Introducción al Master Web Perfil: Usuario Final. Agosto de 2015

Transcripción

1 Introducción al Master Web Perfil: Usuario Final Agosto de 2015

2 OBJETIVO Dar a conocer al personal con perfil de usuario registrador de Dirección Estatal y Planteles el uso del Masterweb, a fin de implementar y cumplir con los requerimientos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad (SCGC) de manera electrónica.

3 4.2.1 Requisitos de la documentación. Generalidades DOCUMENTACION DEL S.G.C. MANUAL DE LA CALIDAD POLÍTICA DE LA CALIDAD Procedimientos Registros OBJETIVOS

4 Orientado a la mejora: Círculo de Deming y ACTUAR Realice Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Círculo de Mejora ACTUAR PLANEAR IV I a) DOCUMENTAR Escriba lo que hace 5.6, 8.2.2, 8.2.3, y 8.3, 8.4 VERIFICAR Dé Seguimiento Audite y Revise el Sistema VERIFICAR III HACER II IMPLEMENTAR Haga lo escrito

5 Qué es el MASTERWEB?

6 Qué es el MASTERWEB? Es una Aplicación Informática

7 Qué es el MASTERWEB? que sirve para el control de documentos, seguimientos y actividades del SCGC.

8 Qué es el MASTERWEB? Cumpliendo con los requisitos de ISO 9001:2008

9 Beneficios Documentos información Comunicación interna Seguimiento de resultados Sistema de Gestión de la Calidad

10 Beneficios Publicar los documentos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad por ámbito de operación, basado en privilegios por usuario. Llevar el control de revisiones en las actualizaciones de los documentos. Aprobar y llevar registros de las aprobaciones de la documentación vía electrónica. Dar seguimiento a problemas detectados con notificaciones automáticas, a las que llamamos OPORTUNIDADES DE MEJORA y son: acciones correctivas, preventivas y acciones de mejora. Programar actividades de mantenimiento del sistema de calidad y evidenciar su cumplimiento, como es la Revisión por la Dirección y la Auditoria Interna. El sistema notifica al usuario cuando se le ha asignado algún seguimiento o actividad. Consultar los documentos del SCGC y del SGCE

11 Características El personal apropiado tiene acceso a la información siempre actualizada.

12 El acceso y modificación de documentos, se lleva a cabo de manera fácil y controlada. Características

13 Características La distribución es inmediata y fácilmente controlada, con la opción de obtener o no copias impresas.

14 Desde locaciones remotas se puede tener acceso a los documentos controlados. Características

15 Características El retiro de los documentos obsoletos es fácil y eficaz.

16 Estructura del MasterWeb Bóveda Es un repositorio seguro para toda la información relativa a su Sistema de Gestión de la Calidad.

17 Estructura del MasterWeb FAMILIAS TIPOS DE FICHAS BOVEDAS FUNCIONES Documentos Manual de Calidad Procedimientos Formatos Borradores Vigentes Obsoletos Aprobación en Rutas Seguimientos Oportunidad de Mejora Acciones Correctivas Acciones Preventivas Abiertas Cerradas Aprobación en Rutas Seguimiento - Tareas Acciones de Mejora Aprobación en Rutas Actividades Auditorías Revisiones de la Dirección En Proceso Concluidas Programa - Actividades Eventos Seguimiento - Tareas

18 Control y actualización de Documentos BORRADORES VIGENTES OBSOLETOS REV B APROBACIÓN ELECTRONICA REV A B REMOVIDO A OBSOLETOS REV A ACTUALIZACIÓN (COPIA) PUBLICACIÓN

19 Gestión de Seguimientos y Actividades REPORTE DE NO-CONFORMIDAD, SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA, MINUTA, ETC FECHA COMPROMISO Y AVISOS POR RESPONSABLES EVIDENCIAS EXPEDIENTE ELECTRÓNICO TAREA 1 TAREA 2 ABIERTAS TAREA 3 CERRADAS

20 Tipo de usuarios Usuario líder Usuario registrador Usuario final

21 Usuario líder PRINCIPALES FUNCIONES: Actualizar o crear la estructura del SGCE en el masterweb, de acuerdo a los criterios establecidos. Asegurarse de que la documentación que está en el masterweb es la vigente.

