BENEMÉRITA Y CENTENARIA ESCUELA NORMAL OFICIAL DE GUANAJUATO. Procedimiento de gestión para el Control de Documentos Físicos

Transcripción

1 Físicos Hoja: Propósito 1.1 Establecer los mecanismos necesarios para mantener el control todos los s físicos que estén finidos en el Sistema Gestión la Calidad y que influyan en la calidad los productos o servicios. 1.2 Asegurar la disponibilidad s actualizados don sean requeridos. 2.0 Alcance 2.1 El control s incluye: registro, distribución y conservación s vigentes. 2.2 Todos los s internos y externos que estén finidos en el Sistema Gestión la Calidad, consirando el control Procedimientos gestión, procedimientos operativos e instructivos trabajo, Política la calidad, Objetivos calidad, Diagramas Tortuga, así como el Manual Gestión la Calidad y en su caso los planes calidad sarrollados. 2.3 Este aplica a todas las áreas la Benemérita y Centenaria Escuela Normal Oficial Guanajuato (BCENOG) que cuenten con un Sistema Gestión la Calidad. 3.0 Políticas operación 3.1 Las actividas elaboración, revisión, aprobación y s s internos, se finen en el procedimiento para elaborar s (BCENOG-CAL-PG-001). 3.2 El Director la BCENOG y/o el representante la dirección, finido en el Sistema Gestión la Calidad, berá signar al responsable l control s. 3.3 Se berán controlar los s origen externo que afecten la calidad l producto o servicio que se ofrezca. 3.4 Todo el personal que elabore o utilice s (internos y/o externos) que afecten el Sistema Gestión la Calidad berán registrarlos con el responsable l control s. 3.5 El responsable l control s, berá administrar los registros s s, los cuales tienen como fin registrar los s y/o procedimientos s. 3.6 Todos los s que sean s en forma física, berán contar con el sello control, color diferente al negro, en el cual se indique la leyenda DOCUMENTO CONTROLADO así como el número copia controlada a la que fue asignado dicho. 3.7 Todos los s que se entreguen al responsable l control s berán ser los mismos que se entreguen en medio electrónico, para por darlos alta en la Bóveda. 3.8 Únicamente el Director la BCENOG, representante la dirección y encargado control s podrán autorizar la emisión Sólo Para Información, y sólo podrá autorizarse para los siguientes casos:

2 Físicos Hoja: 2 9 Material estudio para auditores. Material estudio para el personal operativo. Como información para proveedores. Por solicitud l cliente. Para información a otras áreas fuera l alcance l Sistema Gestión Calidad. Para efectos l proceso modificaciones a dichos s, acuerdo a lo estipulado en el Procedimiento para elaborar s (BCENOG-CAL-PG-001). 3.9 En el caso baja s s internos o externos, registrados por control s, el responsable l área berá notificar la baja l mismo a través cualquier medio por ejemplo: oficio, memorando al área calidad, no pudiéndose utilizar su código para otros s s nuevos El responsable control s en conjunto con el representante la dirección finen el número copias controladas requeridas para el área, con el fin que se mantenga el control sobre las distribuciones los s, el número copias controladas penrá : Número personas en cada área. Número s s por área El responsable la copia controlada berá resguardar los s s que le sean entregados, asegurándose que a estos no se le saquen copias fotostáticas evitando con ello el scontrol. En el caso que el responsable copia controlada pierda o no controle su documentación controlada, se reasignará el número copia controlada asignada a este El responsable copia controlada berá firmar el control firmas (anexo 9.4) asignando así mismo a una persona para que pueda recibir los s s en su ausencia, asegurándose en este caso que esta persona archive los s entregados en la carpeta asignada para tal motivo El responsable l be sellar las copias los s s pendiendo éste, se estampará el sello correspondiente como lo indica el anexo (BCENOG-CAL- PG ) asegurando con esto una distribución controlada. El sello berá estar colocado preferentemente en la parte inferior la primera hoja l, consirando que dicho sello no afecte la lectura l texto l origen externo Cuando se clare un nuevo proceso ntro l alcance l sistema gestión la calidad, será responsabilidad los líres proceso el entregar un listado los s origen externos al responsable control s la BCENOG El responsable control s externos verificará que los s clarados como origen externo concuern con los clarados en los s operativos l sistema gestión la calidad (procedimientos operativos e instructivos trabajo) Una vez verificado, el lír l proceso a incorporarse en el sistema gestión la calidad presentará los s clarados en el listado y serán sellados con el sello control s con la leyenda Documento externo.

