Plan de calidad de archivo

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1 Fecha de emisión: 04/09/2013 Versión N 5 Página: 1 de 4 Plan de calidad de archivo Elaboró Revisó Lic. Adrián Romero Castrejón Lic. Arturo Bravo Salazar Coordinador de Calidad Aprobó Coordinador Administrativo Lic. José Alberto Peregrina García Director del Registro Público de la Propiedad y del Comercio

2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos adecuados para la conservación, aseguramiento, resguardo y preservación de los libros, folios, escrituras o legajos, así como de la información que contienen en el. Permitiendo realizar en menor medida la consulta de los libros, escrituras, folios o legajos, evitando su mutilación y deterioro. 2. ALCANCE El alcance para este procedimiento se estable con las áreas que requieran la información para dar cumplimiento a los tramites solicitados por los usuarios. 3. POLÍTICAS 3.1 Todo préstamo de documento (libro, folio o legajo) se deberá registrar en el control de préstamo de libros del. 3.2 No debe prestar ningún documento (libro, folio o legajo), sin la autorización del encargado del área. 3.3 Se prohíbe sacar el documento de la Institución. 3.4 Se prohíbe sacar copias a los documentos sin previo documento que avale dicha acción o la autorización necesaria. 3.5 La vigencia y control de todo Registro de Calidad emitido por el será mediante la fecha de emisión del mismo. 3.6 Todo documento (libro, folio o legajo) deberá ser devuelto en un lapso no mayor a 72 hrs 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Ley para el Registro del 4.2 Reglamento del Instituto para el Registro del Territorio 4.4 Ley del Notariado, articulo Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001:2008, Requisito 4.2 Requisitos de la Documentación. 4.6 Manual de la Calidad del Registro Público de la Propiedad y del Comercio. Requisito 4. Sistema de Gestión de la Calidad. 5. TERMINOS/ DEFINICIONES Folio: Número progresivo que asigna el Sistema Administrativo Registral cuando se captura el nuevo registro, éste es interno y sirve para búsqueda y modificación de inscripciones. Preservación: Es la guarda y custodia de los documentos como libros, folios, fojas y legajos. Acervo: es el conjunto de documentos como libros, folios, fojas y legajos que se resguardan por su contenido en la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y del Comercio del Estado de Colima. Solicitud: Es la petición que realiza el Notario, Juez o Ciudadano involucrado en actos jurídicos. Captura: Conjunto de información que se debe insertar en el Sistema dependiendo del tipo de operación. Prelación: Escrito o resguardo firmado en que se declara haber recibido dinero u otra cosa.

3 Página 3 de 5 Escritura: Documento público, firmado con testigos o sin ellos por la persona o personas que lo otorgan, de todo lo cual da fe el notario. : Sistema de Información Registral y Gestión Administrativa (sistema que se utiliza en la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y del Comercio del Estado de Colima). 6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores ) Requerimientos de Salida de Resultados Solicitud de Libro, documento o folio. Inicio Recibe Solicitud Área de Archivo Área de consulta. Área de sistemas. Área de calificación y revisión. Área Jurídica. Libro, documento o folio Tomo No. de folio, No. de libro, Tipo documento, Sección, Año, Nombre del empleado, Fecha Municipio Documento o folio Digitaliza documento IT Área de sistemas Digitalización de folios y documentos del Documento digitalizado No. de folio No. de libro Tipo documento Sección Libro, documento o folio digital o físico Archiva libro, documento o folio Área de sistemas Libro, documento o folio archivado No. de folio No. de libro Tipo documento Sección Libro, documento o folio Préstamo de libro IT Área de consulta. Área de sistemas. Área de calificación y revisión. Área Jurídica. Control del préstamo del Registro en el control de préstamo del Tomo No. de folio, No. de libro, Tipo documento, Sección, Año, Nombre del empleado, Fecha Municipio Fin 7. INDICADORES Indicador Fórmula Frecuencia Responsable Proporción de cumplimiento de entregas # de préstamos / #de entregas Semestral Director de Organización y Sistemas

4 Página 4 de 5 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención N/A Libro, documento o folio Permanente N/A Documento digitalizado Permanente Responsable de conservarlo Director de Organización y Sistemas y Área de Archivo Director de Organización y Sistemas y Área de Archivo 9. TRÁMITES Y/O SERVICIOS Clave (RETyS) Nombre del trámite y/o servicio Línea y/o ventanilla N/A N/A N/A 10.SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 5 04/09/ /11/ /01/ /09/2011 Se agrega el apartado de trámites y/o servicios. Se agrega el punto 3.6 en el apartado de políticas. Se cambia el encabezado de Secretaria General de Gobierno por Instituto para el Registro del Territorio del Estado de Colima. Se cambia el nombre de Dirección General del Registro Público de la Propiedad y del Comercio por Dirección del Registro Público de la Propiedad y del Comercio. Se cambia el número de versión de la 3 a la 4 Se agrega en el marco normativo la Ley del Registro del. En el diagrama de flujo en digitalización se elimino el proceso de libros. Se modifica el objetivo del plan de calidad. Se sustituye el término recibo por prelación y se corrigen los términos y definiciones de manera general. Se cambia el alcance. Se agrega el punto 3.1 del apartado de políticas. Se modifica el diagrama. En el apartado de indicadores, se modifica el indicador. En el marco normativo se especifican los artículos en los que se aplica el procedimiento. Se elimina el apartado Responsabilidades. Al apartado de indicadores se le agrega la fórmula, la frecuencia y responsable. La sección de referencias se sustituye por Marco normativo. En Registros de Calidad se modifican los registros y se agrega el tiempo de retención y el responsable de conservarlo.

5 Página 5 de /11/11 0 N/A Inicia su uso. Cambia la identificación PC-SI-02 por PC y estructura del formato de acuerdo a la GI-SG-01 Guía para la emisión de documentos estandarizados. Adición: la referencia a los procedimientos: PR.SI.03 Proceso de Préstamo de Libros PR.SI.04 Proceso de Digitalización