22 Usuario líder DAR DE ALTA: Grupos de trabajo de cada uno de los planteles adscritos a la Dirección Estatal. A los usuarios de los grupos de trabajo. Las bóvedas para oportunidad de mejora (acciones correctivas, acciones preventivas, acciones de mejora), auditoria interna, revisión por la dirección. Asignar privilegios a los usuarios. Elaborar rutas de aprobación, Editar carpetas. Crear encabezados. Generar reportes y estadísticas Ingresar documentos, seguimientos y actividades. Supervisar el uso eficiente del masterweb en la Dirección Estatal y Planteles.

23 Usuario registrador PRINCIPALES FUNCIONES: Actualizar los documentos aplicables a los procesos de los que son responsables. Asegurarse de que la documentación del SGCE es la vigente. Consultar información del SCGC y del SGCE. Realizar búsquedas de documentos, formatos, etc. Realizar consultas por tipo: documento, seguimiento y actividades. Generar reportes y estadísticas. Ingresar seguimientos y actividades del SGC. Atender tareas de seguimiento y actividades asignadas.

24 Usuario final PRINCIPALES FUNCIONES: Consultar información del SCGC y de SGCE o de Plantel. Realizar consultas por tipo: documento, seguimiento o actividad Atender tareas de seguimiento y actividades asignadas.

25 Cómo Ingresar calidadymejora

26 Ingresar ID y Contraseña

27 Panel izquierdo Usuario final En el panel izquierdo de la pantalla se muestran las opciones a las que tiene permiso el usuario, en este caso se trata de un usuario con perfil de usuario final.

28 Carpetas PUBLICOS Contiene los documentos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad y que son aplicables para todas las Unidades Administrativas que forman parte de éste.

29 Carpeta del SGC Estatal (EDO MEX) Contiene los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Estatal y son aplicables para todos los Planteles que forman parte de éste. Existe una carpeta con los documentos de cada Sistema de Gestión de la Calidad Estatal.

30 Lista Completa: Documentos Permite localizar los documentos del SCGC y de la Unidad Administrativa y consultar los documentos, asegurándonos de que cumplen con lo establecido para el control de documentos.

31 Documentos del SGCE Requisito (ISO 9001:2008) PLANEAR I DOCUMENTAR: Escriba lo que hace a). Aprobar documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. b). Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. c). Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos. d). Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. e). Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. f). Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y operación del SGC, se identifican y se controla su distribución, y g). Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que mantenga por cualquier razón.

32 Lista Completa: Documentos Código y nombre del documento La consulta puede ser con el filtro por título o bóveda. Indica si el documento fue aprobado electrónicamente Número de revisión Indica que el documento se esta actualizando Indica que el documento esta en proceso de aprobación Indica que el documento NO se aprobó electrónicamente

33 Registros del SGCE: Formatos Requisito (ISO 9001:2008) PLANEAR I HACER II Los registros establecidos para proporcionar evidencias de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del SGC deben controlarse. Procedimiento documentado para definir controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros. IMPLEMENTAR: HAGA LO ESCRITO

34 Ejemplo de Formatos del SGCE Los formatos que se aplican en cada procedimiento se han ingresado como ARCHIVOS AUXILIARES, por lo deberán dar clic en dicho botón para su consulta. RECUERDA: UNA VEZ QUE SE LLENAN LOS FORMATOS ESTOS SE DENOMINAN REGISTROS

35 Ejemplo de Formatos del SGCE Cuando de selecciona el botón de ARCHIVOS AUXILIARES se muestra el listado de formatos aplicables al procedimiento seleccionado y los puedes guardar en tu computadora para posteriormente ser utilizados.

