USO DE HERRAMIENTA DE SOPORTE DEL ÁREA OPERACIONES (UPKEEP)

Transcripción

1 OBJETIVO Levantamiento, asignación y cierre de tickets para mantenimiento y reparación de las diferentes áreas de la empresa a través del sistema UPKEEP. APLICACIÓN Este documento aplica a nivel nacional para los Gerentes de Capilla, Administradores de Cementerios, Directores de Previsión, Gerentes de Ventas, Directores y Gerentes corporativos. CONTENIDO APARTADO 1.- PERFIL DEL ADMINISTRADOR - Dar de alta a Usuarios APARTADO 2.- PERFIL DEL USUARIO (GERENTES DE CAPILLA, ADMINISTRADORES DE CEMENTERIO, DIRECTORES DE PREVISIÓN, GERENTES DE VENTAS, DIRECTORES Y GERENTES CORPORATIVOS) - Ingresar al sistema - Generar reporte - Consultar reportes - Cerrar reportes APARTADO 3.- PERFIL DEL PERSONAL (JEFE DE MANTENIMIENTO) - Asignar reporte al Auxiliar de Mantenimiento - Consultar estadísticas - Consultar productividad Página 1 de 13

2 APARTADO 1 PERFIL DEL ADMINISTRADOR 1. El Administrador será el único autorizado para dar de alta los perfiles de: Usuarios: Gerentes de Capilla, Administradores de Cementerio, Directores de Previsión, Gerentes de Ventas, Directores Y Gerentes Corporativos, estos últimos serán dados de alta a consideración del área de Operaciones Personal: Jefes de Mantenimiento, Auxiliares de Mantenimiento Proveedores: Personas morales contratadas por Grupo Gayosso para dar servicio DAR DE ALTA PERFILES EN EL SISTEMA Para dar de alta un perfil dentro del sistema, se deberá dar clic en Administración, se desplegarán las diferentes opciones de perfiles que se pueden dar de alta Una vez que se seleccionó el tipo de perfil que se va a dar de alta, se deberá dar clic en Alta de Usuarios, Alta de Personal o Alta de Proveedores (según sea el caso). Página 2 de 13

3 Se desplegará el siguiente formulario con los datos generales del perfil a dar de alta, una vez completados los campos, dar clic en Enviar. Dar clic al finalizar de llenar los campos Página 3 de 13

4 APARTADO 2 PERFIL DEL USUARIOS 2.1. GENERAR REPORTE Ingresar al siguiente link Una vez que el usuario ya cuenta con la contraseña que le fue asignada por el área de operaciones, deberá ingresar sus datos en los campos correspondientes para iniciar sesión. Correo Institucional Contraseña (8 caracteres) (Asignada por el área de Operaciones) Nota: También podrás ingresar a través de un dispositivo móvil Una vez ingresados los datos, dar clic en Ingresar Página 4 de 13

5 2.2. GENERAR REPORTE A continuación aparecerá la pantalla donde se podrá generar el reporte llenando los campos correspondientes. El usuario tendrá la opción de adjuntar una foto de la falla a reportar Al terminar de llenar los campos correspondientes dar clic Una vez generado el reporte, aparecerá la siguiente pantalla de notificación en la cual se menciona el tiempo en el que será atendido el reporte y el número de ticket que le fue asignado. Nota: Las prioridades para atender los tickets son calculadas conforme a los factores contacto directo con el cliente y continuidad u operatividad del servicio aplicandose los siguentes tiempos de respuesta de acuerdo a la ubicación y tipo de falla que reporta el usuario: Prioridad Alta: 90 minutos Prioridad Media: 24 horas Prioridad baja: 48 horas No prioritario: Se atenderá en espacios programados Página 5 de 13

6 2.3.- CONSULTAR REPORTES Para consultar los reportes que han sido generados, se deberá dar clic en el menú Mis Reportes, ubicado en la parte superior de la pantalla. Para consultar un reporte, se deberá dar clic en el Número de ticket ESTATUS DEL REPORTE Un ticket puede estar clasificado en cualquiera de los siguientes estatus: Ingresado: Al momento de su creación En proceso: Al asignarse la tarea al personal de mantenimiento Atendido: Al finalizar la tarea En reproceso: Cuando NO se da cierre de conformidad Cerrado: Cuando SI se da cierre de conformidad Nota: Una vez generado el reporte, el Jefe de Mantenimiento asignará a un Auxiliar de Mantenimiento para que le dé solución a la solicitud. Página 6 de 13

7 2.4.- CERRAR REPORTES Una vez que fue atendido el reporte, se deberá cerrar de satisfacción seleccionando la opción Si en sección Cierre de Satisfacción que se encuentra ubicado en la parte inferior de la pantalla. IMPORTANTE: En caso de haber seleccionado No en el Cierre de Satisfacción cambia automáticamente a Reproceso, lo cual nos indica que el ticket vuelve a estar en espera de ser atendido por el Área de mantenimiento y posteriormente de ser cerrado de conformidad por el Usuario, es decir, se le dará seguimiento hasta que el trabajo haya sido efectuado de forma adecuada. Página 7 de 13

8 APARTADO 3 PERFIL DEL PERSONAL (JEFE DE MANTENIMIENTO) Nota: Este apartado aplica únicamente para el área de operaciones (Jefe de Mantenimiento) ASIGNAR REPORTE AL AUXILIAR DE MANTENIMIENTO Cuando un usuario crea un ticket, el Jefe de Mantenimiento recibe de manera automática un correo electrónico, posteriormente debe ingresar a su cuenta en Upkeep en la sección Seguimiento para revisar a detalle el ticket y asignarlo al Auxiliar de Mantenimiento. Página 8 de 13

9 Aparecerá el siguiente menú en donde se podrá buscar un reporte en específico utilizando los filtros que se muestran a continuación o de lo contrario, en la parte inferior de la pantalla se muestran todos los reportes ingresados: Se deberá dar doble clic sobre el número de ticket para revisarlo a detalle y/o asignarlo al Auxiliar de Mantenimiento. Página 9 de 13

10 Una vez que se seleccionó el ticket, se visualizará la siguiente pantalla en donde se podrá asignar el reporte al Auxiliar de Mantenimiento y/o dar por concluido el mismo. Detalles del reporte Asignación del reporte Cierre del reporte Una vez que se atendió el reporte del usuario, se deberá describir en el campo Solución el procedimiento que se llevó a cabo, una vez realizado esto, se deberá dar clic en Enviar Para asignar el reporte se deberá seleccionar en Tipo de Asignación cualquiera de las dos opciones dependiendo las necesidades del reporte En el campo Asignación se deberá seleccionar el Auxiliar al cual se le asignará el reporte (aplica lo mismo para proveedores) Página 10 de 13

11 3.2.- CONSULTAR ESTADÍSTICAS Para consultar las estadísticas, se deberá dar clic en el menú Estadísticas y se visualizará la pantalla que se muestra a continuación: La consulta de estadísticas se filtrar de acuerdo a la región deseada Página 11 de 13

12 3.3.- CONSULTAR PRODUCTIVIDAD Para consultar la productividad de los Auxiliares de Mantenimiento, se deberá dar clic en el menú Productividad. Dar clic para filtrar los datos por región Página 12 de 13

13 REGISTRO DE CAMBIOS Reestructuración del instructivo debido a que cambió el diseño de la plataforma UPKEEP. AUTORIZACIONES DE ÁREAS INVOLUCRADAS NOMBRE Y CARGO FIRMA Octavio Trejo Director de Finanzas Alejandro Sosa Director de Operaciones Mauricio Valencia Director de Mantenimiento Página 13 de 13