Procedimiento para el Control de Documentos

Transcripción

1 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 1 de 10 DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ Ing. Jesús Patiño Estrella RD M.C. Julián Ferrer Guerra Subdirector de Planeación y Vinculación M.E.D. Ignacio López Valdovinos. Director 01 de diciembre del de diciembre del de febrero del 2017 Número de revisión CONTROL DE CAMBIOS Descripción del cambio Fecha de Actualización de diciembre del 2016 Revisión total de octubre de 2013 Revisión total de agosto de 2010 Revisión total de septiembre de 2009 Revisión total de marzo de de octubre de 2005 Se modifica el propósito, el alcance y las políticas, con el fin de que el control de los documentos sea un control electrónico, se modifica la etapa 6 en el diagrama del procedimiento y se modifica la descripción de actividades, debido a que ya no se genera una bitácora de distribución, no se sellan ni se firman las copias, se modifican los anexos y sus códigos, de elimina el formato para la lista maestra de documentos ya que esta se convierte en Registro de calidad quedando como anexo del manual. El Formato de bitácora de distribución pasa a ser un formato para el control de distribución de documentos. En los Anexos se deja la lista de documentos externos controlados de los Institutos Tecnológicos Estatales, debido a que el mismo procedimiento opera para su SGC. Se elimina la tabla para el control de los documentos. Se agregan las políticas 3.11, 3.12, 3.13, 3.14 y 3.15 Se modifica la política 3.7, en lo que se refiere a lo señalado de todas las hojas y se establece sellar el frente de la primera hoja del documento. Se modifica en el anexo 9.1 el nombre de la columna fecha de aplicación por fecha de distribución. Se elimina el concepto de OTRO DOCUMENTO INTERNO

2 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 2 de de junio de de noviembre de 2004 Revisión total del procedimiento. Se corrigen los códigos y numeración de los procedimientos gobernadores, se agregan anexos y se incorpora el instructivo de Trabajo del SGC para elaborar Procedimientos SNEST-CA-IT- 01. Se agregan las políticas 9.9 y Se revisa y corrige el glosario decía antes documento controlado interno, es documento interno controlado. Se agregaron las políticas: 3.11 para autorizar el uso de documentos obsoletos, 3.14 para indicar que los documentos deben relacionarse en la lista maestra, 3.15 para registrar los formatos que hayan sido corregidos. Se elimina del punto 7 del procedimiento, el anexo del sello COPIA CONTROLADA Y DOCUMENTO NO CONTROLADO SOLO PARA NFORMACIÓN y el código del mismo en el punto de octubre de 2004 Revisión Total 1 24 de mayo de 2004 Revisión Total

3 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 3 de Propósito Establecer, mantener y controlar los documentos del Sistemas de Gestión de la Calidad, en todas las áreas de uso en el Instituto Tecnológico de Celaya mediante un procedimiento documentado. 2. Alcance Aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Tecnológico de Celaya, para atender el proceso educativo que comprende desde la inscripción hasta la entrega del título y cedula profesional de licenciatura. 3. Políticas de operación. 3.1 Todo documento de origen interno que sea necesario para atender y controlar el SGC deberá ser identificado mediante el nombre, código, numero de revisión y la fecha de autorización que le asigne el Controlador de o el Representante de la Dirección (RD), de acuerdo a la Guía para la Elaboración de ITC-CA-RC Todos los documentos de origen interno aprobados de acuerdo a la guía y a este procedimiento se encontrarán en la Lista Maestra de de Origen Interno ITC-CA-MC-001, Anexo 7 del Manual de la Calidad, donde se podrá verificar nombre, código, número de revisión y la fecha de autorización de cada uno de los documentos, el cual estará disponible en el portal del SGC de manera permanente. 3.3 Se consideran documentos vigentes y controlados todos los documentos del SGC que se encuentren a disposición de manera electrónica en la página web del Instituto en el Sistema Integral de Información (SII), o en el Link tanto para consulta de los documentos, como para impresión de los formatos de cada uno de los procedimientos, mismos que se encuentran en físico debidamente autorizados en la Oficina de Sistemas de Gestión. 3.4 Es responsabilidad del RD y Controlador de, revisar y verificar que las revisiones, contenidos de los procedimientos y formatos que se encuentran para su uso en la página web del Instituto en el Sistema Integral de Información (SII), o directamente en el Link sean los vigentes y contengan la información adecuada para el desarrollo de sus actividades. 3.5 Los dueños de los Procedimientos deben de revisar y actualizar su procedimiento de manera periódica o cuando se modifique algún lineamiento de origen interno y/o externo, o a sugerencia recibida por los usuarios, para lo cual deberá ser elaborado por el Responsable del Procedimiento en reunión con los

