Procedimiento de control de documentos

Transcripción

1 Página: 1/18 Secretaría de Educación Coordinación I N D I C E de Administración y Finanzas Coordinación de Equidad Pág. de Género I. INTRODUCCIÓN 5 II. MARCO LEGAL 6 III OBJETIVO A) Del Manual B) Del Procedimiento 9 10 IV. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS 1. Alcance 2. Políticas de operación 3. Descripción del Procedimiento 4. Diagrama de Flujo Procedimiento de control de documentos V. ANEXOS 1.- Formato de 2.- Formato de 3.- Formato de 4.- Formato de 5.- Formato de VI ACTA DE AUTORIZACIÓN 25 Abril de 2010.

2 Página: 2/18 I N D I C E Pág I. INTRODUCCIÓN 3 II. MARCO LEGAL 4 III. OBJETIVO 6 IV. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS 6 1. Alcance 6 2. Políticas de operación 6 3. Descripción del Procedimiento 8 4. Diagrama de Flujo 9 V. ANEXOS Lista De Documentos Controlados Lista Maestra de Procedimientos Registro de distribución de copias controladas 16 VI. ACTA DE AUTORIZACIÓN 18

3 Página: 3/18 I. INTRODUCCIÓN La Secretaría de Educación a través de la Coordinación de Equidad de Género y con la asesoría técnica de la Unidad de Organización, Innovación y Calidad ha elaborado el Procedimiento de Control de Documentos que contiene los elementos indispensables que deben seguirse para el control interno del Modelo de Equidad de Género. El presente procedimiento tiene como finalidad orientar claramente sobre los criterios referentes al control de los documentos derivados de la implantación del Modelo de Equidad de Género en la Secretaría de Educación. El presente documento cuenta con un marco legal que contiene los principales documentos normativos que sustentan el procedimiento mencionado, las políticas de operación que lo rigen, así como la descripción de actividades, el diagrama de flujo y los anexos respectivos. El propósito fundamental del procedimiento es proporcionar una herramienta que permita llevar un control de los documentos generados con motivo de la implantación del Modelo de Equidad de Género en la Secretaría de Educación. El contenido del presente documento deberá actualizarse por lo menos una vez al año a efecto de incorporar los cambios que sean necesarios.

4 Página: 4/18 II. MARCO LEGAL 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 5 de febrero de Última reforma D.O.F. 29 de julio de Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Guerrero P.O. 17 de Noviembre de Última reforma P.O. 6 de mayo de Tratado Internacional sobre la Convención sobre la Eliminación de Todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW) Tratado Internacional sobre la Convención Interamericana para Prevenir, Sancionar y Erradicar la Violencia contra la Mujer Declaración y Plataforma de Acción de Beijing Ley General de Educación. D.O.F. 13 de julio de Última reforma 19 de agosto de Ley General de Acceso de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia D.O.F.1º. de febrero de Última reforma D.O.F. 20 de enero de Ley General para la Igualdad entre Mujeres y Hombres D.O.F. 2 de agosto de Ley Federal del Trabajo de los Servidores Públicos Reglamentaria del artículo 123, Apartado B. D.O.F. 1 de abril de Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública gubernamental. DOF junio de Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Guerrero Número 433. P.O 12 de octubre de Última reforma 16 de junio de Ley de Educación del Estado de Guerrero No P.O. 21 de abril de Última reforma 27 de octubre de Ley de Reestructuración del Sector Educativo del Estado de Guerrero P.O. 16 de febrero de Última reforma 16 de junio de Ley 553 de Acceso de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia del Estado Libre y Soberano de Guerrero. P.O. 8 de febrero de Código Civil del Estado de Guerrero P.O. 2 de marzo de Última reforma P.O. 7 de julio de 2009

5 Página: 5/ Código Procesal Civil del Estado Libre y Soberano de Guerrero Número Código Penal del Estado de Guerrero P.O. 14 de Noviembre de Última reforma P.O. 1 de enero de Código de Procedimientos Penales para el Estado de Guerrero, Número Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Guerrero No P.O. 3 de febrero de Última reforma 6 de junio de Ley de Trabajo de los Servidores Públicos del Estado de Guerrero, número 248. P.O. 6 de enero de Última reforma 7 de noviembre de Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de la SEP. P.O. 29 de enero de Reglamento Interior de la Secretaria de Educación Pública. D.O.F 21 de enero de Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Guerrero P.O. 28 de marzo de Acuerdo Nacional para la Modernización de la Educación Básica D.O.F. 19 de mayo de Programa Estatal por la Equidad de Género Programa Estatal por una Vida Libre de Violencia para las Mujeres Guerrerenses 27. Manual General de Organización de la SEG Febrero de Manual de Normas para la Administración de Recursos Humanos en la Secretaría de Educación Pública Manuales de procedimientos. Guía técnica para su elaboración Mayo de Modelo de Equidad de Género Meg: Protocolo de intervención para casos de hostigamiento y acoso sexual. Oct. de 2009.

