ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Transcripción

1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Archivo Central Control Interno Órgano Técnico del Sistema de Gestión de Calidad

2 NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 4.2 Requisitos de la documentación Generalidades La documentación del SGC debe incluir: a) Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad, b) Un manual de calidad, c) Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma Internacional, y d) Los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos

3 NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN Manual de Calidad La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya: a) El alcance del SGC, incluyendo los detalles y la justificaciones de cualquier exclusión.( Véase 1.2). b) Los procedimientos documentados establecidos para el SGC, o referencia a los mismos, y c) Una descripción de la interacción entre los procesos del SGC.

4 NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN Control de los documentos Los documentos requeridos por el SGC deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documentos y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, c) Asegurarse de que identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos,

5 NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN Control de los documentos d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso, e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, f) Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de calidad, se identifican y que se controla su distribución, y g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

6 NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN Control de los registros Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse. La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

7 NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 5.3 Política de Calidad La alta dirección debe asegurarse de que la política de calidad: a) es adecuada al propósito de la organización, b) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del SGC, c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad, d) es comunicada y entendida dentro de la organización, e) es revisada para su continua adecuación.

8 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - G U Í A S -

9 Políticas Institucionales Manual de Calidad Mapa de Procesos Ficha de Unidad Administrativa Procedimientos controlados del Sistema de Gestión de Calidad (*) Corresponden a los que la norma ISO 9001 establece como requisito Procedimientos por unidad administrativa / Protocolos Instructivos / Guías Formatos Registros

10 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Guía 1: Aspectos Generales Guía 2: Políticas Institucionales Guía 3: Manual de Calidad Guía 4: Mapa de Procesos Guía 5: Ficha de Unidad Administrativa Guía 6: Procedimientos Guía 7: Protocolos Guía 8: Instructivos Guía 9: Guías Guía 1: Registros

11 Las orientaciones dadas en las guías aplican para todos los documentos de Sistema de Gestión de Calidad y deben ser acogidos por todas las dependencias, así como por los responsables de la administración de dichos documentos.

12 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS La información de los documentos se carga en las plantillas dependiendo del tipo de documento a crear.

13 GUÍA SOBRE ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SGC G-001-v01-P-DE

14 OBJETIVO Establecer los lineamientos institucionales que definen la elaboración de documentos del SGC del Tribunal Supremo de Elecciones (TSE). ALCANCE Todos los documentos del SGC Todas las partes involucradas en su elaboración y control

15 GENERALIDADES PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Quien aprueba los documentos debe velar porque cumplan los siguientes lineamientos:

16 APROBAR LOS DOCUMENTOS EN CUANTO A SU ADECUACIÓN ANTES DE EMITIRSE Rige: Capacitar Comunicado a partes involucradas. Ayudas visuales: aprobadas por la jefatura Identificarse como copia controlada

17 REVISAR Y ACTUALIZAR LOS DOCUMENTOS CUANDO SEA NECESARIO Y APROBARLOS NUEVAMENTE Será definida por la dependencia productora. Para los manuales de procedimientos se define en la guía respectiva.

18 IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Y VERSIÓN VIGENTE DE LOS DOCUMENTOS Para cada documento se deberán registrar en el apartado correspondiente, los cambios hechos con respecto a la versión anterior.

19 IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Y VERSIÓN VIGENTE DE LOS DOCUMENTOS Cuadro de trazabilidad Descripción de los cambios con respecto a la versión anterior: Se indican los cambios que se realizaron en el presente procedimiento, en relación con la versión anterior. Se exceptúan las correcciones ortográficas. Según lo definido en el artículo No. 157 de la Ley General de la Administración Pública No no deben incluirse los cambios referentes a versiones tras anteriores. Ejemplo: La actividad No. 2 se ve afectada por el cambio de requisitos, según lo establecido por el Tribunal Supremo de Elecciones en la sesión...

20 DISPONIBILIDAD DE VERSIONES PERTINENTES DE LOS DOCUMENTOS APLICABLES Los documentos originales y sus copias deberán ser custodiados por las partes involucradas en su aprobación, las que además deben tener registro de su ubicación. El formato digital de los documentos del SGC deberá ser ubicado, en el plan de clasificación de documentos electrónicos normalizado por el Archivo Central.

21 LEGIBILIDAD E IDENTIFICACIÓN FÁCIL DE LOS DOCUMENTOS Aplicar lo establecido en: Propuesta de Normalización Documental para el Tribunal Supremo de Elecciones (oficio DE , y acuerdo tomado por el TSE comunicado en oficio n. STSE del 06 de diciembre de 2005). Política Institucional de Gestión Documental (acuerdo del Tribunal Supremo de Elecciones comunicado por circular n. STSE de 13 de mayo de 2014).

