Los procedimientos exhibidos en forma digital son controlados. Toda impresión de ellos es una copia NO CONTROLADA

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO: Este procedimiento tiene como objeto establecer los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros generados o recibidos por la Organización, para dejar evidencia de la conformidad con los requisitos y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica a todo registro vinculado al sistema de calidad y a todo el personal de Tronwell Downtown que utilice, maneje o mantenga los registros mencionados. Entre los registros que requieren control se cuentan los formularios de Tronwell Downtown que se han llenado en forma total o parcial y registros externos que se utilizan para demostrar que el servicio de Tronwell Downtown cumple con las especificaciones requeridas. 3. RESPONSABILIDAD: Representante de la Alta Gerencia: Velar por la generación, control y mantención de la Lista Maestra de Registros del Sistema de Gestión de Calidad en el Servidor de Tronwell Downtown durante los periodos de tiempo que corresponda, además conjuntamente con los Dueños de Procesos, debe informar a las personas responsables de manipular los registros, de la importancia que tienen éstos para el Sistema de Gestión de Calidad. Dueños de Proceso: Velar que los registros asociados a procedimientos e instructivos sean controlados, mantenidos y/o eliminados de acuerdo a lo especificado en cada documento. Usuarios de Registros de Calidad: Es responsabilidad de cada uno de ellos cumplir con el presente procedimiento. Responsable(s) de registros: De acuerdo a lo especificado en la matriz de registro en cada procedimiento e instructivo, es responsable de velar por el cumplimiento de su correcto almacenamiento, conservación y/o eliminación (una vez vencido el plazo de almacenamiento).

2 Página 2 de 6 4. DEFINICIONES: Registros de calidad: Todo documento generado durante la ejecución de una acción definida (informes, formularios, correspondencia y cualquier otra documentación que sirva de evidencia) en el alcance del sistema de calidad, con el fin de dejar una constancia, que dicha acción fue hecha, para confirmar el cumplimiento de los requerimientos del Sistema de Gestión de calidad de Tronwell Downtown. Dichos registros pueden emitirse en forma de copia impresa, en medios digitales u otros, estableciéndose en cada caso los respaldos necesarios. Lista Maestra de Registros: Lista de registros asociados a cada procedimiento e instructivo Matriz de registros: Registros asociados específicamente al procedimiento e instructivo. 5. REFERENCIAS: P-TDT-SG-RGE-01 Control de Documentos 6. REGISTROS: Listado Maestro de Registros. 7. ANEXOS: Anexo 1. Matriz de Registros Anexo 2. Matriz de Responsabilidades para Control de Registros 8. INDICADORES DE GESTIÓN: El presente procedimiento no tiene indicadores asociados

3 Página 3 de 6 9. DESCRIPCIÓN DE PROCESO El control y mantención de los registros debe proporcionar evidencia si las actividades relacionadas con el proceso, se llevan a cabo de acuerdo al Sistema de gestión de la calidad o si se encuentran desviaciones en ellas, a la vez de ayudar a ejecutar acciones correctivas o preventivas de los problemas de gestión de calidad que se presenten con el tiempo. Los registros tienen un proceso que consta de dos fases: Incorporación (subir archivos) de nuevas ediciones de registros en la Lista Maestra de Registros y en cada uno de los Procedimientos que involucran, una vez aprobados. En cada área del alcance del Sistema de Gestión de Calidad de Tronwell Downtown, existirá al menos un usuario (Responsable de Calidad) con facultad, conforme al perfil concedido desde Comité de Calidad, para mantener vigente la documentación del área Generación o Modificación de un registro: Si se detecta la necesidad de generar o modificar un registro vinculado a un procedimiento, este debe ser elaborado y evaluado por la(s) persona(s) especificas que estén vinculadas al proceso o instrucción de trabajo aplicable a dicho registro. Este registro debe garantizar las siguientes acciones: Ingreso de datos requerido sea correspondiente al registro Registro completo, sin ambigüedades en su uso o recolección de datos. Registro sea legible Información contemplada esté correcta. y no se haya alterado en forma inapropiada. Información contemplada en el registro tenga sentido. Todo error cometido en el registro se haya corregido en forma adecuada y queden registradas las iniciales del corrector y la fecha de la corrección, si procede. Todas las firmas e iniciales aparezcan donde corresponde. Cualquier discrepancia o deficiencia que se detecte, debe ser corregida por la(s) persona(s) que genera el nuevo registro, consultando a la(s) persona(s) que realiza un procedimiento o instrucción aplicable a este documento. Posteriormente, cuando se ha completado los requisitos del nuevo registro, la persona que aprueba es según matriz de responsabilidades para control de registros (anexo 2), luego el Representante de la Alta Gerencia recepciona el registro ya aprobado y actualiza los datos en el listado maestro de registros y comunica a las áreas involucradas.

