PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR INVENTARIO Y ASIGNACIÓN DE EQUIPO

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1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR INVENTARIO Y ASIGNACIÓN DE EQUIPO

2 DATOS DE CONTROL TÍTULO: PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR INVENTARIO Y ASIGNACIÓN DE EQUIPO Fecha de autorización: 13/12/2008 Fecha inicio de vigencia: 15/12/2008 Última fecha de actualización: 06/04/2009 Número de actualización: 1 Firmas de liberación del procedimiento Elaboró Jefe de Tecnologías de Información Revisó Control Interno Fernando Guzmán Castañeda Maico Córdova Hernández Revisó Gerencia General Autorizó Presidente del Consejo de Administración J. Sabás Ledesma Jaime Prof. Julián Meza Romero PÁGINA 1 de 11

3 CONTENIDO 1. OBJETIVO 3 2. ALCANCE 3 3. DEFINICIONES 3 4. MARCO LEGAL 3 5. RESPONSABILIDADES Jefe de Sistemas Administrador de Red Auxiliar de Soporte Usuario Final 4 6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5 7. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5 8. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS 5 9. CLIENTES E INDICADORES DE DESEMPEÑO DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Administrador de Red Auxiliar de T.I RECONOCIMIENTO DE NO CONFORMIDAD Y DECLARACIÓN DE AUDITORÍA Detección de No Conformidad Declaración de Auditoría CONTROL DE ACTUALIZACIONES LISTA DE DISTRIBUCIÓN 7 ANEXOS ANEXO UNO: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR INVENTARIO Y ASIGNACIÓN DE EQUIPO 8 ANEXO DOS: FORMATO DE RESGUARDO DE EQUIPO (FGCPH ) 9 PÁGINA 2 de 11

4 1. OBJETIVO 1.1 Establecer las acciones para efectuar el inventario físico de los elementos que conforman la infraestructura de equipos de cómputo, comunicaciones y Software de la Cooperativa. Crear los pasos necesarios para realizar el registro del equipo y software en un archivo electrónico, y de ahí llevar el control de las actualizaciones, mantenimientos, garantías, asignaciones a personas y sucursales de los mismos. 2. ALCANCE 2.1 El alcance del presente procedimiento aplica para todos los elementos que conforman la estructura de equipos de cómputo, comunicaciones y software de la Cooperativa. 3. DEFINICIONES 3.1 EQUIPO DE CÓMPUTO: Nos referimos a computadoras portátiles, de escritorio, servidores, impresoras, scanners, no breaks, teclados, pantallas, ratones, agendas electrónicas y cámaras digitales. 3.2 EQUIPO DE COMUNICACIÓN: Nos referimos a ruteadores, módems, swtiches, hub s, antenas satelitales, antenas de radiofrecuencia, y cualquier medio que utilice el departamento de T.I. para realizar la transferencia de datos de una sucursal a otra. 3.3 INVENTARIO: Se refiere al registro documentado de los bienes propios de una entidad de empresarial o de servicios. 3.4 SOFTWARE: Aplicaciones informáticas instaladas dentro de un equipo de cómputo que permite la realización de tareas especificas según la creación de tales aplicaciones. 3.5 USUARIO FINAL: Socio colaborador que utiliza el equipo de cómputo o software que se le asigne para las funciones que en la cooperativa desempeñe. 4. MARCO LEGAL 4.1 Disposiciones de Carácter General aplicadas a las Entidades de Ahorro y Crédito Popular y Organismos de integración a que se refiere la Ley de Ahorro y Crédito Popular. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Jefe de Sistemas Junto con el Administrador de Red es el responsable de revisar y firmar los Documentos de resguardo de equipos de cómputo y comunicaciones Será participe en la toma de decisiones sobre la adquisición, distribución, uso, disposición y asignación de equipo de cómputo, equipo de comunicaciones y software que los socios colaboradores requieran. PÁGINA 3 de 11

5 5.2 Administrador de Red Procedimiento para Realizar Inventario y Asignación de Equipo Será el responsable de realizar las revisiones necesarias al archivo electrónico donde se lleva el registro del inventario de los equipos de la estructura de red, comunicaciones y software Entregará de manera oportuna la información que sea necesaria para realizar la captura en el archivo electrónico del registro de los equipos que conforman la estructura de red y comunicaciones Es el responsable de revisar y firmar los documentos de resguardo de equipos para los socios colaboradores que así lo requieran Es el responsable de la adquisición, distribución, uso, disposición y asignación de equipo de cómputo y comunicaciones hacia los socios colaboradores que así lo requieran Indicará cuando sea necesario de la remoción, sustitución o baja definitiva de equipo de cómputo y comunicaciones al Departamento de Contabilidad y al Auxiliar de sistemas para que se realicen los movimientos correspondientes en el registro del inventario. 5.3 Auxiliar de Soporte Es el encargado de realizar las capturas en archivo electrónico de datos del equipo de cómputo y comunicaciones que vaya a ser parte del inventario de la Cooperativa. Basado en la información que reciba del Administrador de Red Se encarga de realizar el inventario físico de equipo de cómputo y comunicaciones cuando así se lo requiera el Administrador de Red Es el responsable de realizar la configuración adecuada del equipo de cómputo y comunicaciones para su posterior uso por parte de los socios colaboradores Se encargará de crear los Documentos de Resguardo correspondientes para el uso de los equipos de cómputo y comunicaciones por parte de los socios colaboradores. Y entregarlos a los socios colaboradores a los cuales se le sean asignados. 5.4 Usuario Final Deberá de firmar el Documento de Resguardo que le entregue el Auxiliar de T.I. aceptando los términos que en ese documento se indique Será el responsable del cuidado del equipo o software que se le asigne En caso de que el equipo o software que se le haya asignado presente alguna anomalía deberá de indicarlo de inmediato al Administrador de Red, Jefe de T.I. o al Auxiliar de T.I. y seguir las recomendaciones e indicaciones que estos le den para resolver el problema o anomalía que reportó Deberá de observar en todo momento las indicaciones que en cuestiones de confidencialidad de información le indique el Departamento de T.I. PÁGINA 4 de 11

