CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA

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1 PROCEDIMIENTOGENERAL Página: 1 11 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN 01 Pág Se elimina la política 6.4 en virtud que la verificación l mueble el mismo día que se recibe el oficio y/o solicitud baja Elaboró Control emisión Revisó Aprobó LAE. César Daniel Márquez Analista l Área Inventarios M.V.Z. Pompilio Arteaga Nochebuena Director Recursos Materiales C.P. Marcela Luna López Secretaría Finanzas y Administración FT-CTC-06/Rev.00

2 Página: Propósito Llevar un registro y control las bajas realizadas en las diferentes áreas o penncias a fin mantener actualizado los bienes muebles la Nayarit. 2. Alcance Aplica a todos los bienes muebles, propiedad la Nayarit 3. Glosario Siglas. DRM: DSG: IAF: SFA: SI: UAN: Dirección Recursos Materiales Dirección Servicios Generales Inventario activo fijo Secretaria Finanzas y Administración Sistema Inventarios Nayarit Definiciones: Área Inventarios Baja Bienes Muebles: Es el área pendiente la DRM, encargada controlar y sistematizar la información los bienes muebles propiedad la UAN. Cambio en el sistema altas por bajas.

3 Página: 3 11 Bienes en suso: Aquellos no necesarios, en el área registrada, pero susceptibles reasignar bido a su estado físico. Bienes muebles: Bienes no útiles: Son los que por su naturaleza, puen trasladarse un lugar a otro, siendo susceptibles la asignación un número inventario. Los que por su estado físico o cualidas técnicas no resulten funcionales (bienes obsoletos, que hayan sufrido algún siniestro e inservibles). Dictamen no utilidad: Documento elaborado por la DRM que scribe el bien y las razones que motivan la no utilidad l mismo, así como en su caso, el reaprovechamiento parcial o total. Usuario: Transferencias: Quien en forma directa, es responsable l buen uso los bienes muebles. Cer un bien mueble a otra Depenncia o Unidad Académica.

4 Página: Referencias Código (cuando aplique) Nombre l documento NA Norma ISO 9001:2008 MC-CTC-01 Manual Calidad 5. Responsabilidas Director Recursos Materiales: Determinar la afectación bienes muebles, así como proponer el stino final correspondiente. Responsable l área : Dar trámite a todos las solicitus baja bienes muebles, requeridas por los usuarios Auxiliar : Recibir y atenr las solicitus baja, llevando a cabo inspección física los bienes. Analista: Efectuar ntro l SI, los movimientos baja los bienes, así como la impresión y resguardo actualizado l inventario. 6. Políticas 6.1 Toda solicitud baja, berá tener la firma autorización l titular la Depenncia y/o Unidas Académicas. 6.2 Cuando se realicen transferencias bienes muebles entre las Depenncias y/o Unidas Académicas, será responsabilidad

5 Página: 5 11 l titular las mismas dar aviso a la DRM ntro los siguientes 5 días hábiles posteriores a dichos cambios. 6.3 El titular la Depenncia y/o Unidad Académica notificar a la DRM l personal que tenga asignado un bien mueble y que je prestar sus servicios en la UAN o cambie adscripción. 6.4 Una vez que sean entregados a la DRM los bienes a dar baja se tendrá un plazo 7 días para finalizar el trámite baja, sin embargo los dictámenes no utilidad y acta administrativa podrán realizarse manera colectiva cada tres meses. 6.5 La DRM a través l área Inventarios, sólo operará la baja los bienes muebles en los siguientes supuestos: I. Bienes en suso II. Bienes no útiles

6 Página: Acciones 7.1 Diagrama funcional Suministrador (es) Insumo (S) Entrada (S) Área Operaciones Básicas (Involucradas) Dirección Recursos Materiales Salida (s) (rendimiento) Usuario (s) proceso Requisitos y/o expectativ as los usuarios Unidas Académicas o penncias la UAN. Oficio Baja Dictamen no Utilidad Denuncia Robo. 1 Inicio Recibe solicitud baja l bien mueble. 2 Inventario Actualizado Unidas Académicas y/o pennci as. Tener sus actualizad os. Verifica estado físico l bien mueble 3 Notifica la entrega bienes muebles a la DRM 4 PR-IN El bien es reutilizable? Si 2 No 4.2

7 Página: Elabora dictamen no utilidad Actualiza inventario Fin

8 Página: Descripción No. Operación Quién Hace qué 1 Recibe Secretaria solicitud la DRM baja bien mueble. 2 Verifica estado físico l bien mueble 3 Notificar la entrega bienes muebles en la D.R.M. 4 El bien es reutilizarse? Con quién O con qué Personalmente con analista l área. Cuándo y Dón En la D.R.M. Analista Personalmente En la DRM, o en las áreas l usuario. Director Recursos Materiales. Con la secretaria correspondiente En la DRM con los usuarios correspon dientes. Cómo Firmando recibido la solicitud baja por parte las unidas académicas o penncias mediante oficio con formato bajas bienes muebles anexado. El oficio berá estar dirigido al director recursos Materiales. Verificando el estado físico l bien mueble y corroborando la información contenida en el formato baja bienes muebles entregado por el usuario vs inventario bienes muebles. Una vez que se verificó el estado físico los bienes en las áreas correspondientes. No. FT-IN-09 FT-IN-09 FT-IN Si El responsable l área informa a la dirección la disposición l bien a Personalmente con el Director Recursos materiales. En la dirección recursos materiales Informando la disposición bien listo para reasignar (dar alta nuevamente) con su respectiva baja bienes muebles y slin FT-IN-09

9 Página: 9 11 reasignar. 4.2 No El analista elabora el dictamen no utilidad, el acta administrati va y las fotos correspondi entes. 5 Actualizar el inventario Unidad Académica y/o pennci a. Director Recursos Materiales. En la dirección recursos materiales. Analista Personalmente En el sistema y en los personaliz ados. resguardo. Comenzado con el procedimiento para llevar a cabo las Altas bienes muebles. Entregando el dictamen no utilidad y el acta administrativa los bienes muebles. Ingresando los datos contenidos en la baja bienes muebles al sistema a través los registros alta activos fijos y en el inventario bienes muebles. PR-IN-01 FT-IN-07 FT-IN-08 FT-IN-09 FT-IN-03 FT-IN-05

10 Página: Documentos Generados (control registros). Código registro o intificación única Nombre l registro Tiempo conservación Disposición los registros Responsable conservarlo Lugar almacén FT-IN-05 Inventario bienes muebles. Infinido En el área Responsable l área Archivo l área Inventarios FT-IN-06 Bitácora Bajas Bienes Muebles 2 años En el área Responsable l área. Archivo l área Inventarios FT-IN-07 Dictamen no utilidad Infinido En el área Responsable l área. Archivo l área Inventarios FT-IN-08 Acta Administrativa 2 años En el área Responsable l área. Archivo l área Inventarios FT-IN-09 Baja bienes muebles 1 año Se struye Responsable l área Archivo l área Inventarios 9. Monitoreo y medición. No. Secuencia 5 Descripción la actividad l seguimiento o medición Verificar que la baja Bienes Muebles sea correctamente afectada en el inventario correspondiente. Periodicidad Nombre l registro Código Bimestral Inventario bienes muebles FT-IN-05

11 Página: Anexos. Código (cuando aplique) FT-IN-05 FT-IN-06 FT-IN-07 FT- IN-09 Nombre Inventario bienes muebles. Bitácora baja bienes muebles Dictamen no utilidad Baja bienes muebles