3 Físicos Hoja: Los s serán clarados y registrados en el formato registro s s externos (anexo 9.2) Para asegurar la vigencia los s carácter externo y validar la efectividad l control, es responsabilidad l responsable l control s verificar la vigencia los s clarados en Registro Documento ados Externos por medio una revisión semestral los s externos obsoletos El responsable control s be conservar un archivo físico los s obsoletos y las solicitus modificaciones a s ver el Procedimiento para la Elaboración (BCENOG-CAL-PG-001) y llevar un control los mismos como evincia los cambios revisión En caso que un y/o procedimiento sea eliminado y se requiere cancelar el anterior, el responsable control s be recoger las copias controladas anteriores dicho y/o procedimiento y struirlas El responsable control s be conservar el original en papel la revisión anterior los s emitidos, colocando dichos s en una carpeta exclusiva por área para s obsoletos. Cuando ya exista un obsoleto anterior, el responsable control s berá struirlo y archivar el obsoleto actual por el periodo tres años, si el procedimiento no tuviera alguna durante el periodo Para los casos en los cuales el r s no se encuentre en la planta el encargado compras podrá emitir copias controladas y/o copias no controladas solo para información En el caso s s origen externo, el usuario l origen externo berá notificar al responsable l control s con el fin que sea registrado en el Registro ados Externos (Anexo 9.2); en el caso haber cambio en la versión estos s, cada área será responsable notificar el cambio o baja los mismos al l El área calidad será la encargada recibir las especificaciones l cliente, almacenar y difundir las especificaciones l cliente en un periodo no mayor a dos días hábiles a los miembros l equipo multidisciplinario y a los responsables cada área, así como la actualización las mismas En el caso los formatos internos utilizados en la Benemérita y centenaria Escuela Normal Oficial Guanajuato (BCENOG) se berán registrar en la lista maestra formatos -06.

4 Físicos Hoja: Diagrama proceso Todo el personal que elabore s l SGC copia controlada Inicio Es nuevo? No Sí Elabora procedimiento acuerdo al procedimiento para elaborar s 1 2 Analiza la 3 Entrega nuevo o ya autorizada Recibe original y archivo electrónico y lo registra 4 3 Definen el número copias que se entregaran l. 6 5 Obtiene las copias fotostáticas l sella las copias Distribuye el Archiva bitácora distribución 7 9 Recibe 8 Fin

5 Físicos Hoja: Descripción l procedimiento Secuencia Etapas 1 Elabora procedimiento acuerdo al procedimiento para elaborar 2 Analiza la Actividad 1.1. Cuando se requiera elaborar por primera vez un interno (manual, Procedimiento gestión, procedimiento operativo, instructivo trabajo, Política la calidad, Objetivos calidad, Cartas inspección, Planes control u otro), acu con el responsable l control s para que le asigne el número consecutivo al código l (últimos tres dígitos l código l ) Imprime el interno y acu con el responsable l control s para entregarle el original en papel ya firmado revisado y autorizado y una copia electrónica l mismo Analiza la y en caso ser viable se proce a realizar acuerdo al procedimiento para elaboración procedimientos 2.2. Revisa s físicos internos para actualización y y externos únicamente para actualización Intifica los aspectos para actualización tanto en s internos como externos Intifica las modificaciones en los s internos y documentarlas en el formato para cambios y modificaciones. Todo el personal que elabore s l SGC Todo el personal que elabore s l SGC

6 Físicos Hoja: Entrega nuevo o ya autorizada 3.1. Actualiza y entrega nuevo o ya autorizada al control s 3.2. Gestiona con el responsable l área y/o la firma revisión y/o autorización l nuevo o modificado y acu con el responsable l control s para entregarle el original en papel ya firmado revisado y autorizado y una copia electrónica l mismo En el caso s s origen externo, notificar al responsable l control s con el fin que sea registrado en la lista s s externos (Anexo 9.2); Cuando exista un cambio en la versión estos s, cada área será responsable notificar el cambio o baja los mismos al responsable l control s. Todo el personal que elabore s l SGC 4 Recibe original y archivo electrónico y lo registra 4.1. Actualiza lista maestra s s internos indicando el nombre y codificación l en la lista maestra s s internos generada en el sistema electrónico (ver anexo 9.1.) Anota en la lista maestra s s internos (Anexo 9.1), El número revisión y la fecha aplicación l interno (esta fecha será la misma que se presente en la sección Cambios a esta versión los s y en la columna correspondiente l anexo 9.1). l 4.3. Archiva el autorizado en la carpeta ados hasta el momento en que se saquen las fotocopias l para su distribución, esta carpeta be contener: La última versión la Lista Maestra ados Internos El original la última versión los s s internos Retira la carpeta ados la versión obsoleta l y la conserva en una carpeta s obsoletos, en la cuál solo se conservará la versión obsoleta inmediata anterior los s, struyendo las versiones anteriores. 5 Definen las copias que se entregará 5.1. Define en conjunto con el jefe área las copias controladas a las que se berá distribuir el, con el fin que estas puedan realizar sus actividas manera estándar, esta finición penrá la actividad documentada. l

