PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS

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1 DE REGISTROS ELABORADO REVISADO APROBADO Representante de la Dirección Director Administrativo y/o Rector Fecha de Aprobación:

2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Asegurar el establecimiento y mantenimiento de los registros del Sistema de Gestión de de la Institución. 2. ALCANCE Este documento es aplicable a todos los registros del Sistema de Gestión de la y a las áreas que afectan directamente la calidad del producto o servicio que proporciona la Institución. 3. DEFINICIONES Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Formato para registro: Documento base que establece los campos a Diligenciar como resultado de actividades a desempeñar. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9001:2008 Norma GCT 200 Procedimientos Control de Documentos 5. CONTENIDO 1. Identificación Encabezado de los registros Se realiza por medio del nombre del registro, acompañado del nombre del procedimiento al cual pertenece y de acuerdo con lo estipulado en el Procedimiento de Control de Documentos. 2. Control Mantener actualizada la matriz de registro, coordinando con los Jefes de Proceso cómo se controla cada registro y cuándo se introducen al Sistema de Gestión de. Matriz control

3 Página 3 de 5 3. Diligenciamiento y legibilidad Registro diligenciado Todos los registros que se generen deben ser diligenciados con bolígrafo, evitando tachones, manchones y el uso de correctores; en caso de equivocación diligencie nuevamente el registro de ser posible o solicite autorización de la corrección, al cargo inmediatamente superior; dicha autorización se hará efectiva con la firma de éste en el registro, lo más cercano posible a la corrección. Para hacer la corrección pase dos líneas verticales sobre el texto equivocado y escriba sobre éste la información correcta. Se deben diligenciar todos los espacios necesarios de cada registro y, de no ser posible, anotar las observaciones. Algunos registros podrán ser diligenciados por computador, pero se hace necesario controlar que no se modifiquen los formatos, mediante la protección del equipo en el cual se mantendrán los originales en medio magnético. La clave de acceso solo será conocida por el representante de la dirección y el coordinador de calidad. Responsable del diligenciamiento del registro 4. Almacenamiento El almacenamiento de los registros se realiza según lo definido en registros. 5. Protección El mantiene en su equipo todos los registros en medio digital y los responsables pueden acceder a estos en la plataforma virtual. almacenamiento en la matriz registros Registro almacenado Responsable de almacenar el registro y/o

4 Página 4 de 5 La protección de los registros diligenciados se asegura con el almacenamiento en lugar seco y protegido del polvo o condiciones que lo deterioren durante el tiempo de retención. 6. Recuperación Se deben identificar claramente los registros. Para recuperarlos y ubicarlos se debe apoyar en la matriz de registro. La recuperación se hace en el lugar del almacenamiento mediante el nombre, la fecha, el número, etc. 7. Tiempo de retención En registros se define el tiempo en que el registro debe permanecer disponible en las diferentes formas de almacenamiento. 8. Disposición Final En registros se establece lo que se debe hacer con los registros cuando ya no es necesaria su conservación. recuperación de la matriz registros retención en la matriz control disposición final en la matriz control 6. ANEXOS Matriz Control de Registro. 7. ACTUALIZACIONES FECHA DE PARTE MODIFICADA MODIFICACION 24/02/2011 Aprobación procedimiento NUMERO DE MODIFICACIONES VERSION 01 No aplica Cambio en registros 02 Se agregó la identificación del

5 Página 5 de 5 FECHA DE MODIFICACION PARTE MODIFICADA NUMERO DE VERSION MODIFICACIONES procedimiento al que pertenecen. Representante de la Dirección Director Administrativo y/o Rector