PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Código: GHIA-MA-P-CD

Transcripción

1 Elaboró: Gabriel Pelayo Ramírez/ Coordinador de Calidad GHIA Revisó: Miguel Angel Espinoza / Representante de la Dirección Aprobó: Armando Gallo Moreno / Director Comercial GHIA CONTROL DE EMISIÓN Fecha Firma CONTROL DE CAMBIOS Rev Fecha Sección (es) afectada (s ) Descripción 0 22/02/2011 Todas Emisión inicial del documento. Control de Emisión Nuevo Nombramiento Pág. 1 de 7

2 1. PROPÓSITO Establecer los lineamientos para asegurar que la documentación controlada referida a las actividades y procesos de la Línea de Producción GHIA se encuentre vigente y en los lugares que corresponda, con el fin de mantener la confidencialidad, actualización y facilidad de localización de los documentos, de acuerdo con el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) implementado. 2. ALCANCE Cualquier documento utilizado dentro del SGC de la Línea de Producción GHIA, que sea necesario controlar para el correcto cumplimiento de los lineamientos de la organización. 3. DEFINICIONES 3.1 Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. 3.2 Documento controlado: Documento que está relacionado en la Lista Central de Documentos y que debe cumplir con los requisitos establecidos para su control, (según lo establecido en el presente procedimiento) en las diferentes áreas, debe estar disponible para auditorías externas. 3.3 Documento externo: Documento que no puede ser modificado por la Línea de Producción GHIA, pero que es necesario identificar y conservar para las actividades desempeñadas en el sistema de gestión de la calidad; incluye información necesaria proporcionada por el cliente. Ejemplo: las normas ISO utilizadas en el SGC. 3.4 Documento no controlado: Documento que no está relacionado en la Lista Central de Documentos y que no es necesario que cumpla con los requisitos establecidos para su control, (según lo establecido en el presente procedimiento) en las diferentes áreas, o no se encuentra en el alcance del SGC. 3.5 Copia controlada: Copia que se obtiene de un documento controlado original que ha sido aprobado, y que se entrega al personal que lo requiera por sus funciones, dentro del alcance del SGC de la Línea de Producción GHIA. En cuanto se actualiza el documento original se sustituye la copia anterior por una copia vigente y se señala en la lista de distribución del documento original. 3.6 Copia no controlada: Copia que se obtiene de un documento controlado original que ha sido aprobado, que se encuentra en medio electrónico y que se imprime por el personal que lo requiera Pág. 2 de 7

3 por sus funciones. En cuanto se actualiza el documento original no es obligatorio sustituir la copia anterior por una copia vigente. 4. POLÍTICAS 4.1 Los documentos controlados del SGC deben elaborarse con base en los lineamientos establecidos en el Instructivo para Elaborar Documentos del SGC. 4.2 En caso de extravío de una copia controlada o bien cuando sea requerida una copia controlada extra, el responsable podrá solicitarlo vía telefónica o correo electrónico al Coordinador de Calidad. 4.3 Una vez validados los documentos controlados, éstos constituyen marco mediato de referencia, debiendo encontrarse los impresos originales en papel con el Coordinador de Calidad y en medio electrónico en el servidor de CVA. El Coordinador de Calidad tendrá disponibles los documentos para su consulta por el personal de la empresa que así lo requiera por sus funciones. 4.4 Sólo se podrá tener acceso a los documentos controlados dentro de las instalaciones de la Línea de Producción GHIA, y no podrán ser fotocopiados, ni impresos, ni consultados por personal ajeno a la organización, salvo que exista autorización expresa y por escrito del Director General. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5.1 ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. Apartado Control de los Documentos. 5.2 ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. 5.3 ISO / TR : 2001 / NMX CC IMNC Directrices para la documentación de los sistemas de gestión de la calidad. 5.4 Manual de la Calidad: GHIA-CAL-MA-C. Sección Control de los Documentos. 5.5 Instructivo para Elaborar Documentos del SGC: GHIA-CAL-I-ED 6. REGISTROS Tiempo de Responsable Título Código Retención Lista Central de Documentos F-LCD 1 año Coordinador de Calidad Pág. 3 de 7

