Director de división químicos. Gerente de administración y finanzas

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1 VERSIÓN: 10 Página 1 de 9 Preparó: TQA. Cinthia Morales Revisó: Lic. Miguel Contreras Autorizó: Lic. Leonora Siordia CARGO FIRMA FECHA Coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad Director de división químicos Gerente de administración y finanzas 1. OBJETIVO 1.1 Establecer los requisitos y definir las responsabilidades para controlar, revisar, aprobar, distribuir los documentos e identificar, almacenar, proteger, recuperar y disponer de los registros para el sistema de gestión de calidad y el sistema de gestión de inocuidad 2. ALCANCE 2.1 Este procedimiento es aplicable a todo el personal de la organización. 3. DEFINICIONES Procedimiento Documento Instructivo Ayuda visual Política Registro Intranet Copia controlada Copia no controlada Documento obsoleto: Filezilla: Es la forma específica para llevar a cabo un proceso o conjunto de actividades. El cuál nos indica Quién lo hace y cómo lo hace. Es la información y su medio de soporte. Es aquel que nos proporciona la manera de cómo efectuar las actividades de manera consistente. Es un documento que proporciona soporte visual. Es el conjunto de reglas que nos guían en el desarrollo de los procesos. Es el documento que representa resultados obtenidos o que proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Red interna de la empresa donde se encuentran todos los documentos del sistema de gestión de calidad y del sistema de gestión de inocuidad. Copia impresa de un documento original, la cual será sustituida a la persona que la tiene en caso de que el original sufra alguna modificación. Muestra un sello color azul que dice DOCUMENTO CONTROLADO Copia No. Es cualquier copia impresa de la documentación del sistema que no cuente con el sello de documento controlado, sirve sólo como referencia informativa y no tiene validez oficial para tomar decisiones. Es aquel documento que indica una versión que no es la vigente. Presenta un sello color rojo con la leyenda DOCUMENTO OBSOLETO. Software para subir la documentación al portal intranet. 4. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES 4.1 Del coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad: Emitir, actualizar, distribuir y controlar este procedimiento Emitir y asegurar las copias controladas.

2 VERSIÓN: 10 Página 2 de Es la única persona autorizada para codificar cualquier documento Mantener versiones vigentes de toda la documentación del sistema de gestión de calidad e inocuidad en intranet. 4.2 De los usuarios de los documentos: Solicitar cualquier tipo de documento impreso al coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad: Copia controlada. 4.3 De los responsables de los documentos: Informar al coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad de todas las altas, bajas o cambios de documentos que requieran, esto con la finalidad de asegurar la fidelidad del sistema de gestión de calidad y el sistema de gestión de inocuidad. 4.4 Del responsable de los documentos externos: Controlar y preservar los documentos externos que se utilizan en su área. 5. METODOLOGÍA 5.1 Solicitar creación de nuevo documento. DOCUMENTO NUEVO El responsable del documento debe solicitar al coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad la plantilla del documento que va a crear, describiendo el documento Procedimiento Instructivo Registro Ayuda Visual Política Especificación Manual Se procede a enviar mediante correo electrónico la plantilla solicitada. 5.2 Elaboración de documentos El responsable de elaborar el documento tomará en cuenta para ello los siguientes lineamientos:

3 VERSIÓN: 10 Página 3 de Respetará el formato de la plantilla vigente Llena los campos requeridos como son: Título Nombre y puesto de quien preparó Nombre y puesto de quien revisó Nombre y puesto de quien autorizó Objetivo: Describe el propósito y/o la razón de ser del documento Alcance: Describe las áreas donde se aplica el documento Definiciones: Palabras o siglas que requieran de una aclaración dentro del documento, y abreviaturas a utilizar Políticas y responsabilidades: Política: Es el conjunto de reglas que nos guían en el desarrollo de los procesos. Responsabilidades: Describen las obligaciones generales que son competencia de un determinado puesto Metodología: Describe de forma ordenada todas las actividades a desarrollar (quién hace qué y cómo lo hace) Respetará tamaños y colores de letras tal como se define a continuación: Texto: Arial 10 en color negro Títulos deben ir en mayúsculas y negritas En el cuerpo del documento utilizar letras mayúsculas y minúsculas. No usar solo mayúsculas En subtítulos y referencias a otros documentos marcar en negritas. 5.3 Control de los registros: El responsable del documento informa al coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad en el caso de registros lo siguiente:

