Ing. Enrique Herappe Jaimes M.C. Gloria Irene Carmona Chit Directora

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1 Referencia a los estándares ISO 9001: Página 1 de 5 CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ APROBÓ Ing. Enrique Herappe Jaimes M.C. Gloria Irene Carmona Chit RD del SGI Directora Firma: Firma: 18-AGOSTO AGOSTO-2010 Número de revisión. Fecha de actualización. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Descripción del cambio AGOSTO-2010 Creación del Documento

2 Referencia a los estándares ISO 9001: Página 2 de 5 1 Propósito Establecer un control para elaboración y administración de pólizas para mantener los registros contables auditables en el Instituto Tecnológico de Toluca. 2 Alcance Este procedimiento aplica desde la recepción de documentos necesarios para la elaboración de pólizas, su registro, aprobación por parte del jefe departamento de recursos financieros y su forma de administrar 3. Políticas de operación 3.1 De la elaboración de pólizas contables. Dentro del de Recursos Financieros del Instituto Tecnológico de Toluca, las únicas personas autorizadas para elaborar pólizas son: Jefatura del de Recursos Financieros Jefatura de contabilidad Jefatura de tesorería Jefatura de oficina de viáticos Jefatura de oficina de ingresos propios 3.2 De la clasificación e identificación de las pólizas Las pólizas deberán clasificarse e identificarse de la siguiente forma Ingresos propios Ingresos propios (IP) Comprobación de gastos de ingresos propios (DP) Cheques de ingresos propios (EP) Gasto directo e investigación Ingresos por gasto directo e investigación (IS) Comprobación de gastos directo e investigación (DS) Cheques de gasto directo e investigación (ES) Prestaciones al personal del ITTOL Ingresos por prestaciones al personal (IS) Cheques por el pago de prestaciones al personal (ES) Pago del formato de títulos profesionales Ingreso por formato de títulos profesionales (II)

3 Referencia a los estándares ISO 9001: Página 3 de 5 Cheque por el pago del formato de títulos (EI) 3.4. Del archivo de las pólizas El personal de las diferentes áreas de recursos financieros que efectúen movimientos contables debe llevar el registro de las pólizas en los formatos ITTOL-AD-PO , ITTOL-AD-PO , ITTOL-AD-PO según corresponda y archivar en forma consecutiva en las carpetas correspondientes 3.5 De la consulta de pólizas El personal de las diferentes áreas de recursos financieros que efectúen movimientos contables que requieran consultar las pólizas para efectos de comprobación de gasto directo, deberá de ser solicitada a la jefa la oficina de contabilidad y registrar en los formatos ITTOL-AD-PO , ITTOL-AD-PO , ITTOL-AD-PO según corresponda a la póliza solicitada y de la misma forma cuando se entrega. 3.6 Del la revisión de la pólizas La Jefatura de contabilidad es responsable de revisar mensualmente que las pólizas diario, ingresos y egresos, que contengan la documentación correspondiente y estén debidamente archivados en forma consecutiva. 3.7 Del resguardo de la pólizas La jefatura del departamento de recursos financieros deberá mantener bajo su resguardo las carpetas de las pólizas para dar cumplimiento a efecto de solicitud para auditorias. 3.8 De la consulta de las pólizas por el auditor La jefatura del de Recursos Financieros es el responsable de atender una auditoria y proporcionar las pólizas solicitadas por el auditor. 3.9 Del tiempo de conservación de las pólizas Las pólizas deberán de conservarse por un tiempo de 10 años como lo marca la Ley de Impuestos sobre la Renta.

4 Referencia a los estándares ISO 9001: Página 4 de 5 4. Diagrama del procedimiento Jefes/as de oficina Jefatura de contabilidad Jefatura del de Recursos Financieros Inicio Recaba documentación de pólizas 1 Elaboran pólizas 2 Asigna número consecutivo y registra póliza en formato correspondiente 3 Revisa póliza y archiva en la categoría correspondiente Solicita Consulta de póliza Entrega póliza consultada y registra devolución A C Mantiene archivo de pólizas Autoriza y registra consulta de póliza B Autoriza y resguarda póliza Fin 5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas 1. Documentació n para pólizas Actividad 1.1 Los/las jefes/as de oficina de las diferentes áreas de Recursos Financieros cotejan la documentación necesaria según el tipo de póliza 1.2 En caso de no contar con la documentación necesaria, reporta a la Jefatura del departamento de y contabilidad para que sea solicitada a quien corresponda Responsable

5 Referencia a los estándares ISO 9001: Página 5 de 5 2. Elaboración de pólizas 3. Registro y asignación de número de póliza 2.1 Con la documentación revisada, se procede a elaborar la póliza 2.2 Acceder al sistema 3.1 El/la jefe/a de la oficina genera el número de póliza y la registra 6. Documentos de referencia Documentos Manual de Ingresos Propios Oficios emitidos por Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas de la DGEST. Código Fiscal de la Federación Ley de Impuestos sobre la Renta Reglamento de impuestos sobre la Renta Diario Oficial de la Federación 7. Registros Registros Tiempo de retención conservarlo Código de registro Control de Documentos de Pólizas de Gasto Directo y apoyo a posgrado recursos financieros. ITTOL-AD-PO Control de Pólizas Contables Control de Pólizas diario recursos financieros recursos financieros ITTOL -AD-PO ITTOL -AD-PO Glosario N/A 9. Anexos 9.1 Formato para el control de documentos de Pólizas de Gasto Directo y apoyo al posgrado. ITTOL-AD-PO Formato para Control de Pólizas contables ITTOL-AD-PO Formato para Control de Pólizas diario ITTOL-AD-PO