4 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 4 de 10 participantes de este y del RD y/o el Controlador de, para realizar la revisión, autorización y emisión de dicho documento. 3.6 Los dueños de los Procedimientos deben de Proporcionar al RD o al Controlador de, los de origen interno y/o externo que soporten y/o modifiquen a los Procedimientos vigentes para que a su vez se suban al portal del SGC en el apartado de Normateca y se encuentren disponibles para su uso. 3.7 Toda copia en PAPEL o ARCHIVO electrónico será Documento No Controlado a excepción del que se encuentra en el portal del SGC y del Original que contiene las Firmas Autógrafas el cual estará a resguardo del RD y/o el Controlador de documentos, esta leyenda la llevarán todos los procedimientos al momento de ser impresos, y la contendrán todos los archivos electrónicos descargados del portal del SGC. 3.8 Los Originales deberán contener las firmas autógrafas en el recuadro del Control de Emisión y Rúbrica en cada una de las páginas de los Procedimientos y Formatos, mismas que serán resguardadas por el RD y/o el Controlador de. Las revisiones vigentes que se encuentran en el portal del SGC no cuentan con las firmas correspondientes. 3.9 Los como Manual de Calidad, anexos, procedimientos, instructivos, documentos de origen externo e interno, guías, etc. del SGC podrán ser descargados en formato PDF y todos los formatos de los procedimientos estarán en Word o Excel para su uso Cualquier modificación, actualización o baja de documento, una vez que es autorizado por el Director, el Controlador de documentos deberá dar a conocer a través de correo electrónico institucional y/o por medio de oficio, a todas las áreas que intervienen en el proceso (a los responsables y participantes marcados en el Anexo 3 del SGC) en un máximo de tres días hábiles Los documentos entrarán en vigor en un máximo de 10 días hábiles, posteriores a la fecha de autorización del director y deberá cumplir con un periodo de prueba que permita conocer si fue factible su implantación, el cual deberá de ser de entre 10 y 90 días hábiles, dependiendo del tipo de documento que se trate, con el fin de guardar la integridad del proceso y no afectar su operación Los documentos de origen externo son incluidos en el apartado 7 de cada procedimiento en donde se indica en qué apartado del Proceso Estratégico se encuentra en la Normateca del SGC del Instituto Tecnológico de Celaya para su consulta.

5 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 5 de Diagrama del procedimiento. Dueño del Procedimiento y Participantes RD O CONTROLADOR DE DOCUMENTOS Responsables de Revisar o Autorizar Usuario del SGC Inicio Elaboran un nuevo documento, actualizan y/o modifican uno ya existente. 1 2 Revisa Documento y/o participa en reuniones de revisión 2 NO Es Correcto? SI 3 Imprime documentos y recaba firmas Revisión y firma de: Elaboró, Revisó y Autorizó Informar a todas las áreas que intervienen en el proceso. 5 Libera documento. 4 Verifica, consulta y aplica documentación publicada en el portal a partir de la fecha establecida 7 Publica documentación a través del Portal del SGC 6 Consulta y aplica documentación publicada en el portal a partir de la fecha establecida. 8 Valida la aplicación de la documentación. 9 Término

6 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 6 de Descripción del procedimiento Secuencia de etapas 1. Elabora un nuevo documento o Revisa uno existente. 2. Revisa Documento. Actividad 1.1 Detecta necesidad de emitir un nuevo documento o de revisar uno ya existente. 1.2 Elabora o revisa documento conforme a la Guía para la Elaboración de ITC-CA-RC Justifica la necesidad de emitir un nuevo documento o de cambiar alguno ya existente, anexando la propuesta del documento. 1.4 Informa al Controlador de o al RD de la necesidad de emitir un nuevo documento o de cambiar alguno ya existente. 2.1 Recibe la propuesta del documento nuevo o con los cambios realizados a uno ya existente, con su correspondiente justificación. 2.2 Revisa que el documento cumpla con las especificaciones aplicables dentro del sistema de gestión de la calidad, (de acuerdo a la Guía para la Elaboración de ITC-CA-RC-001). Cumple con las especificaciones que se muestran en la guía: SI, pasa al punto 2.3. NO, regresa a la etapa Imprime y recaba firmas. Responsable Dueño del Procedimiento y participantes RD o Controlador de 3. Firma de elaboró, revisó y autorizó 3.1 Recibe documentos impresos de parte del Controlador de o el RD para su revisión final. 3.2 Firma los documentos en el campo correspondiente y rubrica cada hoja y formatos anexos. 3.3 Recibe el documento generado por el dueño del procedimiento y revisado por el Controlador de o el RD de acuerdo a las especificaciones. 3.4 Revisa y firma los documentos en el campo correspondiente y rubrica cada hoja y formatos anexos. 3.5 Autoriza el documento y firma en el campo correspondiente. Dueño del Procedimiento Responsable de Revisar Responsable de Autorizar