22 IDENTIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO Responsables de definir los documentos externos necesarios para su planificación y operación: partes involucradas en la elaboración de documentos. Deben identificarse según su nombre, código de emisión y controlar su distribución.

23 PREVENIR USO NO INTENCIONADO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS E IDENTIFICARLOS SI DEBEN MANTENERSE Los documentos obsoletos deben separarse en un cartapacio (Ampo) o en una carpeta con prensa plástica debidamente rotulada (rótulos normalizados por el Archivo Central), a fin de prevenir su uso no intencionado. Comunicar sobre este cambio a las partes interesadas.

24 ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SGC Las actualizaciones deben ser comunicadas: CDOC (formato digital e impreso). Excepto los documentos que se declaren de uso restringido o confidencial. Dirección a la que se encuentra adscrita (copia del oficio o memorando y documento en formato digital). AC, OTGC y Unidad de Control Interno (copia del oficio o memorando con el que se enviaron los documentos).

25 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS Para identificar cambios en las versiones preliminares de los documentos (versiones con cambios que se realizan antes de obtener la versión final) deben nombrarse de la siguiente manera: Nombre del Documento Documento elaborado por la oficina vp 01 Versión preliminar Número de la versión preliminar del documento Nombre del documento-vp-01 Código Las versiones preliminares de documentos digitales deben archivarse en una carpeta compartida a lo interno de la oficina para facilitar el acceso a quienes deben consultarlas y minimizar cantidad de impresiones.

26 IMPRESIÓN Y ALMACENAMIENTO DIGITAL DE LOS DOCUMENTOS Los documentos del SGC deberán imprimirse y colocarse dentro de un cartapacio (Ampo) o una carpeta con prensa plástica, rotulado (rótulo normalizado por el Archivo Central), en que deberá ser resguardado por las partes involucradas. Los documentos deberán imprimirse a doble cara (en caso de disponer de una impresora con dicha función) y no se deben empastar, de manera que se facilite su sustitución en caso que exista alguna modificación.

27 IMPRESIÓN Y ALMACENAMIENTO DIGITAL DE LOS DOCUMENTOS Los manuales de procedimientos deben ubicarse en el plan de clasificación de documentos electrónicos normalizado por el AC. A continuación se muestra cómo deben archivarse en forma digital todos los archivos por separado.

28 IMPRESIÓN Y ALMACENAMIENTO DIGITAL DE LOS DOCUMENTOS Paso No. 1. Ingrese a la pantalla principal de las Herramientas de gestión documental al apartado Plan de Clasificación.

29 IMPRESIÓN Y ALMACENAMIENTO DIGITAL DE LOS DOCUMENTOS Paso No. 2. En Plan de Clasificación seleccione el Ámbito No.1: Oficina Productora.

30 IMPRESIÓN Y ALMACENAMIENTO DIGITAL DE LOS DOCUMENTOS Paso No. 3. Seleccione la carpeta 1.ADM.

31 IMPRESIÓN Y ALMACENAMIENTO DIGITAL DE LOS DOCUMENTOS Paso No. 4. Seleccione la carpeta 1.2 ORGANIZACIÓN.

32 IMPRESIÓN Y ALMACENAMIENTO DIGITAL DE LOS DOCUMENTOS Paso No. 5. Seleccione la carpeta MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

33 IMPRESIÓN Y ALMACENAMIENTO DIGITAL DE LOS DOCUMENTOS Cada procedimiento con sus respectivos instructivos, registros y guías, deberán ser almacenados en carpetas separadas, identificadas con su respectivo código.

34 POLÍTICA INSTITUCIONAL La política institucional es una decisión escrita que orienta a los miembros de una organización, sobre los límites dentro de los cuales pueden operar en distintos campos o temas, proporcionando un marco de acción lógico y consistente. De esta manera se evita que la administración tenga que decidir sobre temas de rutina una y otra vez en deterioro de la eficiencia. Las políticas institucionales afectan a todos los miembros de una organización por tal motivo, deberán ser revisadas por la Dirección Ejecutiva y elevadas al TSE para su aprobación.

35 POLÍTICA INSTITUCIONAL

36 POLÍTICA INSTITUCIONAL

37 MANUAL DE CALIDAD El Órgano Técnico del Sistema de Gestión de Calidad es el responsable de controlar y definir el contenido del Manual de Calidad, que será aprobado por el Tribunal Supremo de Elecciones. En este documento se establecen directrices generales de diversos temas, procesos, procedimientos o métodos.

