ha realizado la Revisión? Se ha realizado la Verificación? Se ha Aprobado? Ventilación adecuada? Visibilidad? El lugar es ordenado? Temperatura adecuada? Suficiente señalización? Se tiene indicador definido? Se hace medición periódica? Se consolidan y analizan los resultados? Está calificado? Tiene experiencia? Se le asigna el trabajo adecuado? Está capacitado? Es suficiente? Tiene compromiso para el logro de los objetivos? Suficiente Espacio de trabajo? Suficientes y adecuados Equipos e instrumentos? Suficiente mantenimiento? Adecuados Servicios de apoyo? La secuencia de trabajo está definida? Es claro el método? Son adecuados lo estándares? Es adecuada la Normatividad interna y legal Problema o Situación Medio Ambiente Mano de Obra Método de Trabajo

10 Herramienta Por qué - Por qué Es una técnica sistemática de preguntas utilizadas en la fase de análisis de problemas para buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta fase los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a sus preguntas. La técnica requiere que el equipo pregunte Por qué al menos cinco veces, o trabajar al menos en cinco niveles de detalle. Una vez que sea difícil para el equipo responder al Por qué, la causa más probable habrá sido identificada. Cuando se utiliza? Al intentar identificar las causas principales más probables de un problema.

11 Cómo se utiliza? Realizar una sección de lluvia de ideas. Una vez que las causas más probable hayan sido identificadas, a través de una herramienta como la espina de pescado, empezar a preguntar Por qué es así? o Por qué está pasando esto? Continuar preguntando Por qué al menos cinco veces. Esto reta al equipo a buscar a fondo y no conformarse con causas ya probadas y ciertas Habrán ocasiones en las que se pueda superar los cinco por qué para poder obtener la causa principal. Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a preguntar Quien. Se debe recordar que el equipo esta interesado en el proceso y no en el personal involucrado.

12 Ejemplo: aplicación de la herramienta Por qué - Por qué

13 Ejemplo

14 Problema: Equivocación en la planificación e implementación de políticas tendientes a mantener y mejorar el SGI. Donde se identificó el problema? En el mapa de riesgos Lluvia de Ideas 1. No se está haciendo el análisis de Causa 2. No se trabaja con la Guía 3. No se trabaja en equipo 4. La guía es complicada 5. No se reúne el Comité de Calidad 6. No se conoce la guía 7. No se revisa el proceso 8. No se planifican las actividades del proceso 9. El personal no tiene formación 10. La rotación del personal es alta

15 Se agrupó en las M así: Método No se está haciendo el análisis de Causa No se trabaja con la Guía No se planifican las actividades del proceso Mano de Obra No se trabaja en equipo El personal no tiene formación La rotación del personal es alta Materia Prima La guía es complicada No se reúne el Comité de Calidad No se conoce la guía Medición No se revisa el proceso

16 Dibujándolo en la espina de pescado o método de Causa Efecto Materia Prima Medición La guía es complicada No se revisa el problema No se conoce la guía El personal no tiene formación No se reúne el Comité de Calidad No se trabaja con la Guía Equivocación en la planificación e implementación de políticas tendientes a mantener y mejorar el SGI. La rotación del personal es alta No se trabaja en equipo No se planifican las actividades del proceso No se está haciendo el análisis de Causa Mano de Obra Método de Trabajo

17 Método de Por qué - Por qué 1. Por qué hay equivocación en la planificación e implementación de políticas tendientes a mantener y mejorar el SGI? Porque no están definidas bien las acciones a implementar para mantener y mejorar el SGI 2. Por qué no están definidas bien las acciones? Porque no se hace un buen análisis de causa 3. Por qué no se hace un buen análisis de causa? Porque no se aplican herramientas de análisis de Causa 4. Por qué no se aplican herramientas de análisis de causa? Porque no se aplica la Guía para el análisis de causas en la toma de acciones correctivas y preventivas.

18 Método de Por qué - Por qué 5. Por qué no se aplica la Guía para el análisis de causas en la toma de acciones correctivas y preventivas? Porque no se conoce o porque no es clara 6. Por qué no se conoce la Guía para el análisis de causas en toma de acciones correctivas y preventivas Porque falta divulgación y capacitación en el uso de ella

19 Acciones Propuestas en el plan de mejoramiento para evitar el riesgo: 1. La acción que se está llevando a cabo es la de capacitación del personal para que: Conozca la guía Se trabaje con la guía Se trabaje en equipo en el Comité de Calidad Acción de Mejora del Proceso Mejoramiento Continuo: 2. La próxima actividad que es la validación de la misma guía, se espera que lleve a: Que la guía sea clara Se trabaje con la guía desde los Comité de Calidad

20 Seguimiento del Proceso de Mejoramiento Continuo: 3. Si aún persiste el problema, se deben atacar las otras causas: Revisar si se está utilizando la guía y se hace el análisis de causa. Si el proceso se revisa Si se planifican las actividades del proceso Si la institución ha rotado personal, que nuevamente está sin capacitar.

21 Preguntas

22 Gracias