CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS

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1 Página: 1 de 10 NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA 01 Pág. 3 Sección 5 02 Pág. 8 Sección CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA Se modificó el procedimiento por que presentaba incongruencias en el nivel de responsabilidad y el perfil de puesto del personal del Area. Se modifica el quien hace qué y el cómo porque IMSS permite hacer el trámite vía internet. FECHA DE MODIFICACIÓN Elaboró Control de emisión Revisó Aprobó C. P. Yesenia B. Soto Jiménez Responsable del Area de Lic. Ignacio Maldonado Tovar Director de Recursos Humanos C.P Juan López Salazar Secretario de Finanzas y Administración FT-CTC-06/REV.00

2 Página: 2 de Propósito Calcular, generar y efectuar el pago a IMSS de las cuotas obrero patronales de los trabajadores universitarios. 2. Alcance El Personal Administrativo, Docente y Jubilado al servicio de la Universidad Autónoma de Nayarit. 3. Glosario 3.1 Siglas. EMA: Emisión mensual anticipada. IDSE: IMSS desde su empresa IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social. SDI: Salario Diario Integrado SUA: Sistema Único de Autodeterminación de Cuotas Obrero Patronales 3.2 Definiciones. ALTA: Tramite que sigue un trabajador en el Área de laborales para ser inscrito como derechohabiente del IMSS. BAJA: Trámite que realiza el patrón para notificar al IMSS que el trabajador ha dejado de cotizar. CEDULA DE AUTODETERMINACION DE CUOTAS: Documento generado por SUA donde se detallan los importes a pagar por concepto de cuotas obrero patronales. CONCILIACIÒN: Verificar que los conceptos e importes que se cobran y que se pagan sean iguales. CUOTAS OBRERO PATRONALES: Aportación mensual enterada al IMSS por cada trabajador para obtener los servicios de dicho Instituto.

3 Página: 3 de 10 GENERAR: Dar origen al pago en el SUA. MODIFICACION DE SALARIO: Trámite de la notificación ante el IMSS del cambio en el salario diario de un trabajador. MOVIMIENTOS AFILIATORIOS: Todo trámite de Alta, Baja o Modificación de Salario enterado al IMSS. PREAFILIAR: Tramite que se sigue en la delegación del seguro para que se le asigne al trabajador un numero de seguridad social con el que contará durante toda su vida laboral. REPORTE DE NOTIFICACIÒN DE MOVIMIENTOS: Reporte emitido por la Coordinación de Sistemas, donde se reflejan todos los cambios en el status de un trabajador. RESPALDAR LA INFORMACION: Salvar la información generada en SUA para pago mensual, con el fin de conservarla en dispositivos magnéticos. 4. Referencias Código (cuando aplique) Nombre del documento NA Norma Mexicana ISO 9001:2000 NA cedula de autodeterminación de cuotas NA ley del seguro social NA reporte de notificación de movimientos 5. Responsabilidades 5.1 Director de Recursos Humanos: Validad y controlar la correcta aplicación de la prestación otorgada por la universidad así como solicitar de manera oficial el pago de la misma. 5.2 Director de Finanzas: Girar la instrucción pertinente para la oportuna emisión de cheque para el pago de las cuotas.

4 Página: 4 de Responsable del Área de : Coordinar las acciones encaminadas al cálculo, generación y pago de la prestación al IMSS, verificar y tramitar el importe a pagar así como autorizar los movimientos afiliatorios correspondientes. 5.4 Analista: Realizar los registros correspondientes con el fin de efectuar el cálculo exacto del pago de cuotas al IMSS. 6. Políticas 6.1 Se presentarán al banco los discos de pago por duplicado para evitar problemas de lectura en el sistema. 6.2 Se informará el importe a pagar al Responsable del Área de con dos días de anticipación para dar inicio al trámite de solicitud de pago.

