PROCEDIMIENTO INTERNO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Transcripción

1 1 de OBJETIVO: Establecer los lineamientos para mantener informada a la comunidad del Tecnológico de la Región Carbonífera de los diversos sucesos y eventos que se realizan en el Tecnológico, a través de tableros oficiales, página web, medios sociales, boletines internos, radio, prensa y/o televisión. 2.- ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los departamentos del Tecnológico y personal externo, que desee difundir información a la población del Tecnológico de la Región Carbonífera y la comunidad en general. 3.- POLÍTICAS: 3.1 Todos los eventos que se realicen en el Tecnológico de la Región Carbonífera por los distintos departamentos deberán ser comunicados al Departamento de Comunicación y Difusión. 3.2 Todo material a publicar y/o difundir deberá contar con el visto bueno del Departamento de Comunicación y Difusión. No podrá usarse ninguna superficie (vidrios, muros, árboles, etc.) de las instalaciones del Tecnológico de la Región Carbonífera, a menos que lleve el sello del Departamento de Comunicación y Difusión, autorizando la publicación. 3.3 La Institución determina no comunicar externamente la información de aspectos ambientales significativos. Elaboró Revisó: Aprobó: Lic. Edna Patricia Garza Farías Jefe del Departamento de Comunicación y Difusión Ing. Ana Josefina Morales Cruz Jefa del Departamento de Calidad Ing. Ana Josefina Morales Cruz Representante de la Dirección M.P. Sarilú Cárdenas Rodríguez Subdirectora de Posgrado e Investigación M.C. Alejandro Merced Valdés Aguirre Director General

2 2 de El Departamento de Comunicación y Difusión no se hace responsable por publicaciones no validadas y/o autorizadas por el mismo en los diferentes medios de comunicación. Todo material requerido por los departamentos ya sea de difusión y/o impreso tendrá que solicitarse a través del Sistema Electrónico de Difusión de Eventos que se encuentra en la dirección En caso de no poderlo hacer por fallas en la red tendrá que acudir personalmente al Departamento de Comunicación y Difusión y realizar la solicitud por escrito. 4.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: 4.1 El Departamento de Comunicación y Difusión es responsable de: Diseñar, elaborar, redactar y/o revisar el material solicitado para la difusión de eventos Autorizar o rechazar la publicación de avisos que considere no pertinentes en base a los criterios del departamento. En caso de no ser aprobada, se notifica vía correo electrónico al departamento solicitante Eliminar las publicaciones no autorizadas por el departamento detectadas en los diferentes medios bajo nuestra responsabilidad Decidir la manera de difundir la colocación de publicidad de eventos solicitados en los diferentes medios Comunicar a todos los niveles de la organización los aspectos ambientales significativos de acuerdo a este procedimiento a través de medios electrónicos.

3 3 de Descartar la información de los tableros y diferentes medios una vez que el evento y/o aviso fue promocionado satisfactoriamente. 4.2 Los departamentos académicos y/o áreas administrativas son responsables de: Enviar al Departamento de Comunicación y Difusión por medio del Sistema Electrónico de Difusión de Eventos los datos del evento a difundir mínimo tres días antes del mismo En el caso de solicitud para publicación en tableros, se deberá anexar el aviso en el Sistema Electrónico de Difusión de Eventos como archivo adjunto Entregar información de las actividades y/o eventos que se generen en sus Departamentos para hacer la difusión de los mismos. 5.- DEFINICIONES: 5.1 TABLEROS: Estructuras fijas a los muros y protegidas, en las que se exhibe la información institucional y de interés general. Se ubican en lugares estratégicos para el fácil acceso a la información. 5.2 MEDIOS SOCIALES: Redes sociales (Facebook, Twitter, Youtube, etc.) Página Web. 6.- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: 6.1 Publicación en los Tableros Informativos Se cuenta con cuatro tableros que se utilizan para informar a la comunidad docente y estudiantil sobre temas de interés para ellos, distribuidos de la siguiente manera: 1) Planta baja del edificio del Centro de Cómputo y Educación Mixta, 2) Cafetería, 3) Pasillo del Centro de Idiomas, 4) Pasillo del Edificio B.