6 Página: 6/18 III: OBJETIVO. Establecer y mantener un mecanismo de control de los documentos para el desarrollo del modelo de Equidad de Género de la Secretaría. IV: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS 1. ALCANCE. Aplica al Comité y Subcomités del Modelo de Equidad de Género de la SEG, para el desarrollo de las acciones que se implementan con este enfoque. 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. 2.1 El Comité de Equidad de Género, es el órgano responsable de elaborar, proponer y actualizar los documentos que se emitan con motivo de la implementación del Modelo de Equidad de Género. 2.2 El Subcomité de Control de Documentación, será el responsable de llevar el control de los documentos y de las actualizaciones correspondientes. 2.3 Los integrantes de los Subcomités de Equidad de Género, podrán presentar sus propuestas de modificaciones a los documentos que consideren necesario, de acuerdo a las necesidades que hayan surgido al momento de su aplicación o en su defecto elaborar el documento que se requieran para alcanzar los objetivos propuestos. 2.4 Una vez validado y autorizado el documento, se asignará de acuerdo a la lista de distribución de este Procedimiento de la siguiente manera: a) Una copia controlada impresa para el responsable del Proceso; b) Una copia electrónica en CD para cada uno de los integrantes de la lista de distribución; c) Dos copias electrónicas en CD para consulta del Comité de Equidad de Género, mismas que estarán bajo resguardo del Subcomité de Control de Documentación o bien del responsable de la aplicación del documento para su control, los cuales estarán disponible para su consulta en el portal de la Secretaria de Educación. 2.5 Los documentos pertenecientes al Modelo de Equidad de Género, se identificarán con el sello original de DOCUMENTO CONTROLADO, en tinta negra. 2.6 En caso de que una unidad administrativa le solicite copia de un documento del MEG, para uso externo o para capacitación, le pondrá el sello de DOCUMENTO NO CONTROLADO. 2.7 Los documentos que se encuentren en proceso de modificación o en fase piloto, deberán ostentar la leyenda DOCUMENTO EN VALIDACIÓN colocada en el extremo superior derecho y el elaborador del mismo, definirá y justificará el tiempo que permanecerá en validación sin que este exceda de 6 meses.

7 Página: 7/ Es responsabilidad del Subcomité de Control de Documentación: a) Controlar las carpetas que se manejan a través de copias controladas, como impresas y electrónicas en CD de sólo lectura, sin acceso a impresión o modificaciones. b) Actualizar las listas maestras de procedimientos. c) Resguardar todos los documentos originales vigentes del Modelo de Equidad de Género, así como de las copias de la parte conducente de los documentos de referencia, el original de la última revisión de los documentos identificados con el sello de DOCUMENTO OBSOLETO en tinta roja. 2.9 A partir de la fecha en que el Vocal Coordinador del Subcomité de Control de Documentos recibe el documento elaborado o modificado, dispone de diez días hábiles para llevar a cabo la reproducción, estampado del sello, registro, distribución de copias controladas, archivo del documento original y sellado del obsoleto.

8 Página: 8/ DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Coordinadora de Equidad de Género ACTIVIDAD 1.- Define los documentos que se emplearán en la operación del Modelo de Equidad de Género 2.- Precisa a los usuarios que deben tener copia controlada de los documentos. DOCUMENTO DE TRABAJO Lista maestra de documentos 3.Informa cambios o ajustes de los documentos, (procedimientos, documentos internos) 4. Solicita la asignación de códigos, para la identificación del documento al Subcomité de Control de Documentación. Subcomité de documentación Subcomité de documentación 5.- Verifica que el documento cumpla con lo especificado: Si es procedimiento, que este actualizado el nivel de revisión y que las modificaciones estén incluidas. Que tengan anotado correctamente su código y nivel de revisión. Que los documentos externos cuenten con la leyenda Documento externo. 6.- Asigna código de ser el caso. 7. Registra el Manual o procedimiento de referencia en la Lista Maestra de procedimientos. 8. Verifica la lista de distribución de copias controladas. 9. Reproduce el documento para cada uno de los responsables de los Subcomités, asigna un número a cada copia del documento controlado y lo anota en el Registro de Distribución de Copias Controladas. Formato de Registro de Distribución de copias controladas. 10. Recaba las firmas de acuse de recibido y retira las copias controladas obsoletas tanto en impresión como en CDs y los destruye o formatea según sea el caso. Subcomité de documentación 11. Estampa el sello de DOCUMENTO CONTROLADO En el caso de procedimientos será en el anverso de cada una de las hojas del procedimiento, utilizando tinta de color NEGRO en el ejemplar impreso y en la portada de las copias electrónicas, en tantos juegos como lo indica el Registro de Distribución de Copias Controladas, de manera que no afecte la información relevante.