38 MAPA DE PROCESOS La Dirección Ejecutiva por medio del Área de Planificación en coordinación con el Órgano Técnico del Sistema de Gestión de Calidad define el contenido del Mapa de Procesos, el cual es una representación gráfica de los procesos clave de la organización y sus interrelaciones.

39 FICHA DE UNIDAD ADMINISTRATIVA Extrae información importante contenida en el Manual de Procedimientos. Sirve para hacer análisis de puestos y estudios de la estructura, entre otros. Documento histórico de la unidad administrativa. Debe ser aprobado por la Dirección Ejecutiva. Numeración de páginas al pie (# de #)

40 FICHA DE UNIDAD ADMINISTRATIVA Pág 1 de 4

41 FICHA DE UNIDAD ADMINISTRATIVA

42 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (PORTADA) Se revisa integralmente cada dos años (años pares) a partir del segundo semestre, La actualización se relaciona con el año y versión. Si hay cambios en sus procedimientos mayor o igual al 50% se debe actualizar todo el manual. Si el cambio de sus procedimientos no alcanza el 50% se mantiene el año y se cambia la versión. Debe ser aprobado por el director respectivo de quien esté adscrita la unidad administrativa.

43 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (PORTADA) Estructura orgánica de la unidad administrativa (Ficha de Unidad Administrativa). Numeración de las áreas o unidades (en caso de existir) Dos cifras: 00 Lista de los procedimientos ordenados por número de código; en caso de que alguno quede obsoleto deberá consignarse así, con el fin de mantener el orden del mismo, pero se mantendrán aparte del Manual (como procedimientos obsoletos).

44 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (PORTADA)

45 PROCEDIMIENTOS Cambia la codificación. No debe incluir los diagramas de flujo. No debe incluir la matriz de riesgos, ésta se llevará aparte. Cambia Instrucción de Trabajo por Instructivo NOTA: Para la asignación de las personas responsables de cada actividad, deben tomarse en cuenta las funciones asignadas para cada puesto según el Manual Descriptivo de Clases de Puestos.

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51 PROCEDIMIENTOS NOTA: La jefatura puede considerar que uno o varios procedimientos, instructivos, guías u otros documentos pertenecientes al Manual de la Oficina sean confidenciales o de acceso restringido, en cuyo caso se exceptuaría el envío de estos documentos al Centro de Documentación, para que no sean publicados. Sin embargo, deberá comunicarse al Centro de Documentación, con copia a la Unidad de Control Interno, al Órgano Técnico de Gestión de la Calidad y al Archivo Central, el código y nombre del documento que se está actualizando, así como el número de versión vigente, para mantener su trazabilidad y control.

52 PROTOCOLOS Un protocolo es un procedimiento o normativa para implementar lo que se establece por convenio entre dos o más unidades administrativas internas y/o con entes externos. Por lo tanto un protocolo trasciende a una oficina y/o institución. Son aprobados por el CDIR o el TSE.

53 PROTOCOLOS

54 PROTOCOLO TIPO PROCEDIMIENTO

55 PROTOCOLO TIPO REGLAMENTO

56 INSTRUCTIVOS Instucción de Trabajo se llamará INSTRUCTIVO. Los instructivos siempre estarán ligados a un procedimiento o a un protocolo, por lo tanto la codificación incluirá los dos tipos documentales.

57 INSTRUCTIVOS CON Y SIN AREAS

58 INSTRUCTIVO PROTOCOLO INTERNO Y EXTERNO

59 GUIAS

60 GUIAS

61 GUIAS

62 GUIA

63 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS TIPO DOCUMENTAL CODIFICACIÓN POLITICA INSTITUCIONAL POL-TSE-00-v01 MANUAL DE CALIDAD MSGC-TSE-v01 MAPA DE PROCESOS MDP-00-v01-P-DE FICHA DE UNIDAD ADMINISTRATIVA FUA-oficina-v01 PROTOCOLO PT-TSE-00-v01 MANUAL DE PROCEDIMIENTO MP-oficina-año-v01 PROCEDIMIENTO c/áreas P-oficina-área-000-v01 PROCEDIMIENTO s/áreas P-oficina-000-v01 INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTO IN-000-v01-P-oficina-000 GUIA DE PROCEDIMIENTO G-000-v01-P-oficina-000 INSTRUCTIVO DE PROTOCOLO IN-000-v01-PT-TSE-00 GUIA DE PROTOCOLO G-000-v01-PT-TSE-00 REGISTRO/FORMULARIO R-000-v01-P-oficina-000

64 Archivo Central al correo electrónico: Control Interno al correo electrónico: Órgano Técnico de Gestión de Calidad:

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