4 Página 4 de 6 Esta lista maestra queda almacenada en una carpeta digital en la Intranet como respaldo de registros actualizados. Esta lista maestra de registros, se actualizará en base a los cambios efectuados en la nueva revisión, la fecha de la misma, y no se conservará en calidad de obsoleta. El Representante de la Alta Gerencia es el responsable de mantener actualizada la documentación del Sistema de Calidad, quien, informa cuando procede, a los usuarios, los detalles de los cambios vía medio electrónico, indicando en el asunto: Documentación actualizada. Sobre la protección de datos en el servidor, se realiza por el responsable externo del Área de Informática que efectúa acciones como: Copias de seguridad Protección contra virus Código de Seguridad, que impide sólo la modificación de texto. Mantención y Almacenamiento de Registros: El responsable del control de registros de cada área, se encuentra especificado en los procedimientos generales y operativos de la respectiva área, esta información también se encuentra en el Listado Maestro de Registro en el Servidor de Tronwell Downtown, administrado por el Representante de la Alta Gerencia. La persona responsable del control de registros debe: Archivar y almacenar los registros, en un lugar específico y accesible. Asegurar que los contenidos y la fecha más próxima de su remoción (tiempo de retención) estén claramente identificados. Comunicar al Representante de la Alta Gerencia para que actualice información en la Lista Maestra de Registro que se encuentra en el servidor de Tronwell Downtown. Sacar los registros que han cumplido con su periodo normal de retención para su correspondiente eliminación, en conformidad con lo indicado para la mantención de ese registro en particular (cada registro está asociado a un procedimiento y en él se especifica el periodo de mantención. Mínimo: 24 horas y 3 años para los registros del Sistema de Gestión de Calidad a cargo del Representante de la Alta Gerencia). El dueño de proceso, en coordinación con el responsable del registro, puede extender el tiempo de mantención del registro, en caso que lo estimen necesario. Una vez cumplido el plazo, el responsable del registro procede a su eliminación. La persona responsable del registro es también responsable por su recuperación. Cuando una persona necesite sacar un registro del lugar de almacenamiento, debe señalar el uso de éste, al responsable de control de registros o en su defecto, a la persona más cercana del área a la

5 Página 5 de 6 que correspondan dichos registros. El archivo debe ser regresado a su lugar de almacenamiento tan pronto se deje de utilizar. Todo procedimiento o instructivo que tiene registros asociados, debe especificar una matriz de registros (Ver Anexo 1 y consultar Instructivo Elaboración de documentación ), donde se indica la identificación del registro, el responsable del control del registro, formato y lugar y periodo de tiempo de almacenamiento, durante el cual el archivo es mantenido. Esta Matriz se ubica en el punto 6 de cualquier procedimiento. Una vez que este período ha vencido la única forma de eliminar estos documentos (formato papel), es destruirlos usando un método que garantice la destrucción completa Consideraciones: a. En algunas oportunidades, los registros se acumulan y luego se pasan al archivo, esto es aceptable, siempre y cuando la demora en el uso del archivo no interfiera con el flujo de información o el acceso a ésta. b. Los registros de calidad se pueden almacenar en archivadores, gabinetes, cajas, directorios computacionales, etc., permitiendo así, una apropiada identificación de éstos y que se minimice el deterioro, daño o pérdida. 10. MODIFICACIONES De la Revisión 4.0 se modificó; Nombre del preparador

6 Página 6 de 6 Identificación Responsable Anexo 1 Matriz de Registros Almacenamiento Formato Lugar Tiempo Anexo 2 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES PARA. RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE REGISTRO QUE QUE QUE QUE REVISA APRUEBA DISTRIBUYE ACTUALIZA REGISTRO GERENCIA AREAS SISTEMA DE CALIDAD NOMENCLATURA DP GGE RGE DP DP JA RGE DP RGE GGE RGE RGE DP JA RGE GGE Dueño de Proceso Jefe de Área Representante de la Gerencia Gerente General