9 Página: 9/18 Por lo que se refiere a los documentos externos y documentos internos sólo estampa el sello en la primera página. 12. Archiva el documento original, (sin sellar) el Registro de Distribución de Copias Controladas y las Listas Maestras del Modelo de Equidad de Género de los documentos internos, externos y procedimientos respectivamente. 13. Registra los cambios en el CD 14. Archiva sin sellar hasta la edición de una nueva revisión. 15. Coloca el sello de DOCUMENTO OBSOLETO en el original del documento con versión anterior y lo archiva hasta que el documento original sea modificado nuevamente. Subcomité de documentación Personal del comité del modelo de Equidad de género 16. Conserva dos copias de la carpeta electrónica en CDs para que puedan ser consultadas por el personal de la Secretaría que lo requiera 17. Implanta el documento controlado y realiza la difusión entre el personal involucrado. 18. Sustituye y opera los nuevos documentos.

10 Página: 10/ DIAGRAMA DE FLUJO Comité de Equidad de Género Subcomité de documentación Inicio 1 Define ajustes o modificaciones a procedimientos y/o anexos del Manual del MEG Precisa a los usuarios que deben tener copia controlada de los documentos 2 Informa cambios o ajustes y solicita la asignación de códigos para la identificación de documentos 3 3 Verifica que el documento cumpla con lo solicitado 4 Cumple No Si 5 8 Sustituye y opera los documentos vigentes 7 Difunde entre el personal los cambios y ajustes Se asigna Código 6 Registra, reproduce, recaba firmas, sella y archiva los documentos Término

11 Página: 11/18 V. ANEXOS

12 Página: 12/18 Anexo 1 LISTA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS Fecha de actualización de la Lista Maestra de Documentos: Nivel del documento (1) Nombre del documento (2) Código (3) Revisa (4) Fecha de revisión (5) Aprueba (6) Fecha de aprobación (7) Versión vigente(8) Disponibilidad (9) Evaluador principal(10) Responsable del Proceso(11)

13 Página: 13/18 INSTRUCTIVO DEL LLENADO DEL FORMATO DE LISTA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS 1.-Precisar el nivel jerárquico en que se encuentra el documento. 2.-Describir el documento del que se trate ya sea oficio, memorándum u otro. 3.-Escribir el código que le fue asignado a dicho documento. 4.-Precisar el nombre de la persona que revisa el estado del documento. 5.-Anotar la fecha en que se realizó la revisión. 6.-Anotar si es aprobado el documento. 7.-Anotar la fecha de aprobación del documento. 8.-Describir la versión del documento que se encuentra vigente. 9.-Anotar la disponibilidad que hay del documento. 10.-Nombre y firma del evaluador principal. 11.-Nombre y firma del responsable del proceso.

14 Página: 14/18 Anexo 2 LISTA MAESTRA DE PROCEDIMIENTOS Título del Procedimiento(1) Código(2) Revisión(3) Fecha de emisión(4) Fecha de revisión(5) Evaluador principal(6) Responsable del Proceso(7)

15 Página: 15/18 INSTRUCTIVO DEL LLENADO DEL FORMATO DE LISTA DE PROCEDIMIENTOS 1.-Escribir el nombre que le fue asignado al procedimiento. 2.-Anotar el código que le fue asignado al procedimiento. 3.-Anotar si le realizó revisión. 4.-Anotar la fecha de emisión del procedimiento. 5.-Anotar la fecha en que se realizó la revisión del procedimiento. 6.-Nombre y firma del evaluador principal. 7.-Nombre y firma del responsable del proceso.

16 Página: 16/18 Anexo 3 REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS Nombre del Documento(1) Responsabl e de su custodia(2) Forma de Archivo(3 ) Uso(4) Disposici ón Final(5) Autorización( 6) Evaluador principal(7) Responsable del Proceso(8)

17 Página: 17/18 INSTRUCTIVO DEL LLENADO DEL FORMATO DE REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE COPIAS CONTROLADAS 1.-Escribir el nombre del documento. 2.-Anotar el nombre del responsable de la custodia del documento. 3.-Escribir la forma en la que se encuentra el archivo. 4.-Describir el tipo de uso que se le va a dar al documento. 5.-Anotar la disposición final del documento. 6.-Anotar el nombre de la persona que autoriza la copia del documento. 7.-Nombre y firma del evaluador principal. 8.-Nombre y firma del responsable del proceso.

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