Referencia: ISO 9001:2008: ISO 14001:

Transcripción

1 Referencia: ISO 9:2008: ISO 14: Procedimiento para Comunicación Elaboró Revisó Ing. Tereza Villaseñor Jacuinde Representante de Dirección (RD) Lic. José Nino Hernández Magdaleno Subdirector de Planeación Vinculación. y Aprobó Ing. Paulino A. Rivas Martínez Director del I. T. de Morelia Fecha de documentación 18 Octubre 2016 Número de revisión: O Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original.

2 Referencia a la Norma ISO 9: ; ISO 14: Página 2 de 7 1. Propósito. Establecer los lineamientos y las actividades que permitan una comunicación interna y externa entre los diferentes niveles y funciones dentro del Instituto Tecnológico de Morelia y también con las partes interesadas. 2. Alcance: Este procedimiento aplica para la difusión de toda la comunicación interna y/o externa del Instituto Tecnológico de Morelia. 3. Políticas de operación: 3.1 El Departamento de Comunicación y Difusión es el responsable de llevar acabo la difusión interna y externa del Instituto y el diseño de la presentación de la información tomando en cuenta la identidad gráfica vigente. 3.2 Los/as responsables de los proyectos y/o procedimientos identifican las necesidades de comunicación interna y/o externa y la en al director, subdirector, y/o jefes de departamento, RD, coordinadores del SGI; quienes validan la información y solicitan por documento al Departamento de Comunicación y Difusión dichas necesidades, la información debe incluir: vigencia, responsable de la emisión y responsable de retiro de la misma. 3.3 Los medios de comunicación pueden ser a través de la Pagina Web, redes sociales, correos electrónicos, prensa, radio y/o TV, revistas, trípticos, folletos, carteles, lonas impresas, y los mencionados en la Política de Comunicación, su elección dependerá del material a difundir. ITMORELIA-PL-PO- Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original. Rev. O

3 Referencia a la Norma ISO 9: ; ISO 14: Página 3 de 7 4. Diagrama de procedimiento. Dirección, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento, de Laboratorio, Talleres, Responsables de procesos y/o procedimientos Subdirecciones/RD/ coordinadores del SGI Departamento de Comunicación y Difusión Inicio Identifican necesidades de comunicación y difusión interna y/o externa del instituto, solicitándola por medio del formato ITMORELIA- PL-PO Revisa y valida la información a difundir 2 NO Cumple?? SI Solicita al Departamento de Comunicación y Difusión publicar la información. 3 Registra solicitud en bitácora y difunde información del instituto. Formato de bitácora ITMORELIA-PL-PO Supervisa que la comunicación fue realizada. Presenta información en la revisión por la dirección. 5 Fin ITMORELIA-PL-PO- Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original. Rev. O

4 Referencia a la Norma ISO 9: ; ISO 14: Página 4 de 7 5. Descripción del procedimiento Secuencia Actividad Responsable 1. Identifican necesidades de comunicación y/o información interna y/o externa. 2. Revisa y valida la información a difundir. 3. Solicita la información a difundir. 4. Registra la solicitud en bitácora para la comunicación y difunde la información. 5. Supervisa que la comunicación solicitada fue realizada. 1.1 El personal relacionado con los procesos y/o procedimientos, determina la información que debe darse a conocer interna o externamente por medio de los medios de comunicación y difusión. 1.2 Entrega la información a la subdirección correspondiente. 2.1 Recibe las necesidades de difusión de las diferentes áreas. 2.2 La subdirección, RD y/o coordinadores del SGI revisa y valida que la información a publicar sea acorde para incluirlo en el programa de comunicación o su publicación inmediata. Si no cumple, informa al área solicitante y regresar al punto 1. Si Cumple, informa al área solicitante y envía al Departamento de Comunicación y Difusión para su difusión. 3.1 La información se envía al Departamento de Comunicación y difusión a través del documento (físico y/o electrónico) indicando si la comunicación es interna y/o externa y la propuesta del medio de comunicación. 4.1 Recibe mediante formato la información validada para la difusión y comunicación. 4.2 Registra la solicitud de comunicación en la Bitácora para la Comunicación. 4.3 Se registra en la Bitácora para la Comunicación si la comunicación se llevó a cabo. Se verifica si se realizó durante ocho días hábiles después de haber hecho la difusión, para en su caso tomar las acciones correspondientes. 4.4 Difunde y comunica la información. 5.1 Verifica que se dio respuesta a la comunicación solicitada. 5.2 Conforme a la información recibida, la analiza e incorpora para la revisión por la dirección. Dirección, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento, Responsables de Procesos y/o Procedimientos. Subdirecciones. RD y/o Coordinadores del SGI. Subdirecciones. RD/Coordinadores del SGI. Departamento de Comunicación y Difusión Subdirecciones/RD/ Coordinadores del SGI ITMORELIA-PL-PO- Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original. Rev. O

