Introducción al Master Web Perfil: Usuario Registrador. Agosto de 2015

Transcripción

1 Introducción al Master Web Perfil: Usuario Registrador Agosto de 2015

2 OBJETIVO Dar a conocer al personal con perfil de usuario registrador de Dirección Estatal y Planteles el uso del Masterweb, a fin de implementar y cumplir con los requerimientos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad (SCGC) de manera electrónica.

3 4.2.1 Requisitos de la documentación. Generalidades DOCUMENTACION DEL S.G.C. MANUAL DE LA CALIDAD POLÍTICA DE LA CALIDAD Procedimientos Registros OBJETIVOS

4 Orientado a la mejora: Círculo de Deming y ACTUAR Realice Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Círculo de Mejora ACTUAR PLANEAR IV I a) DOCUMENTAR Escriba lo que hace 5.6, 8.2.2, 8.2.3, y 8.3, 8.4 VERIFICAR Dé Seguimiento Audite y Revise el Sistema VERIFICAR III HACER II IMPLEMENTAR Haga lo escrito

5 Qué es el MASTERWEB?

6 Qué es el MASTERWEB? Es una Aplicación Informática

7 Qué es el MASTERWEB? que sirve para el control de documentos, seguimientos y actividades del SCGC.

8 Qué es el MASTERWEB? Cumpliendo con los requisitos de ISO 9001:2008

9 Beneficios Datos e información Seguimiento de resultados Comunicación interna Sistema de Gestión Planificación de actividades

10 Beneficios Publicar los documentos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad por ámbito de operación, basado en privilegios por usuario. Llevar el control de revisiones en las actualizaciones de los documentos. Aprobar y llevar registros de las aprobaciones de la documentación vía electrónica. Dar seguimiento a problemas detectados con notificaciones automáticas, a las que llamamos oportunidades de mejora y son: acciones correctivas, preventivas y acciones de mejora. Programar actividades de mantenimiento del sistema de calidad y evidenciar su cumplimiento, como es la Revisión por la Dirección y la Auditoria Interna. El sistema notifica al usuario cuando se le ha asignado algún seguimiento o actividad. Realizar búsquedas de documentos del SCGC.

11 Características El personal apropiado tiene acceso a la información siempre actualizada.

12 El acceso y modificación de documentos, se lleva a cabo de manera fácil y controlada. Características

13 Características La distribución es inmediata y fácilmente controlada, con la opción de obtener o no copias impresas.

14 Desde locaciones remotas se puede tener acceso a los documentos controlados. Características

15 Características El retiro de los documentos obsoletos es fácil y eficaz.

16 Estructura del MasterWeb Bóveda Es un repositorio seguro para toda la información relativa a su Sistema de Gestión de la Calidad.

17 Estructura del MasterWeb FAMILIAS TIPOS DE FICHAS BOVEDAS FUNCIONES Documentos Manual de Calidad Procedimientos Formatos Borradores Vigentes Obsoletos Aprobación en Rutas Seguimientos Oportunidad de Mejora Acciones Correctivas Acciones Preventivas Abiertas Cerradas Aprobación en Rutas Seguimiento - Tareas Acciones de Mejora Aprobación en Rutas Actividades Auditorías Revisiones de la Dirección En Proceso Concluidas Programa - Actividades Eventos Seguimiento - Tareas

18 Control y actualización de Documentos BORRADORES VIGENTES OBSOLETOS REV B APROBACIÓN ELECTRONICA REV A B REMOVIDO A OBSOLETOS REV A ACTUALIZACIÓN (COPIA) PUBLICACIÓN

19 Gestión de Seguimientos REPORTE DE NO-CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA, ACCIÓN PREVENTIVA O DE MEJORA, MINUTA, ETC FECHA COMPROMISO Y AVISOS POR RESPONSABLES EVIDENCIAS EXPEDIENTE ELECTRÓNICO TAREA 1 TAREA 2 ABIERTAS TAREA 3 CERRADAS

20 Gestión de Actividades PLANIFICACION DE ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD FECHAS COMPROMISO Y AVISOS POR RESPONSABLES EVIDENCIAS ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES EXPEDIENTE ELECTRÓNICO TAREA 1 TAREA 2 ABIERTAS TAREA 3 CERRADAS

21 Tipo de usuarios Usuario líder Usuario registrador Usuario final

22 Usuario líder (uno por cada SGC Estatal o SCG de Plantel) PRINCIPALES FUNCIONES: Actualizar o crear la estructura del SGCE en el masterweb, de acuerdo a los criterios establecidos. Asegurarse de que la documentación que está en el masterweb es la vigente.

