Manual de Procesos INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE PUERTO VALLARTA. PROCESO: Administración y Control de la Documentación CÓDIGO: GCI-PRC-03

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1 PROCESO: Administración y Control de la Documentación CÓDIGO: GCI-PRC-03 VERSIÓN: 3 PÁGINAS: 11 MACROPROCESO: Gestión de la Calidad Institucional PARTAMENTO RESPONSABLE: Equipo de ACD ÁREAS INVOLUCRADAS: Dirección General Direcciones de Área Subdirecciones CEMCIV-ITS FECHA ELABORACIÓN: REVISIÓN NO. Día Mes Año FECHA Día Mes Año EMISIÓN: FECHA Día Mes Año ÚLTIMA REVISIÓN: Elaboró: Equipo de ACD Lic. Yesica Alejandra Gómez Cárdenas Nombre Firma ÍNDICE Página Objetivo 3 Alcance 3 Políticas 3 Responsables 4 Términos 5 Diagrama 7 Descripción 8 Puntos de Control 10 Procedimientos 10 Referencias 11 Anexos 11

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3 Administración y Control de la Documentación GCI-PRC-03 22/11/ de 11 OBJETIVO: Crear, administrar y controlar los documentos y registros del SGC y SGA, asegurando la vigencia de los mismos y la correcta distribución entre sus resguardatarios. ALCANCE: Este proceso aplica a todos los documentos internos y externos del SGC y SGA. POLÍTICAS: 1. Una vez al año se dará a conocer el Proceso de Administración y Control de la Documentación a la Alta Dirección y a los dueños de proceso. 2. Estos lineamientos aplican a todos los documentos externos e internos del SGC y SGA a partir de la entrega formal del presente proceso a los Directores, Subdirectores, dueños de procesos y Jefe de CEMCIV-ITS. 3. Todos los documentos originales y copias controladas del SGC y SGA sólo los deben tener los resguardatarios de cada documento; cualquier desviación será turnada a Dirección General quien determinará la sanción según la gravedad del caso. 4. Los documentos originales deben estar sellados con la leyenda DOCUMENTO ORIGINAL en tinta color azul. 5. Las copias controladas deben estar sellados con la leyenda COPIA CONTROLADA en tinta color azul y deben incluir el número de copia que le corresponda. 6. Todos los documentos que conforman el SGC y SGA son considerados documentos controlados. 7. Todos los documentos del SGC y SGA podrán ser actualizados cuando se requiera. 8. Se dará una nueva versión a un documento controlado cuando se altere la forma de evidenciarlo o a solicitud expresa del dueño del mismo. 9. Para poder integrar en el SGC y SGA manuales y documentos externos o internos que se requieran en los procesos y sus documentos anexos, se deberá primero enviar al Equipo de ACD, para codificarlo, realizar su correspondiente resguardo y darlo de alta en la Lista Maestra de Documentos para llevar su control. 10. Los formularios que se construirán en registros ambientales deben ser revisados por los dueños de los procesos en la realidad, con el fin de validar que cuentan con todos los campos necesarios para asegurar que sean trazables.

4 Administración y Control de la Documentación GCI-PRC-03 22/11/ de 11 RESPONSABLES: No. Involucrado Responsabilidades 1 Dirección General 2 Subdirecciones 3 Coordinador del Equipo de ACD 4 Equipo de ACD Autorizar el dictamen emitido de las solicitudes de documentos del SGC y SGA. Revisar la documentación del SGC y SGA al menos una vez al año a través del procedimiento Monitoreo de Procesos. Revisar y aprobar las solicitudes de documentos del SGC y SGA que se generen en su área conforme al formulario vigente establecido. Resguardar y asegurar el correcto uso de los documentos vigentes que pertenezcan al SGC y SGA en su área. Asistir a las reuniones cuando se les convoque por parte del Equipo de ACD. Identificar los aspectos ambientales significativos. Recibir y validar las solicitudes de documentos del SGC y SGA conforme al formulario vigente establecido. Convocar al Equipo de ACD para dictaminar las solicitudes de documentos del SGC y SGA recibidas. Presentar dictamen de solicitudes de documentos del SGC y SGA a Dirección General para su autorización. Convocar a reunión a los dueños de los procesos cuando se requiera. Supervisar el correcto cumplimiento de las actividades realizadas por los integrantes del equipo de ACD. Revisar, validar y analizar las solicitudes de documentos del SGC y SGA recibidas conforme a lo establecido por el presente proceso y sus respectivos procedimientos. Emitir dictamen de solicitudes de documento del SGC y SGA. Emitir y distribuir los documentos autorizados del SGC y SGA dentro del ITS de Puerto Vallarta. Realizar 2 revisiones al año en las áreas del ITS de Puerto Vallarta para constatar la correcta ubicación de los registros del SGC y SGA. Retirar de circulación de las áreas todas las copias controladas de documentos del SGC y SGA de revisiones y/o versiones anteriores. Destruir los documentos del SGC y SGA de revisiones y/o versiones anteriores. Crear y/o actualizar listas y registros del proceso Administración y Control de la Documentación. Llevar un control de todos los documentos pertenecientes al SGC y SGA. Identificar los aspectos ambientales significativos.