7 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 7 de 10 Secuencia de etapas Libera. 5. Identifica Cambios y Número de Revisión. Actividad 5.1 El Controlador de o el RD recibe la documentación revisada y autorizada. 5.2 Verifica los cambios, asigna código y número de revisión de acuerdo a la guía para la elaboración de documentos ITC-CA-RC En caso de identificar algunas inconsistencias en los documentos en cuanto a códigos, número de revisión, instructivo de llenado, denominaciones, fechas de elaboración, revisión y autorizaciones debe realizar la aclaración correspondiente. Responsable Responsable de Autorizar RD o Controlador de 6. Publica documentación e informa a los responsables de los procesos. 7. Verifica, Consulta y aplica documentación publicada en el portal. 6.1 Actualiza la Lista Maestra de de Origen Interno, ITC-CA-MC-001 Anexo 7 del Manual de la Calidad, con los documentos autorizados y la lista de control de registros del Sistema de Gestión de la Calidad, ITC-CA-MC-001 Anexo 9 del Manual de la Calidad, con los formatos. 6.2 Da de alta en el portal institucional del SGC los actualizados y autorizados en pdf y todos los formatos estarán en Word o Excel. 6.3 Notifica a los dueños de los procedimientos, de acuerdo al anexo 3, a través del correo electrónico institucional y/o por medio de oficio la fecha de aplicación de la documentación publicada en el portal. 7.1 Verifica que el documento que se encuentra en el portal de consulta (acceso público), es el correcto. Nota: en caso de ser un formato, deberá de estar en Word o en Excel. 7.2 Aplica la documentación del sistema de gestión de la calidad, que se encuentra en el link: Da seguimiento a la documentación para ver la factibilidad de su implementación. RD o Controlador de. Dueño del Procedimiento Usuario del Sistema de Gestión de la Calidad.

8 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 8 de 10 Secuencia de etapas 8. Consulta y aplica documentación publicada en el portal 9. Valida la aplicación de la documentación Actividad 8.1 Consulta el documento que se encuentra en el portal del SGC (acceso público), Aplica la documentación del SGC. 9.1 Revisa y valida, de acuerdo al periodo de prueba del documento, su aplicación en las áreas correspondientes de la institución. Responsable Usuario del sistema de gestión de la calidad. RD o Controlador de documentos 6. Registros. Nombre Tiempo de Retención Medio de Soporte Responsable de conservarlo Código de registro Lista Maestra de Internos Controlados. Hasta la siguiente modificación. En papel y electrónico Representante de la Dirección ITC-CA-MC-001 Lista de de Origen Externo. Hasta la siguiente modificación En papel y electrónico Representante de la Dirección ITC-CA-MC-001 Lista para el Control de Instalación de Electrónicos. Permanente En papel Representante de la Dirección -01 Guía para la Elaboración de del SGC Hasta nueva actualización En papel y electrónico Representante de la Dirección ITC-CA-RC-001

9 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 9 de de referencia y Marco normativo. DOCUMENTO Norma para el Sistema de Gestión de la Calidad- Fundamento y Vocabulario. ISO 9000:2005 COPANT/ISO NMX-CC-9000-IMNC Norma para el Sistema de Gestión de la Calidad- Requisitos. ISO 9001:2008 COPANT/ISO NMX-CC-9001-IMNC Guía para la elaboración de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad UBICACIÓN P.E. CA P.E. CA P.E CA 8. Glosario Documento: Documento Controlado: Documento Interno Controlado: Documento Obsoleto: Documento de Origen Externo: Lista Maestra de Controlados: Recopilación de datos que arrojan un significado, en cualquiera de los diferentes medios de soporte (papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de estos). Los documentos utilizados en el sistema de gestión de la calidad pueden ser: a) manuales de la calidad. b) planes de la calidad. c) especificaciones. d) guías. e) procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planos. f) registros. Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte a la calidad de los servicios proporcionados por el Instituto Tecnológico. Documento del Sistema de Gestión de la Calidad, en cualquier medio de soporte. Aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el SGC. Documento que sirve de referencia al desarrollo de las actividades y funciones del Sistema de Gestión de la Calidad y que no fue elaborado de manera interna en el Tecnológico Ej.: Ley Federal del Trabajo. Registro de calidad en donde se encuentran relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema de Gestión de la Calidad de la institución.

10 Referencia a la Norma ISO 9001: Página 10 de 10 Procedimiento: Proceso: Registro: Revisión: Validación Verificación: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Es el estado de los documentos en términos de actualidad. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica. Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. P. E. CA Proceso Estratégico de Calidad en la Normateca del SGC del Instituto Tecnológico de Celaya.