4 VERSIÓN: 10 Página 4 de Lugar de almacenamiento y protección: Se refiere al lugar físico o electrónico (ruta) en donde serán guardados los registros una vez que hayan sido llenados y la forma en que asegurarán su preservación Forma de almacenamiento: Se refiere a la forma en que se guardarán los registros, por fecha, folio, cliente, etc Tiempo de resguardo: El tiempo que se conservarán los registros Disposición: Indica que se hará con esos registros una vez que concluya su tiempo de resguardo El responsable del documento debe hacer llegar el nuevo documento al coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad. 5.4 Titular y codificar: El coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad recibe el documento asegurándose que los puntos anteriormente mencionados hayan sido respetados; de no ser así lo reenvía para su corrección. Después se revisa el contexto del documento y valida que el título tenga coherencia con lo escrito. Posteriormente codificará el documento de acuerdo a los siguientes criterios: Dependiendo del tipo de documento al que corresponda y de acuerdo al consecutivo de la Lista maestra de documentos y registros REG-001 asigna el código al documento: XXX - ### Donde: XXX: Son las tres siglas del tipo de documento a controlar. ###: Es el número consecutivo de acuerdo a la cantidad de documentos existentes en la Lista maestra de documentos y registros REG-001. XXX: Procedimiento Instructivo Registro Ayuda Visual Política Especificación Manual Documentos externos PRO INS REG AVI POL ESP MNL DEX El coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad deberá colocar fecha efectiva y el número de la versión correspondiente del documento, verificando que la cantidad de páginas sean las correctas Se deberá guardar el documento en su carpeta correspondiente al sistema de gestión de calidad e inocuidad: Procedimientos.

5 VERSIÓN: 10 Página 5 de Instructivos Registros Ayudas Visuales Políticas Especificaciones Manuales Documentos externos Nota: Guardar el archivo con el título del documento utilizando mayúsculas y minúsculas como se describe a continuación: XXX-### Titulo de documento 5.5. Aprobar documento: El coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad imprime el documento original y busca las firmas de quien: Elabora el documento (Responsable de la modificación) Revisa el documento correspondiente al área Autoriza el documento correspondiente al área Aseguramiento de documentos controlados: El coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad pregunta a los involucrados si necesitan copias controladas. En caso de requerirlos sella todas las copias como DOCUMENTO CONTROLADO Copia No en color azul Posteriormente llenará la Lista de distribución de documentos REG-010, entregando la copia a cada solicitante y recabando la firma del mismo. Una vez entregadas todas las copias, anexa el documento original y lo guarda en la carpeta física. NOTA: Todo documento impreso que no cuente con sello de Copia Controlada es considerado documento No Controlado, por lo cual no se garantiza que esté vigente El coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad guarda el documento electrónico en PDF. El nombre del archivo solo lleva el código y titulo del documento utilizando mayúsculas y minúsculas, y lo guarda en la carpeta electrónica correspondiente Se sube la información al filezilla que es el software para el portal intranet, y da aviso al responsable del documento para que a partir de esa fecha únicamente se utilice la versión actual.

6 VERSIÓN: 10 Página 6 de Comunicación y difusión de la documentación cuando presenta cambios de revisión o creación de nuevo documento En el momento que el coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad da aviso del documento en intranet, en breve deberá utilizar el documento vigente, el responsable que elaboró o modificó el documento será encargado de comunicar los cambios al personal involucrado En el caso de personal de nuevo ingreso o cuando exista la promoción o el cambio de una persona a otra área, el jefe de área es el responsable de trasmitir los documentos (procedimientos, instructivos, registros, ayudas visuales, políticas, especificaciones, manuales) Todos los procedimientos, registros, especificaciones, ayudas visuales, manuales y políticas tendrán fecha vigente de 24 meses a partir de la fecha efectiva. El coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad llevará el control de las fechas de los documentos próximos a vencer y avisará al responsable del documento para que lleve a cabo la revisión a detalle y actualizar el mismo elaborando una nueva versión, si no es necesario hacer ningún tipo de cambio solo se actualizará la fecha efectiva, con la finalidad de dar seguimiento a la mejora continua. 6. Solicitar cambio al documento. CAMBIO DE DOCUMENTO 6.1 El solicitante pide al coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad el documento en formato editable para hacer el cambio requerido. 6.2 Se envía el documento solicitado. 6.3 El requisitor realiza los cambios necesarios y le envía por correo electrónico el documento ya modificado al coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad indicando los cambios realizados. 7. Revisar documento. 7.1 El coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad valida que la naturaleza del cambio no impacte de manera negativa. 7.2 Si lo solicitado se contrapone con algún requisito de la Norma ISO 9001:2008, o las normas ISO/TS :2009 y la ISO 22000:2005 se informa al solicitante que dicho cambio no es posible realizarse y el solicitante regresa al punto Si lo solicitado cumple con la Norma ISO 9001:2008 o las normas ISO/TS :2009 y la ISO 22000:2005 continua en el punto Actualizar documento y asegurar identificación de cambios y estados de revisión: 8.1 El coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad: Guarda una versión del documento en la misma carpeta electrónica.