5 Administración y Control de la Documentación GCI-PRC-03 22/11/ de 11 5 Todos los usuarios de los documentos del SGC y SGA Seguir los lineamientos contenidos en este proceso. Revisar y sugerir mejoras a los documentos del SGC y SGA. TÉRMINOS: ACD. Administración y Control de la Documentación. CEMCIV-ITS. Centro de Emprendurismo Capacitación Investigación y Vinculación del ITS de Puerto Vallarta. COPIA CONTROLADA. Copia impresa o electrónica que se obtiene de un documento controlado del SGC que está sujeta a rastreabilidad y actualización. COPIA NO CONTROLADA. Copia impresa o electrónica que se obtiene de un documento controlado del SGC, que no está sujeta a rastreabilidad y actualización. DOCUMENTO CONTROLADO. Todos los documentos originales y copias controladas, internos y externos que integran el SGC y están codificados. DOCUMENTO EXTERNO. Documentos que el ITS de Puerto Vallarta recibe de otras fuentes, como: Directrices Gubernamentales, información y circulares, manuales. DOCUMENTO INTERNO. Documentos generados por el ITS de Puerto Vallarta. DOCUMENTO NO CONTROLADO. Documento que no forma parte del SCG, no se puede utilizar en la operación del mismo y no es rastreable. ESPECIFICACION. Documento que define características, lineamientos y especificaciones que deben de cumplirse. FORMULARIO. Documento establecido para el registro de información dentro del SGC. INSTRUCTIVO. Documento que define los pasos a seguir en un orden consecutivo de una actividad pertinente en un proceso o procedimiento del SGC.

6 Administración y Control de la Documentación GCI-PRC-03 22/11/ de 11 ITS. de Puerto Vallarta MACROPROCESO. Unidad básica que forma parte de la cadena de valor del SGC. PROCEDIMIENTO. Documento del SGC que describe, cuándo, cómo, donde y quién realizará una actividad. PROCESO. Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman insumos en productos. REGISTRO. Documento del SGC donde está anotado por escrito el resultado obtenido de una acción, proceso o procedimiento. RESGUARDATARIO. Persona que guarda y custodia un documento. SGA. Sistema de Gestión Ambiental. SGC. Sistema de Gestión de la Calidad.

7 Administración y Control de la Documentación GCI-PRC-03 22/11/ de 11 DIAGRAMA:

8 Administración y Control de la Documentación GCI-PRC-03 22/11/ de 11 SCRIPCIÓN: No. Pasos Descripción 1 Recibir y validar Solicitud 2 Se acepta solicitud? 3 Convocar Equipo de ACD 4 Revisar la solicitud y emitir dictamen 5 Autoriza Dictamen Dirección General? 6 Registrar Dictamen no Autorizado 7 Registrar Dictamen Autorizado El Coordinador del equipo de ACD recibe en original y 2 copias la solicitud del documento por parte de la Subdirección responsable en el formulario solicitud de documento GCI-PRC- 03/F02, valida que esté correcto el llenado y que la entrega de la documentación anexa sea de acuerdo al instructivo Solicitud de documento GCI-PRC-03/I01, además verifica que el documento este codificado de acuerdo al Instructivo Codificación de Documentos del SGC y SGA GCI-PRC-03/I03 Si cumple con los anteriores requisitos, el Coordinador del Equipo de ACD acepta la solicitud de documento asignándole número de identificación según consecutivo del formulario Bitácora de Administración y Control de Documentos GCI-P03- PRO-01/F02 además de registrarlo en el mismo formulario y regresa 1 copia de la solicitud de documento al solicitante colocando sello con la leyenda RECIBIDO incluyendo fecha y firma del Coordinador de ACD. Si no, se rechaza la solicitud de documento, finalizando con esto el Proceso. El Coordinador del Equipo de ACD convoca a reunión al Equipo de ACD para revisar las solicitudes de documento GCI-PRC- 03/F02 recibidas. El equipo de ACD valida la justificación y revisa los documentos anexos entregados para acordar si aprueba o no aprueba la solicitud de documento, determinar motivos y asentarlos en el recuadro DICTAMEN de la misma solicitud y lo turna a Dirección General para su autorización. Si Dirección General autoriza el dictamen de la solicitud de documento, asienta en el recuadro AUTORIZACION la leyenda Dictamen Autorizado, se coloca fecha de autorización, firma el Director General y pasa a la actividad 7. Si no, continúa en la siguiente actividad. Se asienta el porqué no es autorizado el dictamen en el recuadro AUTORIZACION de las solicitudes, se coloca fecha y firma el Director General, se registra en el formulario Bitácora de Administración y Control de Documentos GCI-P03-PRO-01/F02, finalizando con esto el proceso. El Equipo de ACD registra el dictamen en el formulario Bitácora de Administración y Control de Documentos GCI-P03-PRO- 01/F02 y cuando el documento autorizado sea emitido, entrega al solicitante copia de la solicitud de documento autorizada, firmando de recibido el usuario al calce en el reverso de la solicitud original que resguardará el equipo de ACD.