7 Físicos Hoja: Obtiene las copias fotostáticas l sella las copias 6.1. Obtiene las copias fotostáticas l ya firmado revisado y aprobado, acuerdo al número copias fotostáticas a las cuales se les tendrá que distribuir este Sella las copias controladas con el sello COPIA CONTROLADA indicando en este el número copia controlada a la cual se le asignará, así como su firma en original para asegurar una distribución controlada. El sello berá estar colocado preferentemente en la parte inferior la primera hoja l controlada, consirando que dicho sello no afecte la lectura l texto l. l 7 Distribuye el 6.3. Prepara la bitácora distribución, se berá tener una bitácora distribución por que se tenga registrado y que se requiera distribuir Distribuye el a las copias asignadas para la distribución l en cuestión Entrega al responsable copia controlada, retirando en ese momento la copia controlada obsoleta, con el fin mantener control sobre las actualizaciones. l 7.3. Solicita firma l responsable copia controlada en la bitácora distribución. 8 Recibe 8.1. Recibe, revisando: Que cuente con el número hojas indicadas copia controlada Que contenga las firmas revisión y aprobación Que sea la versión indicada en la bitácora distribución 8.2. Firma bitácora distribución en la sección asignada para ello indicando amás la fecha en la que se le entregó dicho. 9 Archiva bitácora distribución 9.1. Archiva bitácoras distribución y la conserva para asegurar la distribución oportuna la documentación. Se tendrán tantas bitácoras distribución como se requiera por el, es cir, si el número revisiones rebasa el número indicado en la bitácora distribución se berá consirar tener una nueva bitácora iniciando en la siguiente revisión a la que acabe la bitácora anterior. l 6.0 referencia Código (cuando aplique)

8 Físicos Hoja: 8 9 Manual gestión la calidad Procedimiento gestión para Elaborar BCENOG-CAL-MC-001 BCENOG -CAL-PG Registros Registros Lista Maestra ados Registro ados Externos Tiempo conservación Mientras no haya Mientras no haya conservarlo l l Bitácora distribución 3 años l firmas Lista Maestra Formatos Mientras no haya Mientras no haya l l Código registro o intificación única BCENOG -CAL-PG BCENOG -CAL-PG BCENOG -CAL-PG Glosario 8.1 Bóveda :- Sitio informático en el que se resguarda manera ornada y clasificada s para consulta l Sistema Gestión la Calidad. 8.2 Documento ado: Es todo aquel interno y/o externo que presente información que afecte a la calidad los productos o servicios proporcionados. 8.3 Documento ado Interno: Documento l Sistema Gestión Calidad, sarrollado por el personal los diferentes procesos incluidos en el alcance l mismo. 8.4 Documento ado Externo: Documento que sirve para apoyar el sarrollo las actividas y funciones l sistema aseguramiento calidad y que no es elaborado manera interna. 8.5 Lista maestra s s internos: Es la lista en don se registran todos los s internos que integran el Sistema Gestión. 8.6 Registro s s externos: Documento en el que se registran todos aquellos s externos que afecten a las actividas incluidas en el Sistema Gestión Calidad.

9 Físicos Hoja: MGC: Manual Gestión la Calidad. 9.0 Anexos 9.1 Lista maestra s s (BCENOG -CAL-PG ) 9.2 Registro s s externos (BCENOG -CAL-PG ) 9.3 Bitácora distribución (BCENOG -CAL-PG ) 9.4 firmas (BCENOG -CAL-PG ) 9.5 Sellos control documental. (BCENOG -CAL-PG ) 9.6 Lista Maestra Formatos (BCENOG -CAL-PG ) 10.0 Cambios a esta versión Número revisión Fecha la actualización Descripción l cambio N/A N/A N/A CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Revisó : Autorizó: Nombre Lic. Ma. Enriqueta Gómez Zepeda C.P. Adán Sánchez Sánchez Mtra. Martha Fabiola carrillo Pérez Firma Fecha 19 noviembre noviembre noviembre 2013