SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE PUERTO VALLARTA
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- María José Robles Hernández
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1 PROCEDIMIENTO: Copia controlada CÓDIGO: GCI-P03-PRO-04 VERSIÓN: 3 PÁGINAS: 5 MACROPROCESO: Gestión de la Calidad Institucional PROCESO: Administración y Control de la Documentación PARTAMENTO RESPONSABLE: Equipo de ACD ÁREAS INVOLUCRADAS: Dirección General Direcciones de Área Subdirecciones CEMCIV-ITS FECHA ELABORACIÓN: REVISIÓN NO. Día Mes Año FECHA Día Mes Año EMISIÓN: FECHA ÚLTIMA REVISIÓN: Día Mes Año Elaboró: Equipo de ACD Lic. Yesica Alejandra Gómez Cárdenas Nombre Firma ÍNDICE Página Propósito 3 Alcances 3 Políticas 3 Frecuencia 3 Términos 3 Actividades 4 Registro y control 4 Referencias 5 Anexos 5
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3 Copia Controlada GCI-P03-PRO-04 22/11/ de 6 PROPÓSITO: Establecer la metodología a seguir para asegurar que todas las copias controladas de documentos que pertenecen al SGC y SGA, sean emitidas y distribuidas correctamente y resulten de fácil localización. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los documentos que pertenecen al SGC y SGA. POLÍTICAS: 1. La solicitud debe elaborarse en base a los formularios ya establecidos dentro del SGC y SGA. 2. Todas las copias controladas del SGC y SGA deben estar selladas con la leyenda COPIA CONTROLADA en tinta color azul y el número de copia correspondiente. 3. Solo el Equipo de ACD está autorizado para emitir copias controladas de algún documento del SGC y SGA previa solicitud y autorización. Cualquier desviación será turnada a Dirección General quien determinará la sanción según la gravedad del caso. 4. El resguardo de las copias controladas entregadas es responsabilidad del Resguardatario al que se entregó dichas copias. FRECUENCIA: Este procedimiento aplica cuando existe una solicitud de documento de copia controlada. TÉRMINOS: ACD. Administración y Control de la Documentación. CEMCIV-ITS. Centro de Emprendurismo Capacitación Investigación y Vinculación del ITS de Puerto Vallarta. COPIA CONTROLADA. Copia impresa o electrónica que se obtiene de un documento controlado del SGC que está sujeta a rastreabilidad y actualización. ITS. de Puerto Vallarta RESGUARDATARIO. Persona que guarda y custodia un documento. SGA. Sistema de Gestión Ambiental.
4 Copia Controlada GCI-P03-PRO-04 22/11/ de 6 SGC. Sistema de Gestión de la calidad ACTIVIDAS: No. Responsable de la actividad 1 Equipo de ACD 2 Equipo de ACD 3 Equipo de ACD 4 Equipo de ACD 5 Coordinador del Equipo de ACD 6 Equipo de ACD Descripción de la actividad EMITIR COPIAS. Se generan las copias controladas grabando los archivos electrónicos en un CD, de acuerdo al número solicitado y autorizado COLOCAR SELLO COPIA CONTROLADA. Se coloca en la etiqueta del CD generado el sello COPIA CONTROLADA en tinta color azul y el número de copia que le corresponda de acuerdo al formulario Lista de Distribución de Copias Controladas GCI-P03-PRO- 04/F01. ACTUALIZAR MANUAL GESTION LA CALIDAD Y AMBIENTAL. Actualizar la copia en el Manual de Gestión de la Calidad MGCI-INT-01 y Manual de Gestión Ambiental MGCI-INT-04 en los capítulos que afecte y Manual de Gestión Ambiental MGCI-INT-04. ACTUALIZAR REGISTROS. Se registran las copias nuevas en los formularios Matriz de Distribución de Documentos - GCI-P03-PRO- 01/F03, Resguardo de Documentos GCI-P03-PRO-01/F04 y Lista de Distribución de Copias Controladas GCI-P03-PRO-04/F01. ENTREGAR COPIAS. Se hace entrega de las copias al solicitante a través del formulario Resguardo de Documentos GCI-P03-PRO- 01/F04 firmando este de recibido y proporcionándole copia del mismo, además de firmar en el formulario Lista de Distribución de Copias Controladas GCI-P03-PRO-04/F01. ARCHIVAR SOLICITUD. El equipo de ACD archiva la copia de la solicitud de documento autorizada restante en la carpeta de Solicitud de Documentos, finalizando con esto el procedimiento. REGISTRO Y CONTROL: Formularios: Matriz de Distribución de Documentos - GCI-P03-PRO-01/F03 Resguardo de Documentos - GCI-P03-PRO-01/F04 Lista de Distribución de Copias Controladas - GCI-P03-PRO-04/F01
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6 Copia Controlada GCI-P03-PRO-04 22/11/ de 6 Diagrama de Flujo:
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