23 Usuario líder (uno por cada SGC Estatal o SCG de Plantel) DAR DE ALTA: Grupos de trabajo de cada uno de los planteles adscritos a la Dirección Estatal. A los usuarios de los grupos de trabajo. Las bóvedas para oportunidad de mejora (acciones correctivas, acciones preventivas, acciones de mejora), auditoria interna, revisión por la dirección. Asignar privilegios a los usuarios. Elaborar rutas de aprobación, Editar carpetas. Crear encabezados. Generar reportes y estadísticas Ingresar documentos, seguimientos y actividades. Supervisar el uso eficiente del masterweb en la Dirección Estatal y Planteles.

24 Usuario registrador: Principales funciones PRINCIPALES FUNCIONES: Actualizar los documentos aplicables a los procesos de los que son responsables. Asegurarse de que la documentación del SGCE es la vigente. Consultar información del SCGC y del SGCE. Realizar búsquedas de documentos, formatos, etc. Realizar consultas por tipo: documento, seguimiento y actividades. Generar reportes y estadísticas. Ingresar seguimientos y actividades del SGC. Atender tareas de seguimiento y actividades asignadas.

25 Cómo Ingresar

26 Ingresar ID y Contraseña

27 Perfil Usuario Registrador En el panel izquierdo de la pantalla se muestran las opciones a las que tiene permiso el usuario, en este caso se trata de un usuario con perfil de Registrador.

28 Carpetas PUBLICOS Contiene los documentos del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad y que son aplicables para todas las Unidades Administrativas que forman parte de éste.

29 Carpeta EDO MEX (una para cada Estado) Contiene los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Estatal y son aplicables para todos los Planteles que forman parte de éste.

30 Documentos del SGCE Requisito (ISO 9001:2008) PLANEAR I DOCUMENTAR: Escriba lo que hace A. Aprobar documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. B. b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. C. c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos. D. d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. E. e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. F. f) Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y operación del SGC, se identifican y se controla su distribución, y G. g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que mantenga por cualquier razón.

31 Lista Completa: Documentos

32 Lista Completa: Documentos

33 Registros del SGCE: Formatos Requisito (ISO 9001:2008) PLANEAR I HACER II A. Los registros establecidos para proporcionar evidencias de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del SGC deben controlarse. B. Procedimiento documentado para definir controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros. IMPLEMENTAR: HAGA LO ESCRITO

34 Ejemplo de Formatos del SGCE

35 Ejemplo de Formatos del SGCE

36 ACTIVIDADES 5.6. Revisión por la Dirección Auditoria Interna Seguimiento y medición de procesos Seguimiento y medición del producto 8.3. Control del producto no conforme 8.4. Análisis de datos PLANEAR I DOCUMENTAR: Escriba lo que hace VERIFICAR III HACER II IMPLEMENTAR: Haga lo escrito VERIFICAR: Audite, revise el sistema, controle los procesos y los servicios

37 Qué son las Actividades del SCGC? Auditorías Revisión por la Dirección

38 Lista completa: Actividades

39 Lista Completa: Actividades

40 SEGUIMIENTOS ACTUAR: Realice Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora SEGUIMIENTOS Acción correctiva Acción Preventiva - Acciones de Mejora VERIFICAR III VERIFICAR: Audite, revise el sistema, controle los procesos y los servicios ACTIVIDADES ACTUAR IV PLANEAR I HACER II DOCUMENTAR: Escriba lo que hace DOCUMENTOS IMPLEMENTAR: Haga lo escrito FORMATOS

41 Qué es la Oportunidad de Mejora del SCGC?

42 Lista completa: Seguimientos

43 Lista Completa: Seguimientos

44 Filtro Avanzado

45 Filtro avanzado

46 Nueva Ficha: Documento

47 Nueva Ficha: Documento Por ejemplo, los planteles adscritos a la Dirección del Edomex no ingresarán documentos del SGCE. No tienen asignada bóveda de borradores para ingresarlos.

48 Nueva ficha: Seguimiento

49 Nueva ficha: Seguimiento Auditoria, Quejas, Satisfación del cliente, Revisión por la Dirección. Acción: Correctiva, Preventiva, Mejora, Objetivos de la calidad Requisitar todos los campos de la ficha y guardar.