6 6. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 El responsable de editar, revisar y difundir adecuadamente este procedimiento es el Jefe del Departamento de T.I., siguiendo el Procedimiento para Control de Documentos (PGCPH-04-02). 6.2 El Jefe de T.I. deberá llenar el Formato de Solicitud de Cambios a Documentos (FGCPH ), cuando desee realizar alguna modificación al presente manual y solamente el Consejo de Administración podrá autorizar dichos cambios. 7. REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Este procedimiento será revisado cuando menos una vez al año, o antes si se cambia o mejora el procedimiento, la Ley o la operación de La Cooperativa. 8. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS 8.1 ANEXO Uno: Diagrama del Procedimiento para Realizar Inventario y Asignación de Equipo. 8.2 ANEXO Dos: FORMATO DE RESGUARDO DE EQUIPO (FGCPH ). 9. CLIENTES E INDICADORES DE DESEMPEÑO Cliente Tipo Interno Externo Requerimientos Indicador Usuario Final Departamento de Contabilidad Que el equipo asignado cubra sus requerimientos para desempeñar su trabajo Contar con un inventario físico actualizado del Equipo de Cómputo y Equipo de Comunicación Número de Usuarios Finales que están satisfechos con su equipo. Entrega de inmediato de copias de documento de resguardo y actualización en el archivo de inventario del equipo asignado a usuarios. 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 10.1 El diagrama correspondiente a este procedimiento se muestra en el ANEXO Uno: Diagrama del Procedimiento para Realizar Inventario y Asignación de Equipo. PÁGINA 5 de 11

7 11. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 11.1 Administrador de Red Realiza la adquisición de los equipos que se le han solicitado a través del formato de Requisición de Equipo o Software de T.I, contenido en el Procedimiento para la Adquisición de Material de T.I. Con las características que ahí se describen Una vez que se tenga el producto envía los datos y características de los mismos al Auxiliar de T.I. Indicando a que socio colaborador de la cooperativa se le asignará o instalará Revisa y de estar correcto firma el Documento de Resguardo correspondiente que el Auxiliar de T.I. le entregue Revisa por lo menos una vez al mes que el archivo de inventario de equipo y software este al corriente con lo adquirido y asignado Auxiliar de T.I Recibe el producto que adquirió el Administrador de Red así como la indicación de a que socio colaborador se le instalará o asignara Antes de iniciar la instalación o configuración del equipo captura las características y datos del equipo en el inventario de equipo En caso de ser Software realiza la instalación en el equipo que le indico el Administrador de Red En el caso de Software una vez que realiza la instalación del mismo en el equipo indicado realiza la captura de las características y datos adicionales en el archivo de inventario de software En caso de equipo inicia la configuración del mismo con las características que el Administrador de Red le haya indicado Una vez que haya terminado la configuración del equipo crea el Documento de Resguardo del mismo con los datos que se indican en el Cuando tenga ya creado el Documento de Resguardo lo da a firmar primero al Administrador de Red y posteriormente al Jefe de T.I Una vez que tenga el Documento de Resguardo firmado le entrega y de ser necesario le instala el equipo que se le asigno dando a firmar una copia del Documento de Resguardo al Usuario Final Hecho esto deberá de resguardar en una carpeta el Documento de Resguardo con la firma de Usuario Final, Administrador de Red y Jefe de T.I. Y deberá de entregar una copia del mismo al Jefe de Contabilidad para que este enterado del destino del activo que se haya adquirido. PÁGINA 6 de 11

8 12. RECONOCIMIENTO DE NO CONFORMIDAD Y DECLARACIÓN DE AUDITORÍA 12.1 Detección de No Conformidad En caso de cualquier No Conformidad con origen en este procedimiento, se aplicarán los criterios de los siguientes procedimientos: Procedimiento de Control de Producto No Conforme (PGCPH-08-02), Procedimiento de Acciones Correctivas (PGCPH-08-03) y Procedimiento de Acciones Preventivas (PGCPH-08-04) Declaración de Auditoría El presente procedimiento se audita de acuerdo al Procedimiento de Auditoría Internas (PGCPH-08-01). 13. CONTROL DE ACTUALIZACIONES 13.1 El control de actualizaciones se hace con base en lo establecido en el Procedimiento para Control de Documentos (PGCPH-04-02). Revisión Fecha Descripción del Cambio 0 13/12/2008 Primera versión. 14. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 14.1 Consejo de Administración 14.2 Consejo de Vigilancia Gerencia General Jefe de Administración de Riesgos y Control Interno Jefe del Departamento de Contabilidad Administrador de Red Usuarios Finales Auxiliares de T.I. PÁGINA 7 de 11

9 ANEXO UNO: DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR INVENTARIO Y ASIGNACIÓN DE EQUIPO PÁGINA 8 de 11

10 ANEXO DOS: FORMATO DE RESGUARDO DE EQUIPO (FGCPH ) PÁGINA 9 de 11

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