4 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 7.1 Elaboración de Documentos Personal responsable de elaborar los documentos Utilizan el Instructivo para Elaborar Documentos del SGC, el cual describe las características que debe reunir la documentación del sistema de calidad, con el fin de mantener un formato estándar en esta última Codifican los documentos comprendidos en el alcance del SGC, de acuerdo con los criterios establecidos en el Instructivo para Elaborar Documentos del SGC, con el propósito de facilitar la referencia e identificación de los mismos. 7.2 Revisión, Aprobación y Actualización de Documentos Personal responsable de elaborar los documentos Revisan los documentos que se encuentran dentro del alcance del SGC, mínimo una vez al año Si los documentos revisados requieren actualizarse, solicitan al Coordinador de Calidad los archivos electrónicos correspondientes y realizan los cambios necesarios que convengan Entregan los documentos al Coordinador de Calidad y/o Director Comercial según corresponda, para su revisión y aprobación. Nota 1: La revisión, actualización y aprobación del manual de calidad, la política y los objetivos de calidad, es responsabilidad del Comité Directivo del SGC de la Línea de Producción GHIA. Nota 2: Los cambios realizados al manual de calidad, a los procedimientos y a los instructivos de trabajo, son descritos en forma breve en la portada de cada documento, en el apartado correspondiente a Control de Cambios, que indica el número y la fecha de revisión, las secciones afectadas y una breve descripción de las modificaciones efectuadas. Representante de la Dirección y/o Director Comercial y/o Coordinador de Calidad Revisan los documentos entregados por los responsables de su elaboración, en medio electrónico o impreso. Pág. 4 de 7

5 7.2.5 Si aprueban los documentos, los firman en la portada de los mismos y los entregan a los responsables de su elaboración. La fecha de la aprobación indicará cuándo fueron emitidos los documentos, y a partir de entonces se consideran en vigencia En caso de no autorizarlos, los regresan a los responsables de su elaboración para que realicen los ajustes necesarios y los presenten nuevamente hasta obtener su aprobación. Personal responsable de elaborar los documentos Una vez que los documentos son autorizados, entregan las versiones originales impresas (firmadas) y su soporte en medio electrónico al Coordinador de Calidad. 7.3 Distribución de Documentos Coordinador de Calidad Recibe los documentos en su versión vigente, de forma impresa y electrónica, y los da de alta en el servidor de GHIA, dando de baja los documentos obsoletos Actualiza la Lista Central de Documentos, en la cual se encuentran referenciados todos los documentos controlados del SGC Notifica por el medio que sea más conveniente la disponibilidad de los documentos al personal involucrado De ser necesario, obtiene del impreso original las copias necesarias, para distribuirlas a las áreas que así lo requieran por el trabajo que desarrollan Distribuye copias controladas de los documentos, recabando la firma de las personas a quienes entrega copia controlada, de acuerdo a la lista de distribución del documento original, y anotando en esta lista el número que corresponda a la copia controlada que proporciona. Nota: Las copias que se obtengan de los documentos controlados, tendrán la leyenda: copia controlada número En su caso, recaba y destruye las copias de los documentos obsoletos. Conserva el original del documento no vigente, y lo identifica en todas sus hojas por medio de un sello o inscripción con la leyenda: obsoleto, para efectos de control histórico. Pág. 5 de 7

6 7.4 Control de Archivos de los Documentos Coordinador de Calidad Conserva un archivo principal en el servidor de GHIA, el cual contiene todos los expedientes de la documentación controlada del SGC Conserva un archivo original en papel de toda la documentación controlada del SGC. 7.5 Documentación Externa Coordinador de Calidad Identifica los documentos externos aplicables al SGC y los relaciona en la Lista Central de Documentos Resguarda los documentos externos aplicables a su área Solicita a los encargados de área que se aseguren de la vigencia de los documentos externos aplicables y de su resguardo apropiado Solicita a los encargados de área que le informen cuando se actualice alguno de los documentos externos, con el fin de modificar la Lista Central de Documentos. Fin del Procedimiento. Pág. 6 de 7

7 LISTA DE DISTRIBUCIÓN Puesto Fecha Firma Copia Controlada Número: La presente lista de distribución se incluirá sólo en el documento original. Pág. 7 de 7