CONTROL DE REGISTROS

Transcripción

1 CONTROL DE REGISTROS INDICE 1.- OBJETIVO. 2.- ALCANCE. 3.- RESPONSABILIDADES. 4.- DEFINICIONES. 5.- MODO OPERATIVO. 6.- REFERENCIAS. 7.- REGISTROS. 8.- ANEXOS. Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de OCEGTEL S.A. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorización del Gerente General. FECHA NOMBRE FIRMA CONFECCIONADO POR 27/01/2006 ALEJANDRA CASTILLO RODRIGUEZ REVISADO POR APROBADO POR VICTOR REALINI SALDAÑA VICTOR REALINI SALDAÑA Revisión 1 Página 1 de 6

2 1. OBJETIVO. Asegurar que se dispone de las suficientes evidencias documentales que permitan demostrar la conformidad con los requisitos, así como la operación eficaz del Sistema de Gestión de Calidad Ambiente Seguridad y Salud Ocupacional (Sistema Integrado). 2. ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a todos los registros generados por el Sistema de Integrado de OCEGTEL S.A. y aquellos registros relacionados con este Sistema y fundamentales para la operación de la organización. 3. RESPONSABILIDADES. El Jefe Calidad Ambiente - Seguridad y Salud Ocupacional (Jefe C-A-SSO) es responsable de: - Mantener actualizado Listado de Registros del Sistema Integrado. Los Gerentes, Jefes de Departamento, Jefes de Area y Administradores de Obra son responsables de: - Mantener actualizado el formulario Control de Registros, indicando en este documento el almacenamiento, acceso, protección, tiempo de retención y disposición de todos aquellos registros relevantes en el área que lideran. 4. DEFINICIONES. Registro: documento que entrega evidencia objetiva de actividades efectuadas o resultados obtenidos. 5. MODO OPERATIVO. 5.1 Generalidades Cada registro es confeccionado de tal forma que su estructura sea fácilmente entendible y por lo tanto de fácil llenado. En caso que sea necesario, cada registro identificado en los procedimientos, tienen la forma descriptiva para proceder a su llenado. Revisión 1 Página 2 de 6

3 5.2 Listado de Registros. Con la finalidad de mantener identificados los registros que se generan en el Sistema de Gestión Calidad-Ambiente-SSO, el Jefe C-A-SSO mantiene un Listado de Registros (Anexo Nº 1) que contiene lo siguiente: Código y Nombre del procedimiento o instructivo. Nombre de los registros asociados al procedimiento o instructivo. Cargo responsable de su almacenamiento. 5.3 Control de Registros. Los Gerentes, Jefes de Departamento, Jefes de Area y Administradores de Obra deben controlar los registros relevantes de su área (aquellos descritos en los procedimientos documentados y los que no se indican en éstos), en el formulario Control de Registros (Anexo Nº 2). Para ello deben completar las siguientes secciones: Nombre Registro. Todo registro es identificado por su nombre, éste indica en forma directa o indirecta el contenido del registro. La versión actualizada de un registro (formato) es aquella que se muestra en el procedimiento respectivo. Almacenamiento. Indica las áreas donde se almacena el registro, en cada oportunidad que la persona encargada de llenar un registro no es la misma que lo debe almacenar, ésta debe enviar el registro al responsable de su almacenamiento. Acceso. Indica las personas del área que tienen acceso regular a los registros. Los registros están disponibles para cualquier persona de la Empresa, previa autorización de la persona a cargo de la mantención de los registros. En los casos que un externo solicite algún registro, la persona a cargo de los mismos determinará si los pondrá a su disposición. Revisión 1 Página 3 de 6

4 Protección. Indica como son almacenados los registros para asegurar su protección (archivador, carpeta, archivo magnético, entre otros). En caso de registros mantenidos físicamente (papel), éstos deben permanecer en zonas protegidas contra la humedad, calor o cualquier otra condición ambiental que pueda deteriorarlos. Tiempo de Retención. Indica el tiempo del almacenamiento del registro. Los registros que estén afectos a disposiciones legales, permanecerán archivados por el tiempo que ésta disposición lo indique. Disposición. Indica lo que se realizará con los registros, Una vez expirado el tiempo de retención de los mismos. 6. REFERENCIAS. - Norma ISO 9001: Norma ISO 14001: Norma OHSAS 18001: REGISTROS. El Listado de Registros es mantenido en forma indefinida por el Jefe C-A-SSO en su área. Cada vez que este documento sea actualizado, la versión obsoleta es destruida. El formulario Control de Registros es mantenido por los Gerentes, Jefes de Departamento, Jefes de Area y Administradores de Obra en forma indefinida. Cada vez que este documento sea actualizado, la versión obsoleta es destruida por el responsable. 8. ANEXOS. Anexo Nº 1: Listado de Registros. Anexo Nº 2 : Formulario Control de Registros. Revisión 1 Página 4 de 6

5 ANEXO Nº 1 LISTADO DE REGISTROS LISTADO DE REGISTROS CODIGO PROCEDIMIENTO / INSTRUCTIVO REGISTROS RESPONSABLE Fecha actualización: Revisión 1 Página 5 de 6

6 ANEXO Nº 2 CONTROL DE REGISTROS CONTROL DE REGISTROS NOMBRE REGISTRO ALMACENAMIENTO ACCESO PROTECCION TIEMPO DE RETENCION DISPOSICION Fecha actualización Nombre y Firma Responsable Revisión 1 Página 6 de 6