MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 .- Procedimiento para el Levantamiento de Hoja:1 de 6.- Procedimiento para el Levantamiento de Inventario Físico, Control de Inventario y Afectación de los de

2 .- Procedimiento para el Levantamiento de Hoja: 2 de PROPÓSITO 1.1 Establecer las actividades encaminadas para el levantamiento, control y afectación de los bienes muebles, buscando con ello dar transparencia y forma de proceder, respecto al procedimiento para determinar el manejo y registro de los bienes muebles instrumentales en las áreas del INIFAP 2.0 ALCANCE 2.1 A nivel interno este procedimiento es aplicable la, Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, Obra Pública y Servicios, Jefatura de Servicios y a todas las Unidades Administrativas, en virtud de que todas cuentan con activo fijo. 3.0 POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS 3.1 La, por conducto de la Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, será la responsable del levantamiento, control, afectación y disposición final de los bienes muebles del Instituto. 3.2 La, por conducto de la Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, será la única responsable de asignar el número de inventario de los bienes del activo fijo que correspondan de acuerdo al CABMS. 3.3 Es responsabilidad del área de Inventarios, proceder a asignar número de inventario, antes de la distribución y entrega del mismo a las áreas solicitantes. 3.4 Todos los bienes instrumentales, asignados por la, deberán ser entregados previo formato de resguardo individual, firmado por el servidor público responsable. 3.5 La Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, será responsable de actualizar los formatos de resguardo individual, cada vez que las áreas o el personal responsable de resguardo lo solicite, indicando el nuevo resguardante. 3.6 Se deberá realizar el inventario físico por muestreo de manera trimestral y general una vez al año. 3.7 El presente Manual, deberá mantenerse actualizado en sus procedimientos y políticas a través de revisiones periódicas, así, cualquier propuesta de adecuación y/o modificación, deberá ser canalizado a la para su visto bueno y la Dirección de Recursos Humanos para su validación. 4.0 VIGENCIA 4.1. El presente Manual, deberá revisarse anualmente con respecto a la fecha de autorización, o bien cada vez que exista una modificación a la normatividad vigente por parte de la S.H.C.P., la SFP, con objeto de mantenerlo actualizado.

3 .- Procedimiento para el Levantamiento de Hoja: 3 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de Etapas 1.0 Planeación del programa de inventario físico. 2.0 Instrucción para iniciar el inventario físico 3.0 Generación de acta de Inventario. 4.0 Preparación de documentación para inventario Actividad 1.1 Instruye a la Adquisiciones, Almacenes e Inventarios para que se calendarice el levantamiento de inventario físico. 2.1 Recibe instrucción para elaborar el inventario correspondiente. 3.1 Recaba firma del Director de Recursos Materiales y Servicios y Subdirector de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios, en el acta de Inventario. 3.2 Revisa acta y procede a firmar, remitiendo a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. 3.3 Revisa acta y procede a firma, entregando al área de Inventarios. 4.1 Durante el año se actualizan las bajas, altas, transferencias, donaciones de mobiliario, a solicitud de las áreas usuarias. TERMINA PROCEDIMIENTO Responsable Dirección de Recursos Materiales y Servicios Adquisiciones, Almacenes e Inventarios. Adquisiciones, Almacenes e Inventarios y Responsable del Almacén Adquisiciones, Almacenes e Inventarios y Responsable del Almacén

4 .- Procedimiento para el Levantamiento de Hoja: 4 de DIAGRAMA DE FLUJO Dirección de Recursos Materiales y Servicios Adquisiciones, Almacenes e Inventarios INICIO Planeación del programa de inventario Físico. Instrucción para iniciar inventario físico. 3.0 Generación de acta de Inventario 3.1 Recaba firma del Director de Recursos Materiales y Servicios, Subdirector de Adquisiciones Almacenes e Inventarios en el acta. 3.2 Revisar acta y procede a firma, remitido a la Dirección de Recursos Materiales y Servicios. 3.3 Revisa acta y procede a firma, entregando al área de inventarios. 4.0 Actualiza registros de bajas, altas, transferencias, donaciones de mobiliario. TERMINA

5 .- Procedimiento para el Levantamiento de Hoja: 5 de DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTOS CÓDIGO Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicio del Sector Público Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicio del Sector Público Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales. Reglas Específicas para el registro y Validación del Patrimonio del CONAC. Ley general de Bienes Nacionales. 8.0 REGISTROS REGISTROS TIEMPO DE CONSERVACIÓN RESPONSABLE DE CONSERVARLO CÓDIGO DE REGISTRO Resguardos 5 Años Adquisiciones, Almacenes e Inventarios (Área de Inventarios) Solicitud de bajas 5 Años Subdirección de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios (Área de Inventarios) Acta de Inventario Físico 5 Años Subdirección de Adquisiciones, Almacenes e Inventarios (Área de Inventarios) 9.0 GLOSARIO 9.1 Proveedor: La persona física o moral con quien la celebre pedidos y/o contratos de Adquisiciones, arrendamientos o servicios. 9.2 Adquisición o Compra: Procedimiento mediante el cual la Dirección de Recursos Materiales y Servicios obtiene el derecho de utilizar y/o adquirir un bien mediante el pago monetario de una suma determinada. 9.3 Área solicitante o Requirente: Áreas de Oficinas Centrales del INIFAP que de acuerdo a sus necesidades, requiere la Adquisición de un bien, el arrendamiento de un bien mueble o inmueble o la prestación de un servicio, estableciendo especificaciones y normas de carácter técnico. 9.4 Requisición: Hoja donde se solicita los bienes o servicios, la cual se debe llenar debidamente y con lo cual inicia el proceso de adquisición. 9.5 Bienes de Consumo: Consumibles y papelería como: papel, plumas, toner para impresoras, plumas, lápices, carpetas, etc.

6 .- Procedimiento para el Levantamiento de Hoja: 6 de SAAI: Adquisiciones, Almacenes e Inventarios. 9.7 DRMS: Dirección de Recursos Materiales y servicios CAMBIOS DE ESTA VERSIÓN NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO No Aplica No Aplica No Aplica 11.0 ANEXOS No Aplica