7 VERSIÓN: 10 Página 7 de Cambia la versión en el documento y actualiza fecha de modificación, verifica que la cantidad de hojas sean las correctas. Verificará el Historial de revisiones que se encuentra en la parte inferior del documento, revisando que cuente en la primera fila la nueva versión, la descripción del cambio, la fecha en que se realiza el cambio y quién es el solicitante de dicho cambio. Debe tener cuidado de no borrar el historial pasado Guarda el documento obsoleto en versión electrónica y en físico. Nota: En electrónico se conservarán todas las revisiones obsoletas a partir de la fecha efectiva de la creación de cada documento. 9. Control de documento externo Documentos externos son por ejemplo:» Fichas técnicas.» Manuales de equipos» Normas.» Especificaciones del cliente.» Etc. DOCUMENTO EXTERNO 9.1 El coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad, identificará en cada departamento los documentos externos. Se lleva el control de los mismos en la identificación de la Lista maestra de documentos y registros REG El responsable de los documentos externos es el encargado de preservar los mismos. 9.3 El coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad se asegura de registrar quién tiene documentos externos en la Lista maestra de documentos y registros REG-001. Nota: En el caso de normas el responsable del documento debe asegurarse de tener siempre la versión vigente. 10. Llenar Registro CONTROL DE 10.1 El personal responsable del llenado completa el registro de acuerdo a los requisitos del área. Nota: Para los registros llenados a mano no se permite llenar con lápiz y no deben presentar tachaduras ni corrector en ninguna parte del documento. Si se necesita hacer una corrección solo se puede anular el dato con una línea diagonal. 11. Almacenar Registro 11.1 El responsable del documento almacena el registro en el lugar, tiempo, y forma definida en la Lista Maestra de documentos y registros REG-001. Después de que se cumple el tiempo definido, le da la disposición indicada.

8 VERSIÓN: 10 Página 8 de 9 Nota: Todo el personal tendrá acceso a los documentos que conforman el sistema de gestión de calidad e inocuidad mediante la intranet de la empresa VERSIÓN # FECHA DE ELABORACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SOLICITÓ CAMBIO MAYO 2017 SE ACTUALIZA EL ENCABEZADO DEL DOCUMENTO, SE MODIFICA LA VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS DE 18 A 24 MESES. CINTHIA MORALES 9 17 OCTUBRE 2016 SE REMPLAZA EL GERENTE DEL SISTEMA POR EL COORDINADOR DEL SISTEMA. SE ELIMINA EL REG-033 LISTA DE DOCUMENTOS EXTERNOS. CINTHIA MORALES 8 23 JULIO MAYO MARZO MARZO NOVIEMBRE AGOSTO 2012 SE AGREGA EN LA DEFINICION INTRANET LA DOCUMENTACION PARA EL SISTEMA DE INOCUIDAD, SE MODIFCA LA DEFINICION DE DOCUMENTO OBSOLETO, SE HACER REVISION GENERAL A PROCEDIMIENTO SE ANEXA TODO LO RELACIONADO AL SISTEMA DE GESTION DE INOCUIDAD SE MODIFICA EN SU TOTALIDAD SE ANEXA INS-045 EL USO DEL PORTAL INTRANET PARA LA DOCUMENTACION ISO SE AGREGA LA VIGENCIA DE LOS DOCUEMENTOS Y QUIEN LLEVARÁ EL CONTROL DE LAS FECHAS PRÓXIMAS A VENCER. SE AGREGARON LAS RESPONSABILIDADES DEL AUXSGC. SE CAMBIO LA FORMA DE SOLICITAR DOCUMENTO NUEVO Y CAMBIO DE DOCUMENTO. VERONICA GARCIA VERONICA GARCIA VERÓNICA GARCÍA TALIA A. VALLE SILVA CONSUELO CASAS ISRAEL MUNGUÍA MATA

9 VERSIÓN: 10 Página 9 de JULIO 2012 SE MODIFICO EL PUNTO 4. APROBAR DOCUMENTO Y SE AGREGO LA DIRECCIÓN DE LA INTRANET. ISRAEL MUNGUÍA MATA 1 20 AGOSTO 2011 DOCUMENTO INICIAL ISRAEL MUNGUÍA MATA