5 Página: 5 de Acciones 7.1 Diagrama funcional Suministrador (es) IMSS Dirección de Recursos Humanos Dirección de Finanzas Coordinación de Sistemas Insumo(s) Entrada(s) Cedula de autodetermin ación de cuotas EMA Reporte de notificación de movimientos Reporte de indicencias Cheque para pago IMSS 3 PROCESAMIENTO Y RESPUESTA DEL MOVIMIENTO AFILIATORIO AREA DE PRESTACIONES LABORALES Operaciones Básicas (Áreas involucradas) INICIO RECEPCION Y REVISION DE DOCUMENTACION 2 GENERACION Y ENVIO DE MOVIMIENTO AFILIATORIO RECEPCION Y VERIFICACION DE MOVS. AFILIATORIOS OPERADOS CAPTURA DE MOV. AFILIATORIOS EN SUA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DIRECCIÓN DE FINANZAS Salida(s) (rendimient o) Aviso de alta Aviso de baja Aviso de modificación de salario Oficios Cheque de pago Cédula de autodetermi nación. Usuario(s) del proceso Personal Docente Administr ativo Jubilado Requisitos y/o expectativa s de los usuarios Que se lleven a cabo las acciones para el cumplimient o de la prestación en tiempo y forma 7 6 GENERACION Y EMISION DE CEDULA ENTREGA DE COPIA DE MOV. AFILIATORIO AL TRABAJADOR 8 RECEPCION DE LA CEDULA EMA 9 IMPRESIÓN DE CEDULAS (SUA- EMA) A

6 Página: 6 de 10 Suministrador (es) Insumo(s) Entrada(s) IMSS AREA DE PRESTACIONES LABORALES Operaciones Básicas (Áreas involucradas) DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DIRECCIÓN DE FINANZAS Salida(s) (rendimient o) Usuario(s) del proceso Requisitos y/o expectativa s de los usuarios A 10 CONCILIACION Y CUADRE DE CEDULAS (SUA- EMA) CALCULO Y GENERACION DEL PAGO SOLICITUD DEL CHEQUE EMISION DEL CHEQUE 14 REALIZACION DEL PAGO 15 RESPALDO DE LA INFORMACION IMPRESIÓN DE CEDULA ARCHIVADO DE DOCUMENTACION COMPROBACION DEL EGRESO 18 FIN

7 Página: 7 de Descripción No. Operación 1 Recepción y revisión de documentación 2 Generación y envío del movimiento afiliatorio 3 Procesamiento y respuesta del movimiento afiliatorio 4 Recepción y verificación de movimientos afiliatorios operados. 5 Captura de movimientos afiliatorios en SUA 6 Entrega de copia del movimiento afiliatorio al trabajador. Quién hace qué Con quién o con qué Cuándo y dónde El personal del IMSS Mediante su sistema IDSE En IMSS diariamente. El analista Personalmente En el área de diariamente. El analista Personalmente En el área de cuando se requiera. Cómo En el momento que se requiera recibiendo la documentación para hacer el movimiento afiliatorio que puede ser Alta, Baja, Modificación de Salario o bien, recibiendo el Reporte de notificación de movimientos. Capturando los datos que se piden en el programa IDSE, como son: número de afiliación, número de registro patronal de la UAN, nombre y salario diario integrado del trabajador, etc., enviándose vía internet al IMSS en ese momento. Procesando el IMSS en su base de datos el movimiento afiliatorio una vez recibido y enviando una respuesta vìa internet. Revisando en el buzón de IDSE los movimientos afiliatorios recibidos como operados, vía internet y procediendo a su registro en SUA. Registrando los movimientos afiliatorios recibidos como operados en el programa de SUA, una vez que se reciben de IDSE. Haciendo entrega al trabajador, a través de ventanilla, de una copia del movimiento afiliatorio, con sello y firma del jefe del Área, quedando el original en expedientes. Registro