5 Referencia a la Norma ISO 9: ; ISO 14: Página 5 de 7 6. Marco Normativo Reglamento Interno de la Secretaría de Educación Pública. Instructivo para elaborar documentos del ITMORELIA-CA-IT Documentos de referencia. Manual de organización del Instituto Tecnológico de Morelia Norma ISO 9:2008; ISO 14:2004 Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Requisitos. ISO 9:2008 COPANT/ISO NMX-CC-9-IMNC Manual de Ambiental. Norma para el Sistema de Gestión de la calidad- Requisitos. ISO 14:2004 COPANT/ISO 14:2004 NMX-SSA-14:2004 Instructivo para elaborar documentos del ITMORELIA-CA-IT Registros Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo Bitácora para 1 año Departamento de comunicación Comunicación y Difusión Código ITMORELIA-PL-PO- 9. Aspectos ambientales Aspecto ambiental Consumo de Papel Generación de RSU control operacional y/o actividad para mitigar efectos ambientales Reúso de papel, informes en electrónico Control Operacional de RSU ITMORELIA-PL-PO- Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original. Rev. O

6 Referencia a la Norma ISO 9: ; ISO 14: Página 6 de Glosario Comunicación interna: Son todas aquellas publicaciones que son exclusivas de un área o departamento y/o la comunidad Tecnológica que solo se comunican al interior de las Instituciones del ITM. Comunicación externa: Son todas aquellas publicaciones de un área, departamento y/o la comunidad tecnológica que se comunican al exterior del ITM en los diferentes canales de comunicación. Comunidad Tecnológica: Es el conjunto del personal y estudiantes del ITM. Partes interesadas: Persona o grupo de personas que tiene interés o está afectado por el desempeño del ITM. Canales de comunicación: Reuniones en grupo. La reunión surge cuando se convoca a dos o más personas para comunicar, debatir, tomar decisiones y/o acuerdos sobre cualquier aspecto teniendo como evidencia de la misma una minuta de acuerdos y/o resultados a comunicar. Publicaciones internas. Es toda aquella información que se publica y difunde para información exclusiva dela comunidad tecnológica. Los boletines son aprovechados como cauce de la información, derivada de la gestión, interese trasmitir. Es un vehículo unidireccional. Circulares internas. La circular interna, entendida como un escrito o memorando en el que la alta dirección comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la institución, es unidireccional. Vitrina o tablero de anuncios. Son lugares de visualización y lectura de información facilitada por la alta dirección. Se distribuyen estratégicamente ubicados para colocar información variada, en los que se colocan escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles o similares. Cartel o manta. Son elementos gráficos de información, sobre algo concreto, más o menos puntual, dotados de diseño para atraer la atención de personal y usuarios, hacia el mensaje y la información. La comunicación es unilateral y descendente. Videos. Son producciones audiovisuales desarrolladas para trasmitir información aprovechándolas posibilidades de estos medios. La información puede ser generada sobre las actividades de la Institución. Encuestas. Es un elemento de comunicación unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la opinión de los empleados o usuarios sobre algunos aspectos de la gestión, de sus actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre estos. Correo electrónico. Forma de comunicación virtual, donde la información se realiza de manera personal, permitiendo una comunicación bidireccional, donde el inconveniente es que puede ser tardada. Puede ser utilizado como foros de opinión y debate, buzón de sugerencias y similares, el permite la comunicación bidireccional, ascendente y descendente entre los mandos y el resto de los usuarios. ITMORELIA-PL-PO- Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original. Rev. O

7 Referencia a la Norma ISO 9: ; ISO 14: Página 7 de 7 Página web o internet. Tecnología de alcance mundial de comunicación virtual por medio de redes interconectadas; al utilizarse para comunicación interna da la posibilidad de accesar a contenidos informativos, resultados, informes generales, productos o actividades, etc. Internet (redes sociales). Tecnología de internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información mediante una red privada; es una opción más de la comunicación entre las partes involucradas, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicación en general, se realizan de una forma más rápida y eficiente. Medios de comunicación masiva. La radio, la televisión, los periódicos, revistas, anuncios espectaculares y boletines son aprovechados como cauce de comunicación masiva de la gestión, que se interese trasmitir. Son vehículos unidireccionales. 11. Anexos 11.1 Formato de solicitud de servicios/apoyos. ITMORELIA-PL-PO Formato de bitácora para la comunicación ITMORELIA-PL-PO--02 ITMORELIA-PL-PO- Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original. Rev. O