50 Nueva ficha: Seguimiento Botón SEGUIMIENTO: Asignar tareas a los responsables Botón ARCHIVOS AUXILIARES: Adjuntar archivos ACCION CORRECTIVA O PREVENTIVA ANALISIS DE CAUSA REALIZADO ACCION DE MEJORA U OBJETIVOS PLAN DE MEJORA ANALISIS DE CAUSA REALIZADO. Botón FICHAS LIGADAS: Ligar fichas de Revisión por la Dirección o Auditoria Interna

51 Ejemplo: Seguimiento Verificar la eficacia de la acción, básicamente se analizará si cumplió con los resultados esperados, verificando el cumplimiento de las tareas y que estás eliminen la causa raíz o problema presentado.

52 Práctica 1. Ingresar una ficha de Oportunidad de Mejora (AC) Ingresar al masterweb:

53 Práctica 1. Ingresar una ficha de Oportunidad de Mejora (AC)

54 Práctica 1. Ingresar una ficha de Oportunidad de Mejora (AC)

55 Nueva ficha: Actividades Auditoría Interna: Plantel y de Dirección General. Revisión por la Dirección: Cada que concluye un semestre en Plantel y Dirección General.

56 Actividad: Auditoria

57 Seleccionar: Auditoria. Actividad: Auditoria Se genera automáticamente Auditoria Interna No. 01 del Plantel Texcoco Bóveda: Asignada por default Área o Proceso: Evaluación y Mejora Continua Prioridad: Elegir opción Notas: Permite anexar más información sobre el evento que se esta planificando. Tipo de auditoria: Seleccionar la que corresponda de acuerdo al ámbito de Operación. Coordinador de Auditoria: Nombre de la persona designada. Auditor Líder: Nombre de la persona asignada. Especificar fecha de cierra de la auditoria. Finalmente: GUARDAR.

58 Actividad: Auditoria Se genera automáticamente Auditoria Interna No. 01 del Plantel Texcoco Especificar fecha de cierra de la auditoria. Finalmente: GUARDAR.

59 Actividad: Auditoria BOTON Permite planificar la auditoria con anticipación. El personal recibe avisos en su correo electrónico. Elegir la opción: Agregar Actividades

60 Actividad: Auditoria BOTON Permite asignar tareas específicas a las personas que participan como auditores. Las tareas corresponden específicamente a las tareas para realizar la auditoria de acuerdo al procedimiento de auditoria del SCGC. Opción: Agregar Tarea

61 Actividad: Auditoria BOTON Permite adjuntar documentos de apoyo para la auditoria. Ejemplo: lectura como auditar con enfoque a procesos. Permite relacionar el informe de la auditoria como entrada para las Oportunidades de Mejora. Acción Correctiva Acción Preventiva

62 Actividad: Auditoria Aprobar que la auditoria cumplió con lo planificado en tiempo y forma. Elegir ruta de aprobación ya predefinida y enviar a aprobar.

63 ACTIVIDAD No. 2 Designar al responsable de coordinar la auditoria interna de cada plantel. Planificar la auditoria del Plantel asignando tareas a la persona que apoya el proceso de auditoria.

64 Actividad: Revisión por la Dirección Elegir Revisión por la Dirección Titulo: Revisión por la Dirección No. 01 del Plantel Texcoco RD # y Bóveda: Están predefinidos. Elegir ponderación Área o Proceso: Eval y Mejora Continua Representante de la Dirección: Nombre y Apellidos Tipo de RD: Elegir dependiendo del ámbito de competencia. Especificar fecha de cierra de la auditoria. Finalmente: GUARDAR.

65 Actividad: Revisión por la Dirección Guardar

66 Actividad: Revisión por la Dirección BOTON Permite planificar la Revisión por la Dirección con anticipación. El personal recibe avisos en su correo electrónico. Elegir la opción: Agregar Actividades Permite solicitar información específica a los responsables de procesos del Plantel/Dirección General, para integrar el documento de trabajo de Revisión por la Dirección Permite adjuntar documentos de apoyo para la auditoria. Ejemplo: análisis de los indicadores del proceso de vinculación. Permite relacionar el informe de la auditoria como entrada para las Oportunidades de Mejora. Acción Correctiva Acción Preventiva

67 Actividad: Revisión por la Dirección Aprobar que la Revisión por la Dirección cumplió con lo planificado en tiempo y forma. Elegir ruta de aprobación ya predefinida y enviar a aprobar.

68 Actividad No. 3 El representante de la Dirección de cada plantel planificará la Revisión por la Dirección del primer y segundo semestre del año lectivo. Asignará las tareas a los responsables de proceso para integrar el documento de trabajo. Integrará documento de trabajo. Realizarán la RD Emitirán ACUERDOS de la RD, mismos que se atenderán como oportunidades de mejora en el masterweb.

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