9 Administración y Control de la Documentación GCI-PRC-03 22/11/ de 11 8 Dictamen Aprobado? 9 Devolver Solicitud 10 Qué tipo de solicitud es? 11 Procedimiento Copia Controlada Si el Dictamen de la solicitud fue aprobado el equipo de ACD continúa en la actividad 10 del proceso. Si no, continúa en la siguiente actividad. El equipo de ACD devuelve al Área solicitante copia de la Solicitud junto con los documentos anexos recibidos y se archiva la copia de la solicitud restante en la carpeta Solicitud de documentos, finalizando con esto el proceso. Se determina el tipo de solicitud que es de acuerdo a las siguientes opciones : Copia Controlada, pasa a la actividad 11 Baja, pasa a la actividad 12 Creación o Modificación, pasa a la actividad 13 El Equipo de ACD lleva a cabo las actividades del procedimiento Copia Controlada GCI-P03-PRO-04, obteniendo el formulario Lista de Distribución de Copias Controladas GCI-P03-PRO- 04/F01 actualizado, y pasa a la actividad Procedimiento Baja de Documento Procedimiento Creación o Modificación de Documento Procedimiento Control de Documentos Procedimiento Control de Registros El Equipo de ACD lleva a cabo las actividades del procedimiento Baja de Documento GCI-P03-PRO-03, obteniendo el formulario Acta de Destrucción de Documentos GCI-P03-PRO-03/F01 actualizado y pasa a la actividad 14. El Equipo de ACD lleva a cabo las actividades del procedimiento Creación o Modificación de Documento GCI-P03-PRO-01, obteniendo el formulario Lista Maestra de Documentos GCI- P03-PRO-01/F01 actualizado. El Equipo de ACD lleva a cabo las actividades del procedimiento Control de Documentos GCI-P03-PRO-02. El Equipo de ACD lleva a cabo las actividades del procedimiento Control de Registros GCI-P03-PRO-05, obteniendo el formulario Lista de Registros GCI-P03-PRO-05/F01 actualizado, finalizando con esto el proceso.

10 Administración y Control de la Documentación GCI-PRC-03 22/11/ de 11 PUNTOS CONTROL: Punto Descripción Parámetro Estándar o especificación Cero diferencias Recibir y validar Todas las entre solicitudes 1 solicitud solicitudes documentadas documentadas contra solicitudes autorizadas Controlar la emisión de las copias Controlar la baja de documentos Control de documentos Control de registros Copias entregadas con la numeración adecuada Ningún documento dado de baja este en circulación Identificación de los documentos Identificación de registros Cero diferencias entre copias autorizadas y copias emitidas Cero documentos dados de baja en circulación Todos los documentos del Sistema Gestión de Calidad son Identificables Todos los registros del Sistema Gestión de Calidad se encuentren en el lugar y el tiempo estipulado Frecuencia de muestreo Semestral Semestral Semestral Semestral Semestral Registro Bitácora de Administración y Control de Documentos Lista de Distribución de Copias Controladas Acta de Destrucción de Documentos Lista Maestra de Documentos Lista de Registros PROCEDIMIENTOS: No. Nombre del Procedimiento Código del Procedimiento 1 Creación o Modificación de Documento GCI-P03-PRO-01 2 Control de Documentos GCI-P03-PRO-02 3 Baja de Documento GCI-P03-PRO-03 4 Copia Controlada GCI-P03-PRO-04 5 Control de Registros GCI-P03-PRO-05

11 Administración y Control de la Documentación GCI-PRC-03 22/11/ de 11 REFERENCIAS: Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario ISO 9000:2005 NMX-CC-9000-NMNC DGCI-EXT-02 Sistema de Gestión de la Calidad - Directrices para la Documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 10013:2001 NMX-CC IMNC DGCI-EXT-06 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos ISO 9001:2008 NMX-CC-9001-IMNC DGCI-EXT-07 Sistema de Gestión Ambiental Requisitos con orientación para su uso ISO 14001:2004 NMX-SSA IMNC-2004 DGCI-EXT-08 ANEXOS: Instructivos: Solicitud de Documento - GCI-PRC-03/I01 Codificación de Documentos del SGC y SGA - GCI-PRC-03/I03 Especificaciones: Llenado de Lista Maestra GCI-PRC-03/E03 Nomenclatura para Documentos del SGC y SGA- GCI-PRC-03/E04 Formato para la elaboración de Documentos del SGC y SGA- GCI-PRC-03/E05 Formularios: Solicitud de Documento - GCI-PRC-03/F02 Lista Maestra de Documentos - GCI-P03-PRO-01/F01 Bitácora de Administración y control de Documentos - GCI-P03-PRO-01/F02 Acta de Destrucción de Documentos GCI-P03-PRO-03/F01 Lista de Distribución de Copias Controladas - GCI-P03-PRO-04/F01 Lista de Registros - GCI-P03-PRO-05/F01