Versión: PMD-04 Vigente a partir de: 12/Mar/2013 DOCUMENTO SÓLO PARA CONSULTA. Elaboró: Revisó: Autorizó:

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1 1 6 PROCEDIMIENTO Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma: Nombre: Carlos Eduardo Estudillo Soto Nombre: Janet Adriana Licea Mendoza Nombre: Pedro Barranco Fiesco Puesto: Coordinador Puesto: Gerente Corporativo Puesto: Director l SGC

2 OBJETIVO Establecer el mecanismo para el Control los Registros generados las operaciones que se realizan en la prestación l Servicio y el Sistema Gestión (SGC), así como para asegurar evincia objetiva la eficacia y eficiencia l mismo. 2. ALCANCE Compren la Intificación, Almacenamiento, Protección, Recuperación, Tiempo Retención y Disposición todos los Registros intificados como formatos en los procedimientos operativos, administración calidad y apoyo, que se generan en MEDICUS. 3. DEFINICIONES 3.1 Formato Es un tipo documento, que pue estar en papel o medio electrónico, cuyo objetivo es estandarizar la forma registrar los datos que mantienen evincia la ejecución una actividad. Una vez requisitado se convierte en un Registro. 3.2 Registros Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evincia actividas sempeñadas. 3.3 Evincia Objetiva Datos que respaldan la existencia o veracidad algo. 4. RESPONSABILIDADES 4.1 Controlador : Mantener actualizada la MATRIZ GLOBAL DE DOCUMENTOS 03- FC-) l SGC. 4.2 Usuario/Dueño proceso: Comunicar cualquier cambio en los registros al Controlador. 4.3 Dueño l proceso: Conservar los registros con base en los criterios establecidos en este procedimiento y con base en lo clarado en la MATRIZ GLOBAL DE DOCUMENTOS (), así como finir los métodos intificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo retención y disposición los registros; amás la supervisión l cumplimiento los lineamientos establecidos en este procedimiento. 5. LINEAMIENTOS GENERALES 5.1 Control los Registros: Cualquier cambio en el control los registros (almacenamiento, protección, recuperación, tiempo retención y disposición) por parte los usuarios berá ser comunicado inmediatamente al Controlador para garantizar el correcto control los mismos. 6. REFERENCIAS 6.1 NORMAS / LEYES / REGLAMENTACIONES Norma ISO (Requisito 4.2.4) 6.2 FUENTES BIBLIOGRÁFICAS No Aplica

3 7. DIAGRAMA DE FLUJO Código: 3 6 DUEÑO DEL PROCESO/CONTROLADOR DE CONTROLADOR DE DOCUMENTOS DUEÑO DEL PROCESO GENERADOR DE REGISTRO RESPONSABLE DEL ARCHIVO DOCUMENTOS INICIO 1 CONCENTRA FORMATOS EN MATRIZ 2 CALI-PNO-02 CALI-PNO-03 DEFINE MEDIOS DE CONTROL 3 COMPLEMENTA MATRIZ 4 INFORMA CRITERIOS DE LEGIBILIDAD 5 GENERA REGISTRO 6 ARCHIVA REGISTROS 7 VERIFICAN CUMPLIMIENTO DE CONTROLES 8 APLICAN CONTROL DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FIN

4 DESARROLLO T No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO 1 Controlador Concentra Formatos en Matriz. Con base en el CONTROL DE DOCUMENTOS 03), cada vez que se ha dado alta uno o más formatos en el Sistema Gestión, concentra cada formato en la LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS (). Intificación: Registra el código asignado acuerdo a la ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS 02), junto con el nombre l formato. Solicita al Responsable Área correspondiente ó Dueño Proceso, que fina los controles para cada uno ello. 03-FC-) 2 Dueño l Proceso Define Medios Control. Establece en la LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS () los medios control con base en lo establecido en la NMX-CC-90- IMNC-2008: Almacenamiento: El medio en el que se archiva el registro. Por ejemplo: Archivero, Gaveta, Disco duro, Servidor Base Datos, etc. Protección: Medio que permite conservar en buenas condiciones uso los registros calidad. Por ejemplo: fólr, mica, carpeta, disco compacto, DVD, etc. Recuperación: Es el medio o dato que permite accer al registro en el momento que se requiera. Por ejemplo: No. Folio, No. Factura, No. Pedido, Fecha, etc. De igual formar, registra a los responsables su custodia. Tiempo Retención: Es el periodo durante el cual se va a conservar el registro en las áreas uso, consirando los tiempos legales que se requieran acuerdo al tipo registro. Disposición: Es el stino final l registro una vez que se ha cumplido el tiempo retención. Pue ser: Archivo Muerto, Destrucción, Reciclado, etc. 03-FC-) 3 Controlador Complementa Matriz. Registra en la LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS () la información proporcionada y somete a revisión para realizar cualquier modificación final. Registra la fecha emisión (primera vez) y revisión la Matriz terminada. 03-FC-)

5 5 6 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO 4 Controlador 5 Generador Registro 6 Generador Registros 7 Dueño l proceso/ Controlador Informa Criterios Legibilidad. Informa a los usuarios que todos los registros ben ser legibles aplicando las siguientes reglas uso: Asegurando la claridad lectura. No realizarlos a lápiz. Escribir con letra mol, con tinta negra o azul. No realizar tachaduras ni correcciones. No archivar registros obtenidos directamente fax que imprima sobre papel térmico, hasta obtener una copia plenamente legible, ésta última se consira el registro oficial. Estar intificados, almacenados y conservados acuerdo con lo que se establece en la LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS 03-FC-), facilitando la localización los mismos. Se prohíbe mantener registros sin archivar o compilar por períodos mayores 72 horas posteriores a su realización. Genera Registro. De acuerdo con cada procedimiento o actividad clarada en el Manual, se generan los registros calidad finidos, con base en los tiempos propios operación. Archiva Registros. Archiva los registros consirando los medios almacenamiento, protección y recuperación, establecidos en la LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS (). Verifican Cumplimiento Controles. Supervisa el cumplimiento los controles finidos para cada registro cada 6 meses tomando como referencia: Resultados Auditorías Internas. Resultados Auditorias tercera parte. Reportes internos personal. En caso tectar inconsistencias en el control los registros be realizar las modificaciones correspondientes a la LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS () o en su fecto, exhortar a los responsables archivo al cumplimiento los mismos. Firma carta responsiva con la justificación las sviaciones. 03-FC-) 03-FC-)

6 6 6 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO 8 Responsable l Archivo E DE NECESIDADES DE PERSONA 9. DOCUMENTOS RELACIONADOS Aplica Control Retención y Disposición. Conserva Registro acuerdo al control establecido para la RETENCIÓN cada registro, conserva este en el área uso hasta el cumplimiento l periodo. Una vez concluido este, informa al dueño l Proceso que se be aplicar la disposición convenida. No. Documento Código 1 Elaboración CALI-PNO-02 2 Control CALI-PNO FORMATOS REQUERIDOS No. Documento Código 1 2 Carta responsiva N/A 11. ANEXOS No Aplica