4 4 de Los tableros adicionales a los ya mencionados, quedan bajo responsabilidad de las Coordinaciones y/o Departamentos a los que fueron asignados Las personas interesadas en publicar avisos, difusión de eventos y cualquier información, tendrán que llenar el formato de solicitud de difusión de eventos (RC-18-01) que se encuentra en y en el cual determinan que tipo de servicio solicitan, el medio deseado para difundirlo, la cantidad de material solicitado, etc El control del de las solicitudes realizadas al Departamento, quedan registradas en una bitácora que se genera automáticamente del formato RC Los organismos externos interesados en hacer publicidad de sus productos y/o servicios en los tableros de la Institución, deben acudir al Departamento de Comunicación y Difusión para revisar y evaluar la pertinencia del material a difundir en el contexto de la institución educativa. 6.2 Elaboración de Boletines de Prensa Los boletines de prensa se elaboran en base a actividades institucionales o académicas que se realicen en Tec Carbonífera y se publican en medios electrónicos a la brevedad posible Se envían los boletines generados de manera semanal con las actividades principales del Tecnológico de la Región Carbonífera, a medios informativos de la región, esto de manera electrónica.

5 5 de Actualización de la Página de Internet, Facebook y Twitter La información que compete a la Institución y sus funciones sustantivas de docencia, investigación, extensión y difusión de la cultura se muestra en la página web institucional La Institución cuenta con dos medios sociales (facebook.com/itesrc y twitter.com/itesrc_oficial) en las cuales se difunden la información más relevante para la comunidad estudiantil y público en general, misma que se monitorean según las estadísticas del servidor y de las redes sociales La Institución cuenta con un portal de comunicación ( donde se administran los boletines generados y está a disposición del público en general con la finalidad de mantenerlos informados En lo referente a la difusión de los resultados de los programas ambientales institucionales, éstos se comunicarán anualmente a través de los distintos medios de comunicación, con la finalidad de que la comunicad tecnológica esté enterada y se involucre con estos programas. 6.4 Diseño, elaboración, difusión, redacción y/o revisión de material para la difusión de eventos El departamento que requiera de material impreso como diplomas, póster, lonas, folletos, volantes, invitaciones, gafetes, artículos de promoción, placas de reconocimiento, mantas, pendones, insertos en prensa, etc., deberá solicitarlo al Departamento de Comunicación y Difusión mediante el Sistema Electrónico de Difusión de Eventos y el Departamento de Comunicación y Difusión posteriormente se genera Solicitud de difusión de eventos.

6 6 de El material tendrá que ser solicitado mínimo tres días hábiles antes de la fecha requerida. (Se harán excepciones solo en casos extraordinarios) Para el caso de Eventos Masivos Institucionales, por ejemplo: Promoción de Carreras, Diplomados de inglés y la Semana de Ingeniería, la solicitud tendrá que realizarse con un mes de anticipación al evento Los/as jefes/as de departamento que soliciten la difusión de eventos deberán asegurarse que dicha actividad se encuentre contemplada en el Programa Operativo Anual del solicitante En el caso de la solicitud de diplomas y/o reconocimientos, se deberá anexar en el Sistema Electrónico de Difusión de Eventos la lista de los(as) participantes en limpio con mayúsculas y minúsculas, con nombres y apellidos completos, en lenguaje no sexista, indicar acentos y alguna especificación adicional a la manera de escribir el nombre y apellidos sin faltas de ortografía En caso de solicitar lonas promocionales para eventos institucionales deberán especificar ubicación y tamaño de la misma. Una vez terminado el evento, el Departamento de Recursos Materiales y de Servicios Generales, retira y conserva las lonas, en caso de ser necesario Para el caso de invitaciones se deberá especificar la cantidad que requiere, nombre, hora, lugar y fecha del evento. En caso de ser rotuladas deberá anexar lista con nombres y apellidos completos. NOTA: CRITERIOS DEL DEPARTAMENTO PARA PUBLICACIONES El material no debe ser de carácter ofensivo. La información debe ser objetiva, clara, pertinente y sin faltas de ortografía.

7 7 de 7 Se dará prioridad a eventos institucionales. En caso de solicitud de publicaciones externas, el departamento decide su pertinencia. Las publicaciones locales deberán contar con logos y formato institucional. 7.- REFERENCIAS N/A 8.- REGISTROS RC Solicitud de difusión de eventos (electrónico) 9.- HISTORIAL Nivel Anterior Nivel Actual Fecha de revisión Modificaciones Original de septiembre de de agosto de 2018 Documento elaborado por primera vez Cambio administrativo y de logotipos