36 ACTIVIDADES 5.6. Revisión por la Dirección Auditoria Interna Seguimiento y medición de procesos Seguimiento y medición del producto 8.3. Control del producto no conforme 8.4. Análisis de datos PLANEAR I DOCUMENTAR: Escriba lo que hace VERIFICAR III HACER II IMPLEMENTAR: HAGA LO ESCRITO VERIFICAR Audite, Revise el Sistema, Controle los procesos y los servicios

37 Qué son las Actividades del SCGC? Auditorías Revisión por la Dirección Permite planificar la Revisión por la Dirección o Auditoria con anticipación. El personal recibe avisos en su correo electrónico

38 Lista completa: Actividades Nos permite consultar -conocer- si existen actividades planificadas para el SCGC o del Sistema de Gestión de la Unidad administrativa a la que pertenecemos.

39 Asignación de Actividades Dar clic en la opción Calendario, se muestra la fecha programada para las actividades del SCGE. En este ejemplo se puede ver que existen Actividades y Seguimientos para la Revisión por la Dirección

40 ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES Elegimos la opción de Actividades, se muestra a manera de resumen que actividades tenemos pendientes. Dar clic en el recuadro del lado izquierdo y después seleccionar el botón VER DETALLES

41 ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES Al seleccionar el botón de PROGRAMACIÓN podemos incorporar información necesaria para atender a lo programado, eligiendo el ícono del Clip. Con la figura de diálogo podemos agregar comentarios al respecto, por ejemplo que estamos enterados. El botón rojo indica que aún no se ha atendido la actividad, una vez que el solicitante revisa la información o comentarios puede decidir si cumple por lo que el botón cambia a:

42 Te permite colocar el porcentaje de avance, el cual es validado por la persona que revisa la información que adjuntas. ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES Al seleccionar el botón SEGUIMIENTO podremos ver que tareas especificas nos han asignado y en las cuales nos solicitan adjuntar alguna evidencia. Podemos agregar comentarios al respecto, o para aclarar dudas: Nos permite incorporar la información que nos solicitan.

43 CIERRE DE LAS ACTIVIDADES Una vez concluidas las actividades y seguimientos de Revisión por la Dirección o de Auditoria asignados, se registra el cumplimento por parte del responsable y en la sesión aparecen las opciones sin pendientes.

44 SEGUIMIENTOS ACTUAR Realice Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora SEGUIMIENTOS Acción correctiva Acción Preventiva - Acciones de Mejora ACTUAR IV PLANEAR I DOCUMENTAR: Escriba lo que hace. DOCUMENTOS VERIFICAR Audite, Revise el Sistema, Controle los procesos y los servicios. ACTIVIDADES VERIFICAR III HACER II IMPLEMENTAR: HAGA LO ESCRITO FORMATOS

45 QUÉ ES LA OPORTUNIDAD DE MEJORA DEL SCGC?

46 LISTA COMPLETA: SEGUIMIENTOS Nos permite conocer si existe alguna oportunidad de mejora que atender del Sistema de Gestión de la Unidad administrativa a la que pertenecemos.

47 CÓMO PUEDO SABER QUE SEGUIMIENTOS ME HAN ASIGNADO? Cuando se asigna a la persona algún seguimiento, aparece la opción de Pendientes

48 CÓMO PUEDO ATENDER LOS SEGUIMIENTOS ME HAN ASIGNADO? Al elegir la opción de calendario, se muestra la fecha y la tarea a realizar. Al seleccionar la opción de Seguimiento se muestran datos generales del seguimiento a atender. Seleccionar en el recuadro a un lado de la Clave y elegir el botón VER DETALLES

49 CÓMO PUEDO ATENDER LOS SEGUIMIENTOS ME HAN ASIGNADO? Al seleccionar el botón SEGUIMIENTO podremos ver que tareas especificas nos han asignado y en las cuales nos solicitan adjuntar alguna evidencia.

50 CÓMO PUEDO ATENDER LOS SEGUIMIENTOS ME HAN ASIGNADO? Podemos agregar comentarios al respecto, o para aclarar dudas: Nos permite incorporar la información que nos solicitan.

51 CIERRE DE LOS SEGUIMIENTOS Una vez concluidas los seguimientos asignados, se registra el cumplimento por parte del responsable y en la sesión aparecen las opciones sin pendientes.

52 FILTRO AVANZADO

53 OPCIONES Salir del sistema.

54 GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!