8 Página: 8 de 10 No. Operación Quién hace qué Con quién o con qué 7 Generación y La Delegación de El personal del emisión de la IMSS IMSS cédula EMA 8 Recepción de la Cédula EMA. 9 Impresión de Cédulas SUA-EMA 10 Conciliación y cuadre de cuotas SUA-EMA 11 Cálculo y generación del pago. 12 Solicitud de cheque. El Jefe del Area de Personalmente Cuándo y dónde En la Delegación de IMSS, cada mes En el área de. El analista Personalmente En el área de. El analista Personalmente En el área de El analista Personalmente En el área de El Director de Recursos Humanos 13 Emisión del cheque El Director de Finanzas Enviando oficio Con el personal de Finanzas. En la Dirección de Finanzas cada mes En la Dirección de Finanzas cada mes Cómo Registrando en sus sistemas de datos la alta, baja o modificación de salario que inciden en el mes transcurrido, en la EMA de la Cédula de Autodeterminación de cuotas. Abriendo la página de IMSS en internet y eligiendo la opción EMA de la Cédula de Autodeterminación de cuotas, previa identificación de contraseña de firma digital de patrón. En el programa de SUA, seleccionando los comandos respectivos de la opción imprimir tanto para la Cédula recibida como la Cédula generada por el SUA. Conciliando y cuadrando cifras de la Cédula de Autodeterminación de cuotas contra la Cédula generada por el SUA. Seleccionando en el programa de SUA la opción de calcular el pago oportuno y después presionando en generar el pago e insertando los discos de 3½ que solicita el programa para guardar la información. Girando un oficio de solicitud de cheque por el importe a pagar en el mes obtenido de los cálculos del SUA. Dando instrucciones a su personal para la emisión del cheque por el monto del pago mensual y la póliza de cheque. Registro

9 Página: 9 de 10 No. Operación Quién hace qué Con quién o con qué 14 Realización del El analista Con el cajero pago. del banco 15 Respaldo de la información. 16 Impresión de la Cedula. 17 Archivado de documentación. 18 Comprobación del egreso. Cuándo y dónde En la institución bancaria correspondien te El Responsable del Área de Personalmente En la Dirección de Finanzas, Cómo Acudiendo al banco en fecha correcta y en ventanilla, con los discos de pago de 3½ y los cheques. Recibiendo del cajero el comprobante del pago de cuotas sellado. Respaldando en disco de 3½ la información del programa de SUA, en el menú se encuentra la opción respaldar información para su almacenamiento, una vez que se ha efectuado el pago. La cédula de autodeterminación de cuotas de SUA se destruye. Imprimiendo el listado de la Cédula de autodeterminación de cuotas definitiva con el programa de SUA que permanecerá en los archivos del Área correspondientes. Sellando y archivando los avisos de movimientos afiliatorios en el expediente y archivando en el recopilador correspondiente la copia de la póliza de cheque, el impreso de la cédula de autodeterminación de cuotas y el comprobante del banco del pago de cuotas sellado. Enviando un oficio de comprobación con la firma del Director de Recursos Humanos, anexando copias del comprobante de egreso. Registro

10 Página: 10 de Documentos Generados (control de registros). Código de registro o identificación única Nombre del registro Tiempo de conservación Disposición de los registros Responsable de conservarlo Lugar de almacén Cédula de Autodeterminación de cuotas indefinido Dentro del Área de El Responsable del Área de En el recopilador correspondiente a listados IMSS Ficha de pago indefinido Dentro del Área de Alta al IMSS indefinido Dentro del Área de Baja al IMSS indefinido Dentro del Área de El Responsable del Área de El Responsable del Área de El Responsable del Área de En el recopilador correspondiente a pago originales IMSS En el recopilador correspondiente a Movimientos Afiliatorios a IMSS En el recopilador correspondiente a Movimientos Afiliatorios a IMSS Modificación de salario al IMSS indefinido Dentro del Área de El Responsable del Área de En el recopilador correspondiente a Movimientos Afiliatorios a IMSS 9. Monitoreo y medición. No. Descripción de la actividad del Secuencia seguimiento o medición 10 Conciliación y cuadre de cédulas SUA-EMA Periodicidad Nombre del registro Código mensualmente NA NA 10. Anexos. Código (cuando aplique) Nombre